Die wahren Meeting-Regeln
Es gibt Publikationen zu Meeting-Regeln und effizienten Meetings wie Sand am Meer. Google liefert 480.000 Ergebnisse zu diesem Stichwort, darunter die “12 goldenen Regeln des Meetings”, die “10 goldenen Regeln für Meetings” und die “5 goldenen Regeln für Online-Meetings”. Ganze Bücher wurden zu diesem Thema geschrieben, zum Beispiel auch “Running great meetings for dummies” (das soll übrigens keine Empfehlung sein – ich kenne das Buch nicht). Wahrscheinlich stimmt auch sogar fast alles irgendwie, was in diesen Werken steht.
Trotzdem: Es mangelt ein wenig an der Umsetzung in der Praxis und so erleben wir alle regelmäßig langweilige, überflüssige, ärgerliche oder ineffiziente Meetings.
Aus diesem Grund schreibe ich diesen Artikel: Ich möchte in Zukunft meine Mitmenschen schnell auf die, meiner Meinung nach, wahren Meeting-Regeln hinweisen können. Und ich möchte, dass diese mich selbst auch immer wieder an die Regeln erinnern – wenn ich sie mal nicht einhalten sollte.
Dafür dieser einfache Link: erlebe-software.de/meetings
Die wahren Meeting-Regeln
Übersicht und Erklärung der Regeln
Der Moderator ist verantwortlich
Ist die wichtigste und zugleich am wenigsten anerkannte Regel. Sie können sich nicht darauf verlassen, dass die Teilnehmer Ihres Meetings sich automatisch so verhalten wie von Ihnen gewünscht. Sie können sich zwar im Anschluss darüber beklagen, dass Ihr Meeting zerredet wurde und kein Ergebnis gebracht hat – letztlich sind Sie dafür aber selbst verantwortlich! Also schaffen Sie die richtigen Rahmenbedingungen, bringen Sie die Teilnehmer zur zielgerichteten Mitarbeit und moderieren Sie Ihr Meeting konsequent in die erfolgreiche Richtung.
Ziel und Agenda
Ich kenne eine Abteilung in einem deutschen Großkonzern, in der die Anweisung gilt: “Wenn eine Meetingeinladung ohne Agenda kommt, dann darf nicht zugesagt werden.” Keine schlechte Idee, vielleicht sollte man das übernehmen. In jedem Fall muss Ziel und die grobe Agenda in der Meetingeinladung enthalten sein. Wie sonst sollte es mit Nummer drei klappen:
Vorbereitung
Ich hatte selbst kürzlich einen Termin bei einem Rechtsanwalt und es ging um einen für mich außerordentlich wichtigen Sachverhalt. Mein Gegenüber war allerdings gelinde gesagt überhaupt nicht vorbereitet und musste erst einmal in meinem Beisein die Akte lesen – begleitet von Gemurmel wie “Ja, richtig. Diese Sache. Da geht es ja um dies und das. Da schauen wir mal, was wir machen”. Aus meiner Sicht ein inakzeptables Verhalten gegenüber mir als Kunden. Ich war natürlich verunsichert, ob der von mir beauftragte Anwalt meine Interessen überhaupt richtig vertreten würde. Für Meetings gilt: Fehlende Vorbereitung der Teilnehmer und insbesondere des Moderators verschwendet die Zeit aller.
Mein persönliches Steckenpferd: Den Fokus behalten
Bitte lassen Sie keine unnötigen Abschweifungen zu und bringen Sie die Teilnehmer immer wieder zurück auf den Pfad zum geplanten Ergebnis. Konzentration!
Das Ergebnisprotokoll
Ist eigentlich selbstverständlich und ich persönlich bevorzuge die Variante in Tabellenform mit den Einträgen I – Information / E – Entscheidung /A – Auftrag. Letztere sind dann das eigentliche Ergebnis und natürlich mit verantwortlicher Person und Frist versehen.
Pünktliches Ende
beweist schließlich, dass Sie das Meeting im Griff hatten und zeugt von Respekt den Teilnehmern gegenüber. Fast immer kommt es in endlos überzogenen Meetings nicht zu besseren Ergebnissen, als in den pünktlich abgeschlossenen.
Also nehmen Sie mich beim Wort und erinnern Sie mich an diesen Artikel, wenn Sie an einem von mir geführten Meeting teilnehmen und ich mich wider Erwarten nicht an die wahren Meeting Regeln halten sollte. Oder kommentieren Sie unten: Was ist Ihre wichtigste Meeting-Regel?
