SAP S/4HANA Finance Migration [Überblick]
Viele unserer Kunden befinden sich gerade vor der Entscheidung wann und wie sie die Migration vom klassischen SAP ERP System auf SAP S/4HANA durchführen werden. Die Roadmap-Erstellung und die Planung zu den vielen Schritten, die solch eine Migration mit sich bringt, verlangen tiefgreifende Kenntnisse über die verschiedenen Schnittstellen der Module und der Prozesse innerhalb des Unternehmens.
Ich möchte mit diesem Artikel aber noch ein Stück weiter gehen. Und zwar zu dem Zeitpunkt der SAP S/4HANA Finance Migration und welche Schritte dazu notwendig sind, welche Informationen sie dabei unterstützen können, und was möglicherweise schon im Vorfeld dafür gemacht werden kann.
Die Migration kann grundsätzlich in 5 Teilaspekte untergliedert werden:
- Vorbereitung
- Installation
- Customizing
- Datenmigration
- Nachbereitung
Natürlich muss gesagt sein, dass sich Schritte innerhalb dieser Aspekte zwischen Green- und Brownfieldansatz unterscheiden können. Ich werde mich im Folgenden aber eher auf die Dinge beschränken, die für beide Ansätze Gültigkeit besitzen.
Vorbereitung
Die Vorbereitung ist wahrscheinlich der wichtigste der fünf Punkte. Hier werden die Weichen gestellt, ob die eigentliche SAP S/4HANA Finance Migration ohne Probleme vonstatten geht. Innerhalb dieses Schrittes können bereits einige Dinge erledigt werden, die ansonsten im SAP S4/HANA Projekt zu Zeitfressern werden können. Weiterhin wird das ohnehin schon komplexe Migrationsprojekt durch teilweise ähnlich komplexe Teilprojekte erschwert. Ein Beispiel hierfür ist die Umstellung auf die neue Hauptbuchhaltung oder die Umstellung auf das Geschäftspartnerkonzept. Letzteres ist, je nach ihrer internen Struktur, das wahrscheinlich Komplexeste von allen.
Wie die Schritte dazu aussehen, habe ich für Sie in diesem Artikel formuliert. Haben Sie diese Hürden genommen, sollten Sie Werkzeuge wie den SAP S/4HANA Readiness Check (Hinweis 2290622), den Simplification Item Check und das Migrationswerkzeug für Z-Code nutzen. Auch eine vorherige Umstellung auf die HANA Datenbank sind durchaus sinnvoll und erzeugen im Vergleich zu anderen Maßnahmen eher weniger Aufwand. Außerdem sollten Sie sich Gedanken darüber machen, zu welchem Geschäftsjahreswechsel Sie die SAP S/4HANA Finance Migration durchführen. In bestimmten Situationen ist das zwar auch unterjährig möglich, ist jedoch aus meiner Sicht nicht ratsam. Bedenken Sie zudem auch, dass Ihre Buchhaltung- und Controllingabteilung um den Jahreswechsel auch in anderen Bereichen extrem unter Druck stehen und planen Sie dies ein.
Installation
Sind Sie nun kurz vor der Migration angekommen, muss Ihre Basisabteilung über den Software Update Manager (SUM) die erforderlichen Komponenten installieren. Im Zuge dessen werden automatisch auch ihre Index- und Summentabellen vom System gesichert.
Customizing
Jetzt wo das System grundlegend bereit steht, muss das nötige Customizing erfolgen. Gerade hier sollte die Vorbereitung extrem gründlich gewesen sein, da hier sonst auch schnell sehr viel Zeit ins Land gehen kann. Beachten Sie außerdem, dass gewisse Customizingeinstellungen erst abhängig von anderen Modulen vorgenommen werden können. Planen Sie daher auch den zeitlichen Ablauf der jeweiligen Schritte bestmöglich. Im Finance-Bereich ist hier zudem ein besonderes Augenmerk auf die Aktivierung der neuen Anlagenbuchhaltung zu legen. Auch diese hat sich grundlegend geändert und sollte bei einem Brownfield-Ansatz ausgiebig getestet worden. Weiterhin ist Hauptbuchhaltung, die buchhalterische Ergebnisrechnung und der Material Ledger zu customizen.
Datenmigration
In diesem Schritt muss das Customizing komplett abgeschlossen sein. Sie legen nun ihre Stammdaten an und migrieren somit Ihre Finanzdaten. Sie erstellen also bspw. Konten/Kostenarten und reichern ihre Belege und Posten an. Zudem werden in diesem Schritt auch die Kontensalden überprüft und übertragen. Zu den Stammdaten gehören weiterhin auch Hausbanken und Zahlwege.
Nachbereitung
Ist die Datenmigration vollzogen, sollten Sie nun Ihre Grundeinstellungen und Stammdaten zunächst einmal sichern. Es kann zudem auch nötig sein, Ihren Belegen noch zusätzlich Informationen hinzuzufügen. Weiterhin sollten Sie Ihre Bilanz sowie alle Reportings testen, um sicherzustellen, dass die Finanzdaten korrekt sind. Auch hier kann wiederum ein großer Aufwand auf Ihre Finanzabteilungen zukommen, weil alt gegen neu geprüft werden muss. In Konzernstrukturen müssen jedoch häufig die Bilanz und GuV zu bestimmten Stichtagen an den Konzern geschickt bzw. konsolidiert werden. Dies kann zu Belastungsspitzen in den Abteilungen führen. Prüfen Sie daher, was Sie möglicherweise auslagern können, um die nachbereitenden Aufgaben gewissenhaft durchführen zu können. Planen Sie Puffer ein, damit auch genügend Zeit bleibt, Abweichungen festzustellen und tiefergehend zu analysieren.
Haben Sie nun diesen Schritt gemeistert, sind Sie nun stolzer Besitzer eines S/4HANA Systems.
S/4HANA – erfolgreich durch kleine Schritte
Wie Sie nun vielleicht gemerkt haben, können alle Schritte durch gute Vorbereitung schnell und sauber abgearbeitet werden. Wichtig ist hierbei aber auch, den organisatorischen Aspekt nicht außer Acht zu lassen, Ihre Abteilungen auf den Mehraufwand zu sensibilisieren und ihnen bestmögliche Unterstützung zu bieten. Wir helfen Ihnen dabei, eine Roadmap nach Ihren bedürfnissen zu erstellen und Ihnen über kleine Projekte zum großen Ganzen zu verhelfen. Kommen Sie einfach auf uns zu, wir helfen gerne weiter!
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