Konzeption der SAP Cloud Integration als zentrale Integrationsplattform bei der SEW-Eurodrive GmbH & Co. KG

Gemeinsam mit der mindsquare AG erstellte die SEW-Eurodrive GmbH & Co. KG ein Konzept für die Einführung und Nutzung einer zentralen Integrationsplattform im Unternehmen. Mit dem zukunftssicheren Konzept für die Zusammenführung aller zentralen Geschäftsprozesse liegt SEW-Eurodrive eine solide Basis vor, um nun Schritt für Schritt mit der Einführung der Integrationsplattform zu beginnen. Vom aufkeimenden Bedarf einer ganzheitlichen Integration bis zur finalen Aufstellung des Umsetzungskonzeptes lesen Sie in diesem Beitrag.

Die Ausgangssituation

Kommunizierten bei SEW-Eurodrive zwei Systeme miteinander und tauschten Informationen aus, wurde diese Kommunikation zuvor immer per Direktverbindung umgesetzt. Vereinheitlichte Standardprozesse für Integrationsszenarien gab es zu diesem Zeitpunkt nicht: Der für die Umsetzung einer neuen Schnittstelle verantwortliche Entwickler hatte freie Hand und konnte sich eigenständig bspw. für die genutzte Technik entscheiden. Wartung, Monitoring und Weiterentwicklung der vielen individuellen technischen Schnittstellen in der historisch gewachsenen und komplex verknüpften Systemlandschaft waren dadurch mit einem hohen Zeitaufwand verbunden.

Mit der Zeit kamen neben einer Vielzahl von On-Premises-Lösungen auch Cloud-Lösungen hinzu, die neue Herausforderungen hinsichtlich der technischen Umsetzung des Datenaustauschs und der Datensicherheit mit sich brachten. Es stieg im Unternehmen der Wunsch nach einer ganzheitlichen Lösung, die Antworten auf Fragen zu einem einheitlichen Deployment von Software On-Premises und in der Cloud, aber auch zu internen Verantwortlichkeiten & Supportstrukturen sowie Security-Aspekten der einzelnen Schnittstellen liefert.

Vorhandene Middleware nutzen und ausbauen

Bei der SEW-Eurodrive befand sich zu diesem Zeitpunkt bereits die SAP Cloud Integration im Einsatz: Diese wurde noch unter ihrem alten Namen SAP Cloud Platform Integration (kurz: SAP CPI) explizit im Bereich Business-to-Government für die internationale Behördenkommunikation eingeführt und ausschließlich dafür genutzt. Der zuständige Software-Architekt bei der SEW-Eurodrive sah in der CPI jedoch Potenzial für einen weitreichenderen Einsatz: „Es kann noch weitere Anforderungen über B2G hinaus geben, die mit der CPI abgedeckt werden können, also Anwendungsintegrationen. Da lohnte es sich, mal zu schauen: Können wir dafür auch die CPI nutzen?“

Die SAP CPI war für die SEW-Eurodrive besonders attraktiv, da das Unternehmen bereits viele Cloud-Produkte aus der SAP-Welt nutzte und sich durch die technologische Nähe eine SAP-eigene Middleware anbot. Aber auch für Non-SAP-Lösungen und die Verknüpfungen mit SAP-Lösungen sieht das Unternehmen noch Potenzial, den Prozess der individuellen Schnittstellenerstellung stärker zu vereinheitlichen: „Da war vielleicht auch bei uns der Druck größer, zu sagen: Wir nehmen eine ausgewachsene Integrationsplattform dazwischen. Um eine Option darzustellen, um die Systeme hinreichend voneinander zu entkoppeln.“ Somit entstand der Bedarf für ein Konzept, wie die SAP CPI hier als Integrationsplattform zentral aufgestellt werden kann.

Die Mission: Konzeptionierung der Middleware SAP Cloud Integration als Integrationsplattform

Bereits zu Beginn der Projektüberlegungen war dem Projektteam klar, dass sie in die Integration der IT-Landschaft investieren wollen. Das erste auf diesem Weg gesetzte Ziel, das es zu erreichen galt: Ein Konzept für die Einführung und Nutzung der SAP CPI als zentrale Integrationsplattform zu entwickeln.

Dass die SAP CPI als solche dienen soll, wurde intern bereits vorab beschlossen. Ihnen war jedoch bewusst, dass der Einsatz der SAP CPI allein noch nicht die Lösung aller Integrationsherausforderungen darstellen würde: „Deshalb war dieses Konzeptionsprojekt wichtig, um zu erarbeiten: Was braucht es, damit wir die CPI als Bestandteil der Integrationsstrategie ganzheitlich auffassen – nicht nur im Sinne einer Behördenkommunikation? Dieses System mussten wir also nehmen und genau schauen: Wie passt es in unsere Systemlandschaft und wie passt es vernünftig in eine Integrationsstrategie?“.

Konzept zur Beantwortung der großen Integrationsfragen

In dem Projekt sollte zu diesem Zweck ein Konzept erstellt werden, das folgende Fragen für SEW-Eurodrive beantwortet:

• Wie kann die Infrastruktur der Integrationsplattform aufgebaut werden und welche Lizenzmodelle gibt es für unser Szenario?
• Welche neuen Rollen & Verantwortungsbereiche benötigen wir?
• Wie können Betriebs-, Wartungs- und Supportkonzepte der Integrationsszenarien gestaltet werden?
• Welche Security-Richtlinien sollten wir etablieren, um den sicheren Betrieb der neuen Infrastrukturen zu gewährleisten (On-Premises & Cloud)?
• Wie agieren wir zukünftig in der Entwicklung? (Entwicklungsrichtlinien, Dokumentationen, Entwicklungsumgebungen, Testing & Testautomatisierungen)
• Wie erlangen unsere Mitarbeiter das notwendige technische Knowhow für die Ausführung des Konzeptes sowie den internen Betrieb, die Wartung und den Support der ganzheitlichen Integrationsplattform?

Zusammenarbeit mit der mindsquare AG

Bei der Suche nach einem passenden Dienstleister für die gemeinsame Konzeptionierung fiel die Wahl schnell auf die Experten des Beratungshauses mindsquare: Durch ein vorangegangenes, umfangreiches technisches Schulungsprojekt für die internen Entwickler bei der SEW-Eurodrive bestand bereits reger Kontakt. Nach dem Besuch eines mindsquare-Webinars zum Thema Integration nahm der verantwortliche Software-Architekt zeitnah Kontakt zu den Integrationsexperten des Dienstleisters auf. Mindsquare sollte die SEW-Eurodrive dabei unterstützen, ein zukunftssicheres Konzept für die Integration der unternehmerischen Geschäftsprozesse aufzubauen.

Umsetzung & Erfolgsfaktoren

Für die Erarbeitung eines Konzeptes, das alle offenen Fragen einer ganzheitlichen Konzeptionierung abdeckt, definierten die Berater der mindsquare gemeinsam mit den involvierten Mitarbeitern zunächst 7 konkrete Themenblöcke, die wiederum viele feingliedrige Themen beinhalteten:

• Allgemeine Kosten & Infrastruktur: Lizenzmodelle, Aufbau der Infrastruktur, unterstützte Adapter & Protokolle etc.
• User-Management & Security: Berechtigungen, sicherer Betrieb der Infrastruktur, Authentifizierungsmöglichkeiten, Möglichkeiten zur Verschlüsselung der Kommunikation
• Application Lifecycle Management: Wartung & Betrieb der Integrationsszenarien, Monitoring, Deployment von Standard-Content sowie Eigenentwicklungen, Dokumentation von Geschäftsprozessen etc.
• Entwicklung: Vorgaben an die Architektur, Entwicklungsrichtlinien für die SAP CPI, Security-Richtlinien, Dokumentation von Entwicklungen, Testautomatisierung etc.
• Rollen & Verantwortungsbereiche: Erstellen von Rollenprofilen, erforderliche Qualifikationen und Aufgaben der einzelnen Rollen, Realisierung der Rollen in der SEW-Organisation
• Knowhow-Transfer: Erweiterung des laufenden Entwickler-Schulungsprogramms um die notwendigen technologischen Aspekte, Grobentwurf für rollenspezifische Schulungen etc.
• Ergänzende Tools (Optional): Ergänzende Add-ons und Services mit Fokus auf die Anforderungen an die zentrale Integrationsplattform

Die Definition dieser zentralen Themenblöcke lief zu SEW Eurodrives voller Zufriedenheit.

„Das Angebot war schon so strukturiert, dass wir recht fix sagen konnten: Das ergibt für uns Sinn, das können wir genau so machen. Da mussten wir nicht lange iterieren, um die Bedürfnisse zu erarbeiten. Das ist auch etwas, das wir im Nachgang als besonders gut empfunden haben.“

Einheitlicher Projektablauf sorgt für Struktur und Klarheit

Mit diesen Themenblöcken sollte das Konzept nun umfangreich aus allen zentral wichtigen Perspektiven betrachtet und vollständig ausgearbeitet werden. Für jeden dieser definierten Themenblöcke nutzten die Experten von mindsquare zur Konzept-Erarbeitung das gleiche, strukturierte Vorgehen in 6 Schritten:

1. Kick-off mit den fachlichen Ansprechpartnern
2. Aufnahme der Anforderungen & zentralen Fragestellungen von SEW-Eurodrive
3. Erarbeitung von Handlungsempfehlungen & Beantwortung der Fragestellungen
4. Workshop pro Themengebiet
5. Beantwortung der offenen Punkte aus dem Workshop & Zusammenfassung der Ergebnisse
6. Feinkonzeption für die Einführung und Anwendung der Integrationsplattform

Der zuständige Software-Architekt reflektiert das Projektvorgehen als sehr positiv: „Die Pakete konnten wir genau in der Struktur, wie wir es geplant hatten, abarbeiten. Was mir auch gefallen hat: Wir sind am Ende genau da gelandet, wo wir es uns am Anfang vorgenommen hatten, da auch sehr stringent in dieser Struktur gearbeitet wurde.“

Hier half zusätzlich, dass im Vorfeld von beiden Seiten konkrete Abnahmekriterien definiert wurden. „Diese Liste hätten wir jederzeit rausholen und hinterfragen können: Haben wir alles getan, was dort steht? Das hat viel Struktur und Ruhe in ein Projekt gebracht, das theoretisch breit und weitschweifig hätte werden können.“

Sauberer Ablauf – auch ohne Präsenztermine

Auch die Tatsache, dass aufgrund der Corona-Pandemie keine Präsenztermine stattfanden, stellte im Projektverlauf kein Hindernis dar. Die Kommunikation über Videokonferenz-Tools klappte sehr gut. Alle Teams blieben am Ball und waren stets auf dem aktuellen Stand. „Das wurde sehr gut von den Integrationsexperten bei mindsquare moderiert: Es wurde immer klar durch die Agenda geführt, geschickt und zielstrebig moderiert, um alle in der Spur zu halten und auf das Ergebnis zu fokussieren – und nicht zu versuchen, nebenbei noch 50 andere Probleme zu lösen.“

Vorteile im Überblick

Aufgrund des Konzeptionsprojektes mit der mindsquare AG profitiert die SEW-Eurodrive GmbH & Co. KG von folgenden Vorteilen:

• Zukunftssicheres Konzept für die einheitliche Integration der gesamten Geschäftsprozesse im Unternehmen
• Klare Aufstellung von Richtlinien und Handlungsempfehlungen für alle zentral identifizierten 6 Themenbereiche
• Optimale Basis für die Einführung der Integrationsplattform
• Identifizierung und Auflösung von (Investitions-)Risiken

Next Steps: So geht es weiter

Da es sich bei dem Projekt in erster Linie um ein Konzeptionierungsprojekt handelte, war die Umsetzung aller erarbeiteten Handlungsempfehlungen nicht Teil des Projektes. SEW-Eurodrive befindet sich aktuell in der Umsetzungsphase und geht die Themen je nach Komplexität entweder eigenständig oder mit der technischen Unterstützung von mindsquare an.

Einige Themen aus dem Konzept sind zum aktuellen Zeitpunkt bereits ausgerollt. So beispielsweise der Themenbereich Rollen & Verantwortungsbereiche: Auf Basis der klaren Rollendefinition, das das Projektteam als einen der zentralen Meilensteine des Projektes mit mindsquare bezeichnet, hat die SEW-Eurodrive nun ein Integrationsteam mit Rollen wie Basis- und Integrationsadministratoren und Systemarchitekten etabliert. Dieses Team beschäftigt sich seither zentral mit der Ausarbeitung und Umsetzung der Strategie. Aber auch der Bereich User-Management & Security wurde bereits zu einigen Teilen umgesetzt.

Sind alle Handlungsempfehlungen des Konzeptionsprojektes realisiert, erhofft sich das Unternehmen, mit der Integrationsplattform eine gewisse Entkopplung der Vielzahl an SAP- und Non-SAP-Software-Lösungen im Unternehmen zu erreichen: „Da entsteht dann der Mehrwert dadurch, dass es heißt: System A muss gar nicht wissen, dass es mit System B und C redet. Es bietet einfach eine Schnittstelle an, die Empfänger-Systeme hängen sich da dran und nutzen die notwendigen Daten. Sind wir an so einem Punkt angekommen, sehen wir hier großes Potenzial.“

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