Christoph Lordieck
22. November 2022

EDI – Electronic Data Interchange

Für die Kommunikation mit ihren Geschäftspartnern nutzen viele Unternehmen noch immer den Papierverkehr. Gerade hybride Lösungen mit teils komplizierten, manuellen Eingabeprozessen durch Mitarbeitende und teils Papierverkehr gestalten die Datenvermittlung mehr als unübersichtlich. EDI (Electronic Data Interchange) bietet mit digitalen Datenaustauschstandards eine effektive Alternative, die Ihnen die Datenübertragung mit Ihren Geschäftspartnern erleichtert.

Was ist EDI?

Bei EDI handelt es sich um ein Datenverarbeitungskonzept, das den Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern digitalisiert. Dazu errichten Sie eine Schnittstelle, über die verschiedene Systeme Daten auf direktem Wege übermitteln können. Dadurch, dass die Verwaltung zwischen Sendendem und Empfangendem über EDI eingestellt wird, verläuft alles automatisiert. Sie benötigen auch keine Kommunikationsprotokolle oder andere Mittelwege. Dies vereinfacht deutlich die Datenübertragung und reduziert sie auf wenige Schritte.

EDI

Abb. 1: Beispiel eines Bestellprozesses: Statt 5 Schritten nur noch 1 Schritt zwischen Käufern und Lieferanten.

Wie funktioniert EDI?

Wenn Sie Ihren Geschäftspartnern nun eine Nachricht über eine EDI-Schnittstelle verschicken können, läuft der Prozesse wie folgt ab:

  • 1. Schritt: Empfang der Nachricht
  • 2. Schritt: Übersetzung der Nachricht
  • 3. Schritt: Kommunikation über das vereinbarte Protokoll

Es gibt unterschiedliche Nachrichtenstandards, die für jede Branche anders sein kann. Das ERP-System beherrscht die Sprache der Standards jedoch nicht, weswegen die Nachricht, nachdem sie eingegangen ist, zunächst übersetzt werden muss. Nach einer erfolgreichen Übersetzung in den jeweils anderen Nachrichtenstandard erhalten Sie die Benachrichtigung, dass eine neue Nachricht eingegangen ist.

Die Vorteile

EDI übernimmt viele Prozessschritte. Dadurch ist die Datenübertragung vereinfachter und übersichtlicher. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die Vorteile:

  • Weniger Papierprozesse: EDI übermittelt alles digital, wodurch Sie viel Papier sparen können.
  • Datenaustausch in Echtzeit: Da der Datenverkehr digital und nicht postalisch verläuft, ist der Austausch viel schneller.
  • Verkürzte Lieferzeiten: Durch die schnelle Übermittlung können Lieferanten die Gesamtdauer der Lieferzeit reduzieren.
  • Mehr Zeit für wichtige Aufgaben: Mitarbeiter, die vorher in hohem Maß mit dem manuellen Einpflegen der Daten ins System beschäftigt waren, können sich anderen wichtigen Aufgaben widmen.
  • Verlässliche Übertragung: Durch die Automatisierung ist der Beschaffungsprozess weniger fehleranfällig.
  • Niedrige Lagerkosten: Durch die schnelle Datenübermittlung müssen Zulieferer erst dann reagieren, wenn die Hersteller Produkte benötigen, was Lagerkosten einspart.
  • Optimierte Bestandsübersicht: Durch die digitale Übermittlung können Sie Ihre Lagerbestände übersichtlicher gestalten und Sie können den Bestand besser kontrollieren.

Mit EDI werden viel Zeit und Kosten gespart. Die Datenübermittlung zwischen Unternehmen verläuft zuverlässig und nahezu in Echtzeit.

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EDI-Dateiformate und Standards

Diese Vorteile werden insbesondere durch verschiedene Dateiformatstandards für unterschiedliche Branchenbedürfnisse erfüllt. Die einzelnen Standards sind eine Art Universalsprache, die jede EDI-Schnittstelle lesen kann. ERP-Systeme können so unkompliziert Daten austauschen. Um diese automatisierte Verbindung zwischen Unternehmen und Branchen zu schaffen, wurden mittlerweile weit über 300 Dateiformate entwickelt. Die meistgenutzten Formate sind die folgenden:

EDIFACT

EDIFACT ist der weltweit (mit Ausnahme von Nordamerika) am stärksten verbreitete Standard. Das Format eignet sich besonders für die Bereiche Handel, Transport und Verwaltung. Außerdem erfüllt der Standard die UN-Richtlinien für den internationalen Handel zwischen Unternehmen.

ODETTE

ODETTE wird primär in der Automobilindustrie in Europa verwendet. Über ODETTE können die Zulieferer und Hersteller branchenspezifische Informationen automatisiert austauschen.

ANSI ASC X12

Für den Datenaustausch mit nordamerikanischen Unternehmen eignet sich ANSI ASC X12 besonders und wird auch hauptsächlich in Nordamerika eingesetzt.

UBL

UBL ist das einzige EDI-Format, das auf XML basiert. Das hat den Vorteil, dass alle Systeme von Unternehmen, die XML-Dateien austauschen, die Daten einfacher lesen können. Die XML-Dateien sind allerdings größer als reine EDI-Dateien, weshalb eine schnelle und stabile Internetleitung erforderlich ist.

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Bestellungen abwickeln, Rechnung übermitteln oder Konditionen vereinbaren - Unternehmen stehen im ständigen Datenaustausch mit Geschäftspartnern und Kunden.

Integration von EDI in das SAP-System

Durch EDI werden nationale und internationale Unternehmen miteinander über eine Schnittstelle verbunden, um Daten automatisiert und vereinfacht austauschen zu können. Deshalb lohnt es sich, das Datenaustauschmodell an das eigene ERP-System wie beispielsweise Ihr SAP ERP oder SAP S/4HANA zu binden. Allerdings spricht SAP nicht sofort die Sprache vom Modell. Im Folgenden finden Sie 3 Möglichkeiten, wie Sie EDI an SAP-Systeme anknüpfen.

Anbindung 1: Entwicklung im SAP-System

Bei dieser Anbindung an das SAP-System entwickeln Experten die Schnittstelle selbst im SAP-System. Wenn sich Unternehmen auf ein Dateiformat geeinigt haben, werden alle Daten im SAP-System gesammelt. Anschließend erstellen Entwickelnded eine elektronische Datei im abgesprochenen Format. Für den Versand nutzt die Technologie übliche SAP-Mittel wie Dateischnittstellen oder Webservices. Die Eingangs- und Ausgangsverarbeitung muss jedoch manuell entwickelt und betreut werden. Zum einen bringt das viele Freiheiten, allerdings sind Sie auch selbst dafür verantwortlich, was die EDI-Schnittstelle leisten kann und was nicht.

Anbindung 2: Fertige Pakete

SAP bietet für seine ERPs Schnittstellenlösungen mit fertigen Paketen an. Statt die Anbindung selbst zu entwickeln, wird die mit einer Middleware wie der Cloud Integration mitgeliefert. Der sogenannte „pre-packaged content“ enthält bereits fertige Konvertierungsmöglichkeiten, die auch EDI-Dateiformate konvertieren können. Sie schicken eine Datei, zum Beispiel im Dateiformat SAP IDOC, an die Übersetzer-Schnittstelle. Das Konvertierungstool übersetzt die Datei in ein Dateiformat und schickt die Daten an das Empfängersystem. Von der Empfänger-ERP erhält es Informationen in einem EDI-Dateiformat und konvertiert es zurück in SAP IDOC, damit Ihr System die Daten lesen kann. Diese vorgefertigte Anbindung hat den großen Vorteil, dass kaum Eigenleistung erbracht werden muss.

Anbindung 3: Auslagerung an einen Dienstleister  

EDI können Sie auch über Dienstleister anknüpfen. Den Service kaufen Sie bei einem Dienstleister, der dann eine Plattform bereitstellt, mit der sich Ihr SAP-System verbindet und die Geschäftspartner anbindet. Der Vorteil ist auch hier, dass Sie kaum Eigenleistung benötigen. Allerdings geben Sie auch die Kontrolle ab und Sie sind von einem Dienstleister abhängig. Sie müssen alle Formate und Regeln mit dem Dienstleister absprechen. Die Umsetzung erfolgt ebenfalls nach dem Zeitplan des Dienstleisters.

EDI als Datenjongleur

Das Datenaustauschmodell bietet zahlreiche Vorteile im Vergleich zur herkömmlichen Datenübermittlung. Durch die zentrale Schnittstelle wird der Prozess übersichtlicher, ist weniger anfällig für Fehler und spart Zeit und Ressourcen. Außerdem hat EDI viele Formate und Standards wie EDIFACT, die eine Kommunikation weltweit zwischen Unternehmen unterschiedlichster Branchen vereinfachen und automatisieren. Das Datenaustauschmodell lässt sich zudem einfach in jedes ERP-System wie beispielweise SAP ERP oder S/4HANA über eine Schnittstelleneinrichtung integrieren.

Websession: Integration von EDI

Wenn Sie weitere Fragen zum Thema haben oder EDI in Ihre SAP-Landschaft integrieren möchten, dann vereinbaren Sie einfach eine kostenlose Websession mit uns.

FAQ

Was ist EDI?

EDI ist ein digitales Datenverarbeitungskonzept für den Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern, das alle Prozessschritte übernimmt und automatisiert. So fungiert nur noch die EDI-Schnittstelle als Austauschstelle bei der Datenübermittlung zwischen Unternehmen.

Wie funktioniert EDI?

Zunächst empfängt Ihr System über die Schnittstelle eine neue Nachricht. Diese muss zunächst in Ihren Nachrichtenstandard übersetzt werden. Nach der erfolgreichen Übersetzung erhalten Sie die Benachrichtigung, dass Sie eine neue Nachricht erhalten haben.

Welche Vorteile hat EDI?

Durch EDI wird die Datenübermittlung übersichtlicher und weniger fehleranfällig. Dadurch sparen Sie Zeit und Ressourcen.

Welche Dateiformate bietet EDI?

Die gängigsten Dateiformate von EDI sind EDIFACT (internationaler Handel), ODETTE (Automobilindustrie), ANSI ASC X12 (Nordamerika) und UBL (einfache Lesbarkeit durch XML).

Wie wird EDI in SAP integriert?

Es gibt 3 Möglichkeiten: Entweder wird EDI direkt im System entwickelt, was viele Freiheiten bringt, aber auch viel Eigenleistung erfordert. EDI kann aber auch durch ein vorgefertigtes SAP-Paket, das einen Konverter enthält, an die SAP-Landschaft angebunden werden. Die dritte Möglichkeit wäre, EDI über einen Dienstleister anzubinden. Der Vorteil ist, dass kaum Eigenleistung erforderlich ist. Allerdings erfolgt jede Umsetzung nach dem Zeitplan des Dienstleisters und er muss bei jeder Format- oder Regeländerung einbezogen werden.

Christoph Lordieck

Christoph Lordieck

Als Bereichsleiter SAP Entwicklung berate ich Unternehmen rund um das Thema SAP Individualentwicklung. Einige Jahre Projekt- und Umsetzungserfahrung haben meinen Wissenshunger noch nicht gestillt und ich suche ständig nach neuen Themen und Entwicklungen im ABAP-Umfeld.

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