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Medizintechnik
Hoher manueller Aufwand durch sehr individuelle Datenaustauschprozesse
EDI-Integration über die SAP Cloud Integration
Hochindividuelle Kommunikationswege mit einer großen Anzahl an Kunden sorgen regelmäßig für viele Fehler und erschweren internen Sachbearbeitern die Übersicht. All dies weckte beim internen SAP-Team des Unternehmens den Wunsch nach einer ganzheitlichen Vereinheitlichung der Geschäftspartnerkommunikation mit EDI-Anbindungen. In diesem Beitrag erhalten Sie Einblicke in das aktuell laufende Kundenprojekt und den derzeitigen Projektstand.
Das Medizintechnikunternehmen arbeitet mit einer Vielzahl von Kunden zusammen und tauscht mit diesen regelmäßig Geschäftsdaten aus. Mit einem Großteil der Kunden findet der Datenaustausch aktuell per E-Mail statt: Bei Auftragserfassungen werden per Mail eingehende Aufträge manuell überprüft, händisch in das SAP-System eingepflegt und per Mail bestätigt.
Die zuständigen Sachbearbeiter stellt das vor folgende Herausforderungen:
Kleinteilige manuelle Prozessschritte bei einer sehr hohen Kundenzahl sorgen für einen hohen Zeitaufwand. Individuelle Szenarien wie fehlende Materialien und nicht eingehaltene Liefertermine treten weitere Prozesse in der Mailkommunikation los, die ebenfalls viel Zeit im Alltagsgeschäft der Fachabteilung in Anspruch nehmen.
Unklare bis falsche Angaben im Auftrag – bei dem Unternehmen bspw. häufig verursacht durch von ihren Kunden genutzten veralteten Materialnummern – führen zusätzlich zu starken Mehraufwänden. Die Abteilung muss regelmäßig mit manueller Recherche die aktuelle Materialnummer ersetzen.
Eine Unternehmensniederlassung des Medizintechnikunternehmens hat auf Wunsch eines konkreten Kunden eine eigene Schnittstelle entwickelt, die eine XML-Datei aus einer Excel-Datei erzeugt. Da auch hier manuelle Prozesse (Exportieren der Excel zu XML, Versand per Mail) notwendig sind und die Fehleranfälligkeit in der Praxis nicht reduziert werden konnte, erhöht die neue Schnittstelle nur die Komplexität der Kommunikationsprozesse und erschwert eine Übersicht.
Das erklärte Ziel: Die Kommunikation mit allen Kunden zu standardisieren, um Fehler zu verringern und Anpassungen oder Fehlerbehebungen deutlich zu vereinfachen. Zusätzlich soll eine Option geschaffen werden, die ein- und ausgehenden Belege zentral zu monitoren und durch diesen zusätzlichen Prüfprozess für die Sachbearbeiter die Datenqualität stark zu optimieren und langfristig hoch zu halten.
Nach Betrachtung der Ausgangslage und kurzer Recherche war dem Team schnell klar: Um dieses Ziel zu erreichen, ist die Einrichtung von EDI-Anbindungen notwendig. Da diese Herausforderung nicht eigenständig von internen Mitarbeitern bearbeitet werden konnte und zusätzlich Ressourcen fehlten, beschäftige sich das Team mit der Recherche zu einem geeigneten Dienstleister für die Einrichtung.
Die Suche nach einem Partner für ein EDI-Anbindungsprojekt startete für das unternehmensinterne SAP-Team bei den bereits bestehenden Kontakten. Hier wurden sie schnell fündig: Mit der mindsquare AG hat das Medizintechnikunternehmen im Vorfeld bereits in einigen Projekten zusammengearbeitet – bspw. bei der Einführung des von der mindsquare entwickelten Preisimporter-Tools zur Vereinfachung der SAP-Preispflege. Da auch verschiedene Schnittstellen-Implementierungen bereits gemeinsam umgesetzt wurden und das Unternehmen gute Erfahrungen mit der mindsquare gemacht hat, lag eine erneute Zusammenarbeit für das interne SAP-Team nahe.
In ersten gemeinsamen Kick-off-Terminen wurden die Rahmenbedingungen abgesteckt und ein Umsetzungsweg erarbeitet. Da das Unternehmen bereits die SAP Cloud Integration als Middleware-Lösung im Einsatz hatte, um Verknüpfungen ihrer SAP-Lösungen wie bspw. SAP Ariba oder die SAP Hybris Cloud C4C zu realisieren, bot sich auch hier die Umsetzung der EDI-Schnittstellen über die SAP Cloud Integration an. Auch das Monitoring sollte auf der SAP Cloud Integration entwickelt und dort implementiert werden.
Nach Festlegung der technischen Basis für die Einführung von EDI-Anbindungen ging das Unternehmen in Absprache mit drei konkreten Kunden, die bereits im Vorfeld Interesse an der Einrichtung von EDI für den gemeinsamen Datenaustausch gemeldet haben. Diese drei Kunden sollen in einem ersten Versuchslauf über EDI an das Medizintechnikunternehmen angebunden werden.
In regelmäßigen Statusmeetings tauschen sich die mindsquare-Berater mit allen involvierten Stakeholdern aus. Der aktuelle Stand der einzelnen Teilprojekte wird besprochen, offene Fragen geklärt und der weitere Projektablauf abgesteckt.
Folgend finden Sie den Status der einzelnen Teilprojekte zur EDI-Anbindung:
Die Entwicklung einer zentralen Überwachungsfunktion für ein- und ausgehende Belege auf der SAP Cloud Integration ist derzeit im Projekt am weitesten fortgeschritten und befindet sich beim Unternehmen in der Testphase. Hierfür finden zusätzlich regelmäßige Testtermine statt, um die Vorgehensweise der Test-User zu reproduzieren und an das mindsquare-Team für weitere Entwicklungsarbeiten zu kommunizieren. In naher Zukunft ist der abschließende Test für den Gesamtprozess geplant, um diesen Projektteil zum Abschluss zu bringen.
Nach aktuellem Stand laufen drei EDI-Anbindungsprojekte mit drei verschiedenen Kunden, die alle unterschiedlich weit fortgeschritten sind:
Das am weitesten fortgeschrittene Anbindungsprojekt ist das Projekt mit dem Kunden, der die eingangs erwähnte Excel-zu-XML-Schnittstelle bei einer der Niederlassungen des Medizintechnikunternehmens angefragt hat.
Diese Übergangslösung wird abgelöst: In Abspracheterminen zwischen mindsquare, dem Unternehmen sowie dem Kunden wurden die mittels EDI auszutauschenden Daten gemeinsam festgelegt. Auf technischer Ebene ist die EDI-Schnittstelle fertiggestellt. Derzeit wartet das Unternehmen auf eine Abnahme der Schnittstelle seitens des Kunden.
Der Kunde wünscht eine Schnittstelle, die alle Prozesse über Eingang und Lieferavis bis hin zu Rechnungen abdeckt – hier befindet sich das gesamte Team noch in der Konzeptionierungsphase sowie in Vertragsverhandlungen.
Das Team befindet sich mit dem Kunden inmitten der Konzeptionierungsphase und der Kunde wartet derzeit noch auf die Freigabe für das IT-Budget.
Das Medizintechnikunternehmen möchte sowohl die entwickelte Monitoring-Lösung für die Ein- und Ausgänge als auch die einzelnen EDI-Schnittstellen mit internen Ressourcen auf 1st-Level-Support-Ebene warten und supporten können. Daher findet parallel zu den jeweiligen Teilprojekten ein Knowhowtransfer zwischen dem mindsquare-Team und den für die Wartung verantwortlichen Mitarbeitern statt.
Die laufenden Projekte werden derzeit mit Hochdruck bearbeitet. Zunächst möchte das Unternehmen gemeinsam mit mindsquare den Monitor fertigstellen. Im Anschluss sollen die Schnittstellen aus den derzeit noch offenen EDI-Projekten nach Projektabschluss in den Monitor integriert werden, um der Sachbearbeitung unmittelbar eine bessere Übersicht und Kontrolle über die neuen Schnittstellen zu ermöglichen.
Das Ziel des Unternehmens ist es, nach sauberem Abschluss der aktuellen Teilprojekte proaktiv auf andere Kunden zugehen und ihnen die Einrichtung einer EDI-Anbindung anbieten zu können: Insbesondere Kunden, mit denen sie in regelmäßigem Austausch stehen und viele Belege austauschen, sollen im Optimalfall auf diesem Wege nach und nach angebunden werden.
Neben der weiteren Umsetzung von EDI-Anbindungen mit deren Kunden sollen in Zusammenarbeit mit mindsquare weitere Projekte folgen.
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