20. Dezember 2018

SAP Master Data Governance – Einfaches Stammdatenmanagement

„Zuverlässige Informationen sind unbedingt nötig für das Gelingen eines Unternehmens.“ - Mit diesem Satz stellte damals schon Christoph Kolumbus fest, dass zuverlässige und qualitativ hochwertige Informationen unabdingbar sind, damit ein Unternehmen perfekt läuft.

Relevanz der Stammdaten

Heute sind Informationen, besonders Stammdaten, ein unverzichtbares Gut für ein Unternehmen. Sie bilden die Grundlage für weiteres Handeln im Unternehmen. Die Stammdaten sollten perfekt gepflegt und in jeglichen Systemen verfügbar sein, jedoch ist das nicht immer der Fall. Oft gibt es mehrere Systeme in der Unternehmensstruktur, die Stammdaten benötigen. Innerhalb dieser Systeme werden die Stammdaten jeweils einzeln gepflegt. Datenaustausch zu anderen Systemen findet per Mail oder über Listen statt und es entstehen Unstimmigkeiten oder Redundanzen.

SAP Master Data Governance (MDG), wie der Titel des Beitrags schon verrät, setzt sich mit genau diesem Thema auseinander. Es sorgt dafür, dass Stammdaten im Unternehmen, zentral verwaltet, gewartet und zur Verfügung gestellt werden. Ein sogenannter „Golden Record“, also ein zentraler Stammdatensatz, steht auf dem MDG zur Verfügung!

SAP Master Data Governance

Master Data Governance ist ein von SAP entwickeltes System, welches in S/4HANA bereits fest integriert ist. Es ermöglicht die zentralisierte Administration und Verteilung von Stammdaten im Unternehmen. Oft wird das MDG-System als Stand-Alone Variante im Unternehmen installiert und sorgt so als eigenständiges System für die Verwaltung der Stammdaten.
Um eine zentrale Verwaltung der Stammdaten zu erreichen, gibt es nun verschiedene Ansätze:

Zentrale Steuerung der Stammdaten durch das MDG und Übertragung der Daten zu allen Systemen (Siehe Bild 1).
Hierbei werden die Stammdaten im MDG-System angelegt und auch nur hier werden diese verändert. Danach werden die geänderten Daten an die angeschlossenen Systeme übertragen und stehen dann entsprechend zur Verfügung.
Kalwachwalla et al. (2017): SAP Master Data Governance – The Comprehensive Guide to SAP MDG
Synchronisierung der Stammdaten von den verschiedenen Systemen in das MDG-System, zentrale Verwaltung, Überprüfung und Verteilung der Daten an die weiteren Systeme.
In dieser Variante kann entschieden werden, ob alle Stammdaten einmal in das MDG-System synchronisiert werden und anschließend eine zentrale Verwaltung, wie im ersten Beispiel, stattfindet oder ob eine kontinuierliche Synchronisation zum MDG-System stattfinden soll (siehe Bild 2). Das System übernimmt dann die Überwachung der Stammdaten bei Änderungen und überträgt danach die überprüften Stammdaten an die übrigen Systeme.
Kalwachwalla et al. (2017): SAP Master Data Governance – The Comprehensive Guide to SAP MDG

Ob nun alle Funktionalitäten, die das SAP MDG System mitbringt, auch verwendet werden oder ob lediglich die Synchronisation der Stammdaten, ohne Verwaltung oder Überprüfung auf Korrektheit, genutzt wird, liegt natürlich im Ermessen des Unternehmens selbst.

Datenqualität

Um die Datenqualität zu verbessern, müssen diverse Kriterien erfüllt werden. Dazu zählen beispielsweise die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität. Je nach Informationsbedarf kommen nach weitere Aspekte der Weiterverarbeitung und des Zugangs hinzu. Der Grad der Datenqualität lässt sich grundlegend an dem „Point of Data Entry“ bestimmen:

Eine Marketingabteilung wird somit über eine schlechte Datenqualität klagen, wenn keine ausreichenden Kundenkontaktinformationen erfasst sind.
Wenn aufgrund individueller Schreibwesen der Kunden-Firmenname eine eindeutige Identifizierung und Verknüpfung von Kunden über Marketing-, Vertriebs- und Rechnungswesen-Systeme hinweg unmöglich ist, wird der Vertrieb unter der schlechten Datenqualität leiden.

Data Privacy

Datenschutz oder Informationsschutz ist ein Zweig der Datensicherheit, der sich mit dem richtigen Umgang mit Daten befasst, darunter zählen die Faktoren Einwilligung, Benachrichtigung und gesetzliche Verpflichtungen. Konkret geht es in der Praxis beim Datenschutz oft um die Frage:

Ob und wie Daten an Dritte weitergegeben werden
Wie Daten rechtmäßig erhoben oder gespeichert werden
Und regulatorische Einschränkungen wie GDPR, HIPAA, GLBA oder CCPA.

Funktionsumfang

Folgende Funktionen erhalten Sie mit SAP Master Data Governance:

Stammdaten unter zentraler Governance
Vordefinierter Content für Stammdatendomänen
Anlegen von kundendefinierten Objekten
Replizieren von zentralen Stammdaten
Laden von Stammdaten
Stammdatenqualität
Mehrfachbearbeitung von Stammdatensätzen
Prozessqualitätsanalyse
Optionale Nutzung von SAP HANA
SAP-Fiori-Apps
Konsolidierung von Stammdaten

Vorteile des Stammdatenmanagements

Mit zunehmender Anzahl und Vielfalt von Organisationsabteilungen, Mitarbeiterrollen und EDV-Anwendungen, steigen auch die Vorteile des Stammdatenmanagements. Aus diesem Grund ist Stammdatenmanagement für große oder komplexe Unternehmen eher von Vorteil als für kleine und mittlere Unternehmen.

Folgende Vorteile erhält ein Unternehmen mit der Einführung:

Pflege und Verarbeitung aller relevanten Stammdaten an einer zentralen Stelle
Harmonisierung und Konsolidierung aller Stammdaten in heterogenen Systemlandschaften
Vollständige Integration in bestehende SAP-Systemlandschaften
Wiederverwendung individueller SAP-Funktionalitäten und Datenstrukturen
Compliance-Anforderungen können einfacher und effizienter erfüllt werden
Vereinfachte Auswertungen um Transparenz der Einflüsse von Stammdaten auf Geschäftsprozesse zu schaffen