Einkaufsinfosätze im SAP-Standard kopieren
In diesem Blog erfahren Sie, wie Einkaufsinfosätze eines bestehenden Lieferanten auf einen anderen oder neuen Lieferanten kopiert werden können. Im täglichen Geschäft kommt es vor, dass ein Lieferant umfirmiert und ein neuer Lieferant im SAP-System angelegt wird. Durch die Umfirmierung ändern sich weder das gelieferte Material, noch die zugehörigen Konditionen. In diesem Fall müssen die Einkaufsinfosätze des alten Lieferanten auf den neuen Lieferanten übertragen werden. Das SAP-System bietet keine Standard-Funktion an, um Einkaufsinfosätze auf einen anderen Lieferanten zu übertragen.
Wir zeigen Ihnen die notwendigen Schritte um Ihre Aufgabe erfolgreich zu erledigen. Wenn auch Ihnen das händische Abtippen der Daten zu lange dauert, bieten wir Ihnen als Alternative ein Tool an, mit dem Sie alle Einkaufsinfosätze mit einem Klick auf einen neuen Lieferanten kopieren können.
Anlegen eines neuen Lieferanten
Das Anlegen eines neuen Kreditors erfolgt in der Transaktion XK01. In dieser Ansicht kann ein neuer Kreditor unter Angabe einer neuen Kreditorennummer und der passenden Kontengruppe erstellt werden. Als zusätzliche Informationen kann hier sowohl der Buchungskreis als auch die zugehörige Einkaufsorganisation gepflegt werden.
Einkaufsinfosätze bearbeiten: Neuen Lieferanten anlegen.
SAP bietet auch die Möglichkeit, einen neuen Kreditor auf Basis eines bestehenden Kreditors anzulegen. Hierzu wird zusätzlich die Nummer des bestehenden Kreditors in das Vorlagenfeld eingetragen.
In den folgenden Screens werden die Informationen zum neuen Kreditor gepflegt und angepasst.
Übertragen der Einkaufsinfosätze auf den neuen Kreditor
Zunächst müssen alle Einkaufsinfosätze des bestehenden Lieferanten herausgesucht werden. Der schnellste Weg führt über die Transaktion ME13. Dort wird in der Suchhilfe des Feldes “Infosatz” nach der Lieferantennummer gesucht.
Einkaufsinfosätze suchen.
In der anschließenden Darstellung erhält man eine Übersicht über alle Einkaufsinfosätze zum angegebenen Lieferanten. In dieser Darstellung kann ein Infosatz durch Doppelklick in die vorherige Darstellung übernommen werden.
Einkaufsinfosatz auswählen.
Zum Übertragen der Informationen empfehle ich eine Splitscreendarstellung. Hierzu wird ein neuer Modus mit der Tastenkombination STRG + geöffnet und die Transaktion ME11 aufgerufen. Die Fenster können durch Kombination der Tasten “Windows” und den Pfeiltasten an die Bildschirmkanten gedockt werden.
In dieser Darstellung wird die Nummer des neuen Lieferanten angegeben und alle Informationen (außer die Infosatznummer) vom alten Kreditor auf den neuen Kreditor übertragen. Um den Infosatz anzulegen, wird mit Enter oder dem OK-Button bestätigt.
Informationen zwischen Einkaufsinfosätzen kopieren (1).
Der neue Einkaufsinfosatz ist nun angelegt und die Informationen können gepflegt werden, falls noch Änderungen am Einkaufsinfosatz notwendig sind.
Achtung: Es ist von besonderer Bedeutung, dass jeder Screen bestätigt wird, selbst wenn keine Informationen übertragen werden! Ansonsten wird der Einkaufsinfosatz nicht korrekt angelegt und könnte Folgefehler im Produktivsystem verursachen.
Die Informationen können durch die Splitscreendarstellung nun einfach nacheinander abgetippt und auf den neuen Lieferanten übertragen werden. Sobald alle Daten übertragen wurden, wird mit dem OK-Button in beiden Eingabemasken bestätigt, um auf die Folgeseite zu gelangen.
Informationen zwischen Einkaufsinfosätzen kopieren
Auch hier werden wieder alle hinterlegten Informationen auf den neuen Lieferanten übertragen und beide Eingabemasken mit dem OK-Button bestätigt.
Informationen zwischen Einkaufsinfosätzen kopieren
Dieses Vorgehen wird auf alle weiteren auftauchenden Eingabemasken angewendet. Die Informationen werden immer wieder abgetippt und mit dem OK-Button bestätigt.
Nachdem alle Eingabemasken durchgeklickt und alle Informationen übertragen wurden, ist der erste Einkaufsinfosatz angelegt und muss abgespeichert werden.
Speichern des Einkaufsinfosatzes
Dieses Vorgehen wird für alle weiteren Einkaufsinfosätze wiederholt.
Manuelles Einkaufsinfosatzkopieren – viel Aufwand
Sie sehen, dass diese manuelle Vorgehensweise schon bei wenigen Einkaufsinfosätzen einiges an Aufwand mit sich bringt und bei größeren Lieferanten schon mal mehrere Stunden dauern kann.
Im SAP Standard gibt es aber keine schnellere Vorgehensweise. Falls Sie sich die Arbeit an dieser Stelle etwas erleichtern möchten, bieten wir Ihnen die passende Lösung, die Ihnen genau diese Aufgabe durch einen Klick für Sie erledigt.
Danke für das Lesen meines How-Tos. Ich freue mich über Feedback und Fragen.
