10. Januar 2020

5 Fehler in IT-Projekten und wie Sie diese vermeiden können

IT Projekte sind häufig groß und komplex, was bedeutet, dass es nur normal ist, dass sich Fehler einschleichen können. Doch gewisse Fehler können Sie leicht vermeiden, wenn Sie um deren Existenz wissen. Daher möchte ich Ihnen im folgenden Beitrag fünf Fehler näher bringen, die Sie durch minimalen Aufwand leicht vermeiden können und dadurch die Erfolgsquote Ihrer Projekte leicht steigern können.

Fehler #1: Projektscope und Projektbeteiligte unbekannt
Ein Projekt kann nur dann erfolgreich zum Abschluss gebracht werden, wenn Sie auch das Projektziel kennen und verstanden haben und sie alle Projektbeteiligten kennen. Denn nichts kann ein Projekt so leicht aus der Bahn werfen, wie ein unbekannter – aber dennoch relevanter – Stakeholder, der in einer späten Projektphase ins Boot geholt wird und dann mit seinen eigenen Anforderungen für Verzögerungen sorgt. Nutzen Sie daher ein Kick-Off-Meeting, um alle offenen Punkte zu klären und alle Beteiligten kennenzulernen und halten Sie die Ergebnisse eines solchen Termins in Form eines schriftlichen Protokolls fest, damit Sie sich später darauf beziehen können.

Fehler #2: Schätzungen falsch
Ein Projektteam kann noch so gute Arbeit leisten, aber wenn die initiale Schätzung nicht bedacht getroffen wurde, dann wird das Projekt dennoch kein Erfolg. Verschaffen Sie sich also vor der Schätzung – wie oben genannt – einen guten Überblick über den Projektscope und die Anforderungen der verschiedenen Projektbeteiligten. Im Anschluss brechen Sie das große Projektziel auf einzelne Teilziele runter und gucken, was Sie für die Erreichung der einzelnen Meilensteine leisten müssen. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Schätzung auch den Kenntnisstand Ihres Projektteams und planen Sie zusätzliche Puffer mit ein. Bedenken Sie auch kritische Abhängigkeiten in Ihrem Projektplan und kalkulieren Sie nicht mit der vollen Verfügbarkeit all Ihrer zur Verfügung stehenden personellen Ressourcen. Wenn Sie diese Punkte schon in Ihre Schätzung einfließen lassen, dann haben Sie einen ersten Schritt hin zu einem erfolgreichen Projekt gemacht.

Fehler #3: Keine fest definierten Abnahmekriterien
Die beste Projektarbeit bringt nur wenig, wenn in der Vorbereitung des Projekts keine klaren Abnahmekriterien definiert wurden, die klar machen, wann das eigentlich angedachte Projektziel erreicht wurde. Daher sollten sich vor Projektbeginn alle relevanten Stakeholder zusammensetzen und objektive Kriterien definieren, die dann später für die Abnahme herangezogen werden. Denn wenn nicht klar ist, wann das Projektziel erreicht wurde, dann kann es ein anstrengender und zeitraubender Prozess werden, das Projekt noch erfolgreich zum Abschluss zu bringen.

Fehler #4: Dokumente sind unzureichend gepflegt
Die Basis für gutes Projektmanagement sind die Projektdokumente, welche durch den Projektmanager aufgesetzt und dann kontinuierlich gepflegt werden. Zu diesen Dokumenten gehört ein Zeitplan, eine offene Punkte Liste, eine Liste mit den geplanten Arbeitspaketen, ein Risikoregister und eine Budgetübersicht. Diese einzelnen Dokumente zu pflegen erfordert keinen großen Aufwand, auch wenn es mit etwas Disziplin verbunden ist. Doch wenn diese Dokumente korrekt gepflegt sind, dann können Abweichungen vom ursprünglichen Projektplan schneller erkannt werden, wodurch der Projektmanager eben auch mehr Zeit hat, um geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen oder die Konsequenzen wenigstens so gering wie möglich zu halten.

Fehler #5: Fehlerhafte Kommunikation
Neben der fachlichen Projektarbeit ist auch die Kommunikation ein entscheidender Faktor, der zum Projekterfolg beiträgt. Nur dann, wenn es eine ausreichende Kommunikation zwischen allen relevanten Stakeholdern des Projekts gibt, können eventuelle Probleme rechtzeitig artikuliert werden, wodurch Sie wieder rechtzeitig geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen können. Lesen Sie zu diesem Punkt gerne auch diesen Artikel und wenden Sie die darin beschriebenen Prinzipien einmal auf eines Ihrer nächsten Projekte an. Sie werden merken, dass eine gute Kommunikation und ein erfolgreiches Projekt eng zusammenhängen.

Wie Sie sehen, können Sie mit sehr einfachen Mitteln und einem Minimum an investierter Zeit dafür sorgen, dass sich die oben genannten fünf Risikofaktoren nicht auch in Ihr Projekt einschleichen. Wenn Sie die erwähnten Maßnahmen konsequent umsetzen, werden Sie die Erfolgsquote Ihrer Projekte steigern und nicht nur sich selbst das Leben leichter machen, sondern auch einen zufriedeneren Auftraggeber hinterlassen, der in Zukunft gerne wieder mit Ihnen arbeitet.

Wenn Sie weitere Fehler kennen, die sich häufig in Projekte einschleichen und sich leicht vermeiden lassen oder einfach eine Frage haben, dann freue ich mich auf Ihre Nachricht oder Ihren Kommentar.