Die Universal Worklist im SAP NetWeaver Portal endlich richtig nutzen
Das SAP NetWeaver Portal vereinigt in sich die drei Lehrbuch-Eigenschaften aller Unternehmensportale ("single point of access", "role based access control" und "single sign on") und schafft somit einen zentralen Einstiegspunkt für die Unternehmenswelt.
Aber gerade in der Universal Worklist (UWL), die oft als zentrale Arbeitsliste für SAP Business Workflows eingesetzt wird, werden diese Vorteile des Portals nur selten wirklich Realität. In vielen Fällen vereinigt die UWL Workitems aus angeschlossenen SAP ERP oder SAP CRM Systemen. Nebenbei existieren aber weitere Arbeitslisten in anderen Systemen – das führt dazu, dass der Anwender mehrere Arbeitslisten abarbeiten muss – und das wiederum widerspricht den drei Eigenschaften des Portals. Dabei ist es durchaus möglich alle Drittsysteme und Eigenentwicklungen, die Workitems liefern, an die UWL anzuschließen.
single point of access – role based access – single sign on
single point of access
Das SAP Portal vereinigt die Zugänge zu den SAP und nicht-SAP Systemen eines Unternehmens übersichtlich im Webbrowser. Von dort aus kann in alle Systeme abgesprungen werden, ganz egal ob es sich dabei um Unternehmenssoftware, Informationssysteme, Datenbanken oder andere Systeme außerhalb der SAP-Landschaft handelt.
role based access control
Rollenbasierte Zugriffskontrolle ermöglicht die Vergabe von Berechtigungen an ganze Benutzergruppen. Diese Benutzergruppen bilden sich dadurch, dass Benutzer dieselbe Rolle zugeordnet bekommen (bspw. die Rolle “Einkäufer”). Dieser Rolle werden dann die benötigten Berechtigungen zugeordnet und über die Rollenbeziehung zu den Benutzern verteilt. Dadurch erhält jeder Anwender genau die Applikationen und Transaktionen, die er für seine Rolle benötigt und nicht mehr.
single sign on
Durch dieses Konzept muss sich ein Benutzer nur einmalig am SAP Portal authentifizieren und hat dadurch Zugriff auf alle angeschlossenen Applikationen ohne sich erneut anzumelden.
Das Problem mehrerer Arbeitslisten
Existieren in der Softwarelandschaft eines Unternehmens mehrere Systeme die Workitems generieren und an die Benutzer zur Bearbeitung in unterschiedliche Arbeitslisten weiterleiten, kann es schnell unübersichtlich werden. Ein Szenario könnte z.B. so aussehen, dass ein Anwender aus dem Personalmanagement in der UWL Abwesenheitsanträge bearbeitet, die aus dem SAP HCM Workflow kommen. Zusätzlich ist der Anwender für die Pflege des Fachbereichsblog zuständig und prüft auf der Weboberfläche des Blogs neue Kommentare und gibt diese manuell frei. Außerdem hat er als Vertreter eines Kollegen aus dem Einkauf kleinere Bestellungsgenehmigungen übernommen und pflegt diese in der Workliste einer Eigenentwicklung. Zusammengefasst muss der Anwender also drei unterschiedliche Listen, in drei unterschiedlichen Oberflächen in drei unterschiedlichen Systemen pflegen. Der Hauptnachteil liegt auf der Hand: Unübersichtlichkeit. Mit der Zentralität des Portals hat dieses Szenario nichts mehr gemein. Aber das lässt sich ändern!
Chaos durch verschiedene Worklist-Systeme.
Volle User Experience auch in der UWL
Die im Szenario erwähnten Drittsysteme lassen sich über unterschiedliche Technologien an die UWL des SAP NetWeaver Portals anschließen. Je nachdem welche Schnittstelle die Drittsysteme bereitstellen bzw. welche Art der Datenhaltung verwendet wird, lässt sich ein spezifischer UWL-Connector anlegen. Im Rahmen unserer Lösung: Non-SAP-UWL-Connector entwickeln wir für Sie und mit Ihnen Connectoren für Ihre spezifischen Drittsysteme. Ein solcher Connector sorgt dann für eine Synchronisation der Worklist des Drittsystems mit der Worklist des SAP Portals. So werden auch die drei Eigenschaften “single point of access”, “role based access control” und “single sign on” des SAP Portals in der UWL nutzbar und sorgen für eine deutlich bessere User Experience.
User Experience in der Universal Worklist.
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