Vertretungsregeln in der Universal Worklist (UWL) und das Problem mit den Drittsystemen

In der Universal Worklist (UWL) des SAP NetWeaver Portals können Vertretungsregeln für die angeschlossenen Systeme verwaltet werden. Wichtig hierfür ist, dass jedem Portalbenutzer genau ein Nutzer im angeschlossenen Backend-System zuzuordnen ist. Um in der UWL eine Vertretungsregel anzulegen, werden die Aufgaben, den Empfänger und den Zeitraum bzw. den Regeltyp angegeben. Die ausgewählten Aufgaben werden dann dem Empfänger im gewählten Zeitraum zur Verfügung gestellt. Bearbeitbar ist die Aufgabe in dem Zeitraum von beiden Anwendern. Für SAP Business-Workflows funktioniert das out-of-the-box, aber wie ist es mit angeschlossenen Drittsystemen?

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Vertretungsregeln in der UWL

Aufgaben aus angeschlossenen Drittsystemen sind im Allgemeinen nicht ohne weiteres Zutun von den Vertretungsregeln betroffen, wie es bei angeschlossenen SAP Systemen der Fall ist. Das liegt vor allem daran, dass die UWL zwar der Anzeige und Benutzerinteraktion dient, die wirkliche Zuordnung von Usern zu Aufgaben jedoch in den angeschlossenen Systemen stattfindet. Dadurch ist es essenziell wichtig, dass die Drittsysteme selber Vertretungsregeln unterstützen. Aufgrund dieser Tatsache lassen sich drei Lösungsmöglichkeiten ableiten: Das Setzen der Vertretung ausschließlich im Backendsystem, das Setzen in der UWL sowie das Setzen im Backendsystem und übertragen in die UWL.

Vertretungsregeln ausschließlich im Backendsystem

Im Backend-System wird eine Vertretungsregel unabhängig von der UWL definiert. Durch diese Regel werden die Aufgaben bereits im Backend-System wie gewünscht verteilt. Beim Aktualisieren der UWL werden die Aufgaben dann korrekt verteilt.

Vorteil: Berechtigungskonzept samt Vertreterregelungen wird vom Backendsystem übernommen und gesteuert.

Nachteil: Für den Anwender ist in der UWL nicht zu erkennen, dass er eine Aufgabe in Vertretung bearbeitet. Die Regeln werden nicht zentral gepflegt.

Vertretungsregeln ausschließlich in der UWL

In der UWL wird eine Vertreterregelung angelegt. Durch diese werden die Aufgaben in der Ansicht neu verteilt, im Backend-System werden jedoch keine Änderungen vorgenommen.

Vorteil: Zentrale Steuerung in der UWL.

Nachteil: Die Integrität der Systeme wird verletzt. Das bedeutet: Die im Backend definierten Zugriffsberechtigungen werden bei der Weiterleitung nicht berücksichtigt und können in der Folge zu Fehlern führen. Diese Lösung ist nur in begrenzten und nicht sicherheitsrelevanten Szenarien geeignet.

Vertretungsregeln in der UWL mit Übertragung ins Backendsystem

In der UWL wird eine Vertreterregelung angelegt, diese Regel wird dann in das Backendsystem verteilt und dort berücksichtigt. Das Drittsystem wird von sich aus alle Aufgaben auch dem neuen Vertreter zuweisen und auch die Zugriffsberechtigungen steuern.

Vorteil: Komplette Integrität der Systeme wird gewährleistet. Dies ist die sauberste Lösung

Nachteil: Das Backend-System muss Vertreterregelungen unterstützen

Fazit

Die richtige Lösung für Vertreterregelungen in der UWL ist also eine Sache der Priorisierung und vor allem abhängig von der Leistungsfähigkeit der angeschlossenen Systeme. Sie haben aufgabenbasierte Drittsysteme, die noch nicht an die UWL angeschlossen sind? Mit unserer Lösung: Non-SAP-UWL-Connector bringen wir ihre Drittsystem-Aufgaben in die UWL. Unterstützt ein Drittsystem keine Vertretungsregeln oder lassen es die Berechtigungskonzepte nicht zu, kann die UWL auch keine Aufgaben dieser Systeme weitersteuern.

Zum Ende interessiert mich noch, inwieweit Sie Vertretungsregeln für Drittsysteme in der UWL einsetzen. Über weitere Anregungen und Kritik zum Beitrag freue ich mich ebenso.

Alexander Dorn

Mein Name ist Alexander Dorn und ich bin begeisterter SAP Consultant bei mindsquare. Wie meine Kollegen habe ich mein Hobby zum Beruf gemacht.

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