EDI – Electronic Data Interchange
Für die Kommunikation mit ihren Geschäftspartnern nutzen viele Unternehmen noch immer den Papierverkehr. Gerade hybride Lösungen mit teils komplizierten, manuellen Eingabeprozessen durch Mitarbeiter und teils Papierverkehr gestalten die Datenvermittlung mehr als unübersichtlich. EDI (Electronic Data Interchange) bietet mit digitalen Datenaustauschstandards eine effektive Alternative, die Ihnen die Datenübertragung mit Ihren Geschäftspartnern erleichtert.
Was ist EDI?
Bei EDI handelt es sich um ein Datenverarbeitungskonzept, das den Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern digitalisiert. Dazu wird eine Schnittstelle errichtet, über die verschiedene Systeme Daten auf direktem Wege übermitteln können. Dadurch, dass die Verwaltung zwischen Sender und Empfänger über EDI eingestellt wird, verläuft alles automatisiert. Es werden auch keine Kommunikationsprotokolle oder andere Mittelwege benötigt. Dies vereinfacht deutlich die Datenübertragung und reduziert sie auf wenige Schritte.
EDI am Beispiel eines Bestellprozesses: Statt 5 Schritten nur noch 1 Schritt zwischen Käufern und Lieferanten.
Die Vorteile von EDI
Durch EDI werden viele Prozessschritte übernommen. Dadurch ist die Datenübertragung vereinfachter und übersichtlicher. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die Vorteile von EDI:
- Weniger Papierprozesse: Durch EDI wird alles digital übermittelt und so viel Papier gespart.
- Datenaustausch in Echtzeit: Da der Datenverkehr digital und nicht postalisch verläuft, ist der Austausch viel schneller.
- Verkürzte Lieferzeiten: Durch die schnelle Übermittlung können Lieferanten die Gesamtdauer der Lieferzeit reduzieren.
- Mehr Zeit für wichtige Aufgaben: Mitarbeiter, die vorher in hohem Maß mit dem manuellen Einpflegen der Daten ins System beschäftigt waren, können sich anderen wichtigen Aufgaben widmen.
- Verlässliche Übertragung: Durch die Automatisierung ist der Beschaffungsprozess weniger fehleranfällig.
- Niedrige Lagerkosten: Durch die schnelle Datenübermittlung müssen Zulieferer erst dann reagieren, wenn die Hersteller Produkte benötigen, was Lagerkosten einspart.
- Optimierte Bestandsübersicht: Durch die digitale Übermittlung werden Lagerbestände übersichtlicher und der Bestand kann besser kontrolliert werden.
Mit EDI werden viel Zeit und Kosten gespart. Die Datenübermittlung zwischen Unternehmen verläuft zuverlässig und nahezu in Echtzeit.
EDI-Dateiformate und Standards
Diese Vorteile werden insbesondere durch verschiedene EDI-Dateiformatstandards für unterschiedliche Branchenbedürfnisse erfüllt. Die einzelnen Standards sind eine Art Universalsprache, die von jeder EDI-Schnittstelle gelesen werden können. ERP-Systeme können so unkompliziert Daten austauschen. Um diese automatisierte Verbindung zwischen Unternehmen und Branchen zu schaffen, wurden mittlerweile weit über 300 Dateiformate entwickelt. Die meistgenutzten Formate sind die folgenden:
EDIFACT
EDIFACT ist der weltweit (mit Ausnahme von Nordamerika) am stärksten verbreitete Standard. Das Format eignet sich besonders für die Bereiche Handel, Transport und Verwaltung. Außerdem erfüllt EDIFACT die UN-Richtlinien für den internationalen Handel zwischen Unternehmen.
ODETTE
ODETTE wird primär in der Automobilindustrie in Europa verwendet. Über ODETTE können die Zulieferer und Hersteller branchenspezifische Informationen automatisiert austauschen.
ANSI ASC X12
Für den Datenaustausch mit nordamerikanischen Unternehmen eignet sich ANSI ASC X12 besonders und wird auch hauptsächlich in Nordamerika eingesetzt.
UBL
UBL ist das einzige EDI-Format, das auf XML basiert. Das hat den Vorteil, dass alle Systeme von Unternehmen, die XML-Dateien austauschen, die Daten einfacher lesen können. Die XML-Dateien sind allerdings größer als reine EDI-Dateien, weshalb eine schnelle und stabile Internetleitung erforderlich ist.
Integration von EDI in das SAP-System
Durch EDI werden nationale und internationale Unternehmen miteinander über eine Schnittstelle verbunden, um Daten automatisiert und vereinfacht austauschen zu können. Deshalb lohnt es sich, EDI an das eigene ERP-System wie beispielsweise Ihr SAP ERP oder SAP S/4HANA zu binden. Allerdings spricht SAP nicht sofort die Sprache von EDI. Im Folgenden finden Sie 3 Möglichkeiten, wie Sie EDI an SAP-Systeme anknüpfen.
Anbindung 1: Entwicklung im SAP-System
Bei dieser Anbindung an das SAP-System wird die EDI-Schnittstelle selbst im SAP-System entwickelt. Wenn sich Unternehmen auf ein Dateiformat geeinigt haben, werden alle Daten im SAP-System gesammelt. Anschließend wird eine elektronische Datei im abgesprochenen Format erstellt. Für den Versand werden übliche SAP-Mittel wie Dateischnittstellen oder Webservices genutzt. Die Eingangs- und Ausgangsverarbeitung muss jedoch manuell entwickelt und betreut werden. Zum einen bringt das viele Freiheiten, allerdings sind Sie auch selbst dafür verantwortlich, was die EDI-Schnittstelle leisten kann und was nicht.
Anbindung 2: Fertige Pakete
SAP bietet für seine ERPs Schnittstellenlösungen mit fertigen Paketen an. Statt die EDI-Anbindung selbst zu entwickeln, wird die mit einer Middleware wie der Cloud Integration mitgeliefert. Der sogenannte „pre-packaged content“ enthält bereits fertige Konvertierungsmöglichkeiten, die auch EDI-Dateiformate konvertieren können. Sie schicken eine Datei, zum Beispiel im Dateiformat SAP IDOC, an die Übersetzer-Schnittstelle. Das Konvertierungstool übersetzt die Datei in ein EDI-Dateiformat und schickt die Daten an das Empfängersystem. Von der Empfänger-ERP erhält es Informationen in einem EDI-Dateiformat und konvertiert es zurück in SAP IDOC, damit Ihr System die Daten lesen kann. Diese vorgefertigte Anbindung hat den großen Vorteil, dass kaum Eigenleistung erbracht werden muss.
Anbindung 3: Auslagerung an einen Dienstleister
EDI kann auch über Dienstleister angeknüpft werden. Der Service wird bei einem Dienstleister gekauft, der dann eine Plattform bereitstellt, mit der sich das SAP-System verbindet und die Geschäftspartner anbindet. Der Vorteil ist auch hier, dass kaum Eigenleistung mehr erforderlich ist. Allerdings wird auch die Kontrolle abgegeben und Sie sind von einem Dienstleister abhängig. Sie müssen alle Formate und Regeln mit dem Dienstleister absprechen. Die Umsetzung erfolgt ebenfalls nach dem Zeitplan des Dienstleisters.
EDI als Datenjongleur
EDI bietet zahlreiche Vorteile im Vergleich zur herkömmlichen Datenübermittlung. Durch die zentrale EDI-Schnittstelle wird der Prozess übersichtlicher, ist weniger anfällig für Fehler und spart Zeit und Ressourcen. Außerdem hat EDI viele Formate und Standards wie EDIFACT, die eine Kommunikation weltweit zwischen Unternehmen unterschiedlichster Branchen vereinfachen und automatisieren. EDI lässt sich zudem einfach in jedes ERP-System wie beispielweise SAP ERP oder S/4HANA über eine Schnittstelleneinrichtung integrieren.
Wenn Sie weitere Fragen zum Thema EDI haben oder EDI in Ihre SAP-Landschaft integrieren möchten, dann kontaktieren Sie uns gern unter info@erlebe-software.de
FAQ
Was ist EDI?
EDI ist ein digitales Datenverarbeitungskonzept für den Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern, das alle Prozessschritte übernimmt und automatisiert. So fungiert nur noch die EDI-Schnittstelle als Austauschstelle bei der Datenübermittlung zwischen Unternehmen.
Welche Vorteile hat EDI?
Durch EDI wird die Datenübermittlung übersichtlicher und weniger fehleranfällig. Dadurch werden Zeit und Ressourcen gespart.
Welche Dateiformate bietet EDI?
Die gängigsten Dateiformate von EDI sind EDIFACT (internationaler Handel), ODETTE (Automobilindustrie), ANSI ASC X12 (Nordamerika) und UBL (einfache Lesbarkeit durch XML).
Wie wird EDI in SAP integriert?
Es gibt 3 Möglichkeiten: Entweder wird EDI direkt im System entwickelt, was viele Freiheiten bringt, aber auch viel Eigenleistung erfordert. EDI kann aber auch durch ein vorgefertigtes SAP-Paket, das einen Konverter enthält, an die SAP-Landschaft angebunden werden. Die dritte Möglichkeit wäre, EDI über einen Dienstleister anzubinden. Der Vorteil ist, dass kaum Eigenleistung erforderlich ist. Allerdings erfolgt jede Umsetzung nach dem Zeitplan des Dienstleisters und er muss bei jeder Format- oder Regeländerung einbezogen werden.
