Ingo Biermann
 - 22. Oktober 2019

Die größten Herausforderungen bei der SAP S/4HANA Migration

SAP wird den Support für SAP ERP zum Jahre 2025 einstellen die Migration auf S/4HANA bahnt sich allmählich an. Viele Unternehmen sind sich unsicher in ihrem nächsten Vorgehen, sodass die Frage aufkommt, mit welchen Herausforderungen man im Zusammenhang mit der Einführung von S/4HANA konfrontiert wird. Im Rahmen dieses Blogbeitrags gebe ich Ihnen einen Überblick über die größten Herausforderungen im Zusammenhang mit der Migration auf SAP S/4HANA. 

Grundsatzentscheidungen frühzeitig treffen 

Wichtig ist, dass Grundsatzentscheidungen frühzeitig getroffen werden. Ein prägnantes Beispiel: Wenn zum Vorgehen ein Greenfield-Ansatz gewählt wird, würde eine HANA-Datenbankmigration oder ein EHP-Upgrade auf dem Bestandssystem beispielsweise als wenig sinnvoll erscheinen. 

Welche Grundsatzentscheidungen müssen noch frühzeitig beachtet werden? Zur Veranschaulichung habe ich zwei weitere Beispiele herausgestellt: Zum einen geht es darum, sich zwischen S/4HANA on prem“ und „S/4HANA Cloud Edition“ zu entscheiden, wobei nochmals zwischen Private Cloud und Public Coud zu differenzieren ist. Eine weitere Grundsatzentscheidung wäre die Antwort auf die Frage, wie mit dem bestehenden ERPSystem zukünftig verfahren wird. Soll das ERP-System samt aller Daten und Einstellungen konvertiert werden oder wird ein komplett neues ERP-System aufgesetzt? Wähle ich – wie eingangs schon beschrieben – Migration als Brownfield oder Greenfield?  

Nur ganz oder gar nicht 

Die Migration auf S/4HANA peu à peu durchführen? Leider keine Option! Hier zählt die Devise: Nur ganz oder gar nicht. Die Transition von SAP ERP zu S/4HANA kann zum Stichtag nur mit allen Modulen und Prozessbereichen gleichzeitig geschehen. Eine Aufteilung nach Modulen im Projektverlauf ist nicht möglich, die Logistik muss zum gleichen Zeitpunkt wie die Finanzbuchhaltung und alle anderen Module migriert werden. Lediglich in bestimmten Szenarien ist ein Umzug nach Landesgesellschaften oder Buchungskreisen möglich. 

Kein IT-Projekt

Bei der Einführung von S/4HANA handelt es sich nicht um ein typisches IT-Projekt. Der Anteil der fachlichen Themen im S/4HANAProjekt ist signifikant höher als in anderen SAPProjekten.
Je nach Komplexität und Integrationstiefe des Systems, müssen die Fachbereiche viel Zeit und Knowhow bereitstellen, da alle fachlichen Prozesse durchleuchtet (je nach Vorgehensmodell mehr oder weniger detailliert), zum Standard zurückgeführt oder mit S/4HANA neu abgebildet werden müssen. Eine dritte Alternative wäre, die Prozesse so zu lassen, wie sie bereits sind und keine Änderung vorzunehmen. Die Mitarbeit von Fachabteilungen aller Bereiche ist essentiell und erfolgskritisch. Eine zeitlich ausreichend bemessene Freistellung der entscheidenden Knowhow-Träger ist dazu erforderlich. Nicht selten wird die Gesamtprojektleitung sogar im Fachbereich und nicht in der IT angesiedelt, um die Wichtigkeit und Verantwortung der Prozess-Ownerschaft zu betonen. Weiterhin sind für den Abgleich mit den Abläufen des neuen, aktuellen Systems zusätzlich Knowhow-Träger notwendig, die auch die neuen Prozesse kennen.  

Checkliste: Was Sie jetzt schon tun können für die S/4HANA Vorbereitung

Wie bereite ich mich auf die S/4HANA Conversion vor? Checkliste mit klaren Schritten und Kriterien.

ChangeManagement 

Ein S/4HANAProjekt ist sehr umfangreich und wird sich über mehrere Monate, wenn nicht sogar Jahre, erstrecken. Zudem wirkt sich das Projekt auf alle Facetten eines Unternehmens aus und betrifft somit viele verschiedene Unternehmensbereiche. Genau aus diesem Grund ist das ChangeManagement so wichtig.
Weiterhin ist die Migration auf S/4HANA ein Vorgang, der jeden einzelnen Stakeholder betrifft. Durch die Migration ändern sich die allgemeine Arbeitsweise, die genutzten Systeme sowie die Benutzeroberflächen von Endanwendern. Das Vorhaben greift tief in die Unternehmensprozesse ein und tangiert somit auch die Kernprozesse und die Wertschöpfung des gesamten Unternehmens. 

Alle Stakeholder müssen rechtzeitig informiert, vorbereitet und überzeugt werden. Gerade bei längerfristigen Projekten ist es von großer Wichtigkeit, dass alle Beteiligten motiviert mitarbeiten und das Vorhaben nach vorn bringen. Ist dies nicht der Fall, kommt es zu Verzögerungen und erschwerten Projektbedingungen.  

Komplexes Projekt 

Wie bereits angemerkt, wird die Einführung der neuen SAPSoftware S/4HANA eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. Im Vergleich zu anderen SAPProjekten wird der Projektprozess umfassender und länger sein. Trotzdem sind die einzelnen Aktivitäten innerhalb des Projektes in der Regel nicht herausfordernder oder schwieriger als in den üblichen Projekten. Die Herausforderung liegt viel mehr in der Komplexität der Einführung von S/4HANA und dem Zusammenspiel der verschiedenen Unternehmensbereiche über einen längeren Zeitraum. Um alle Unternehmensbereiche in Einklang zu bringen und die Migration reibungslos sowie erfolgreich durchführen zu können, bedarf es eines handwerklich guten Projektmanagement. Ein gutes Projektmanagement sorgt außerdem dafür, besser mit Risiken während des Prozesses umgehen zu können.  

Kein Business Case 

Erfahrungsgemäß ist es sehr schwierig, in der Startphase des S/4HANAProjektes einen konkreten Buiness Casse zu berechnen. Viele Variablen zur Beurteilung der zukünftigen Rentabilität sind noch unklar, wie zum Beispiel das Vorgehensmodell, der Umfang der erforderlichen Prozessänderungen und der Umfang der gewünschten Innovationen. Dies sind alles Aspekte, die individuell im Unternehmen entschieden und festgesteckt werden müssen.

Den Nutzen zu quantifizieren ist dabei durchaus schwierig. Viele Nutzeneffekte fallen in den Bereich der weichen” Erfolgsfaktoren. Beispiele für diese sind eine verbesserte Benutzerfreundlichkeit, eine höhere Verarbeitungsgeschwindigkeit und eine höhere Standardkonformität. Nur weil diese Aspekte unter die weichen” Faktoren fallen und schlecht in Zahlen und Fakten erfassbar sind, heißt dies jedoch nicht, dass sie weniger relevant sind – ganz im Gegenteil.

Für die Aufstellung eines Business Case gestaltet es sich allerdings schwierig, diesen Nutzenzugewinn in konkreten Einsparungen zu formulieren. Am besten funktioniert die Aufstellung eines Business Cases, wenn damit die Erreichung von strategischen Unternehmenszielen unterstützt werden kann. Diese sind insbesondere Digitalisierungsziele, der Aufbau neuer Geschäftsmodelle, Cloud-Strategien und die Konzentration auf Kernkompetenzen Die SAP S/4HANA Plattform stellt dazu die technologische Basis zur Verfügung. 

Fazit 

Welche der genannten Aspekte für Ihr Unternehmen als größte Hürde erscheint, werden nur Sie individuell sehen können. Ich hoffe, ich konnte Ihnen durch diesen Beitrag ein paar Einblicke geben. Mit einer guten Vorbereitung auf anstehende Herausforderungen werden Sie das Projekt Migration S/4HANA” erfolgreich meistern! Haben Sie weitere Fragen oder Interessen zum Thema S/4HANA, bei denen ich Ihnen behilflich sein kann? Melden Sie sich gern bei mir! 



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