Das Belegprinzip in SAP
Wenn Sie sich mit dem Finanzbereich in SAP beschäftigen, wird Ihnen der Begriff „Belegprinzip“ begegnen. Das Belegprinzip liegt als grundlegende Regel dem SAP-System zugrunde und ist damit ein Grundpfeiler sämtlicher Prozesse, die Ihnen unterkommen werden. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, was dahintersteckt.
Die Grundregel der Buchführung
Die SAP hat mit dem Belegprinzip einen Grundsatz der Buchführung umgesetzt, der da lautet: „Keine Buchung ohne Beleg.“ Diese Regel stellt sicher, dass sämtliche Buchungen in einem System nachvollziehbar sind und zurückverfolgt werden können. Konkret bedeutet das, dass für jeden Geschäftsvorfall im SAP-System ein Beleg angelegt und somit dokumentiert wird.
Technische Voraussetzung
Wie soeben erwähnt, sind Belege die Grundlage aller finanzthematischen Dokumentation und Auswertungen innerhalb eines SAP-Systems. Daher ist es allerdings auch fundamental wichtig, dass wir durch eventuell fehlerhafte Belege keine Falschinformationen im System hinterlegen. Genau dies stellt das SAP-System sicher: Belege werden nur dann gespeichert und zur Weiterverarbeitung weitergegeben, wenn sie korrekt und vollständig sind. (Wenn Sie sich bereits mit den Regeln für die Verarbeitung von Transaktionen auseinandergesetzt haben, wird Ihnen das bekannt vorkommen).
Belegaufbau
Jeder Beleg erhält eine Belegnummer, durch die er eindeutig zu identifizieren ist. Aufteilen lässt sich ein Beleg in den Belegkopf und zwei bis maximal 999 Belegpositionen (Buchungszeilen).
Belegkopf
Im Belegkopf sind Informationen enthalten, die für den gesamten Beleg gelten, das heißt, sie können nicht auf bestimmte Positionen reduziert werden. Diese sind beispielsweise die soeben genannte Belegnummer oder Belegdatum und Belegart, die definieren, um welche Art des Geschäftsvorfalls es sich bei dem Beleg handelt. Auch Informationen, die Belegpositionen direkt betreffen können, werden im Belegkopf hinterlegt, wie beispielsweise Währungen oder Umrechnungskurse.
Belegposition
Bei einer Belegposition handelt es sich um einen Gegenstand, der dem Beleg zugeordnet ist, wie beispielsweise ein Produkt in einer Bestellung. In ihr werden nur Informationen für die jeweilige Buchungszeile gespeichert, zu denen immer mindestens Buchungsschlüssel (dieser bestimmt, welche Daten erfasst, gebucht und weiterverarbeitet werden können), Betrag und Kontonummer gehören.
Finance in SAP – nicht nur das Belegprinzip
Bei dem Belegprinzip in SAP handelt es sich um ein Grundprinzip der Finanzverarbeitung, das die Grundlage vieler weiterführender Funktionen bildet. Haben Sie weiterführende Fragen zu den Modulen FI oder CO oder beschäftigen Sie sich sogar schon mit S/4HANA Finance? Kommen Sie auf uns zu, wir helfen Ihnen gerne bei Ihren Herausforderungen weiter.
