Effizientere Beschaffungsprozesse mit EDI
Immer mehr Unternehmen setzen beim Datenaustausch mit ihren Geschäftspartnern auf EDI (Extended Data Interchange): Damit läuft der Datenaustausch digital ab, anstatt einen umständlichen Papierverkehr zu betreiben, bei dem lange Warteschleifen und Fehler quasi vorprogrammiert sind. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Vorteile EDI hat und wie es Ihre Beschaffungsprozesse effizienter gestaltet.
Was ist EDI?
EDI ist ein Datenverarbeitungskonzept, das den Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern digitalisiert. Über eine Schnittstelle können verschiedene Systeme Daten auf direktem Wege untereinander austauschen Die Verwaltung zwischen dem Sender und Empfänger erfolgt automatisiert über EDI. Für den Datenaustausch benötigt EDI keine Kommunikationsprotokolle und auch andere Mittelwege entfallen. Das reduziert die Datenübertragung auf nur wenige Schritte und vereinfacht sie so deutlich.
Warum sollten Sie EDI nutzen?
Wie bereits erwähnt wird durch EDI der Beschaffungsprozess auf wenige Schritte reduziert. Zudem verläuft der Datenaustausch automatisch, was einige Vorteile mit sich bringt:
- Sie vermeiden manuelle Fehler
- Sie kommunizieren automatisiert über Standard-Formulare
- Sie profitieren von einem schnelleren Datenfluss sowohl im Inland als auch im Ausland
- Mitarbeiter können die frei gewordene Zeit für andere wichtige Aufgaben nutzen
Mit EDI sparen Sie also viel Zeit. Der Datenaustausch zwischen den Unternehmen verläuft zuverlässig und nahezu in Echtzeit. Das liegt unter anderem an den Standard-Formaten.
Vereinfachter Datenaustausch durch EDI-Standard-Formate
Die oben aufgelisteten Vorteile gewährleistet EDI durch Standard-Formate. EDI verfügt über 300 eigene Dateiformate und Standards. Wenn Sie und Ihre Geschäftspartner EDI nutzen, können Sie sich auf eins dieser Formate einigen und Ihre Daten darüber verlässlich austauschen. EDI hat ein Repertoire an verschiedenen Standards in der Universalsprache von EDI. So können auch ERP-Systeme miteinander kommunizieren, die dazu ohne EDI nicht in der Lage wären. Mit dem „EDI-Konverter“ kann EDI Dateiformate und Standards konvertieren: Auch, wenn Sie ein anderes Dateiformat als Ihr Geschäftspartner benutzen, konvertiert die EDI-Anbindung Ihr Dateiformat in das passende Format. Auf diesem Wege ermöglicht EDI es Ihnen auch, Daten mit Geschäftspartnern im Ausland auszutauschen.
Gestalten Sie Ihren Beschaffungsprozess effizienter durch EDI
Stellen Sie sich einen Beschaffungsprozess einmal ohne und einmal mit EDI vor:
Ohne EDI:
- Sie tätigen manuell eine Bestellung.
- Die Bestellung wird versendet.
- Der Lieferant bestätigt die Bestellung.
- Er erstellt manuell eine Rechnung in seinem System.
- Die Rechnung wird dann zurück an Sie geschickt.
- Sie wiederum übernehmen die Rechnung in Ihr System. Und erst jetzt wird Ihr Auftrag ausgeführt
Abbildung 1: Beispielhafter Bestellprozess ohne EDI
Mit EDI:
- Ihr ERP-System schickt Ihre Bestellung an EDI.
- EDI tauscht die Daten mit dem ERP-System des Lieferanten aus.
- Das ERP-System schickt eine Rechnung an EDI und Ihr ERP-System erhält die Rechnung zurück. Ihr Auftrag wird ausgeführt.
Abbildung 2: EDI am Beispiel eines Bestellprozesses: 5 manuelle Schritte schrumpfen auf einen einzigen.
Sparen Sie Zeit und Kosten mit EDI
EDI reduziert die Schritte, die für eine Bestellung nötig sind, auf ein Minimum. Sie sparen so wertvolle Zeit und Ressourcen. Ihr Beschaffungsvorgang wird weniger fehleranfällig und Sie müssen sich nicht darum kümmern, ob der Empfänger das richtige Dateiformat erhält. Zudem erfolgt der gesamte Prozess automatisiert, sodass Sie sich anderen wichtigen Aufgaben widmen können. EDI gestaltet Ihren Beschaffungsprozess also insgesamt effizienter.
Deshalb empfehle ich Ihnen, EDI auch an Ihr System anzubinden. Wenn Sie zum Thema EDI noch Fragen haben, dann hinterlassen Sie gern einen Kommentar oder schreiben Sie eine E-Mail an info@erlebe-software.de. Ich freue mich auf Ihren Kontakt!
