Jan-Christian Kaspareit
 - 15. Februar 2016

Projektmanagement mit dem Confluence Wiki

In Projekten mit vielen Beteiligten kann es durchaus anspruchsvoll sein, alle auf dem aktuellen Stand zu halten und Dokumente sinnvoll zu verwalten. Die meisten werden die Situation kennen, dass gerade in den kritischen Phasen eines Projektes gerne mal Informationen untergehen, weil ein Wildwuchs an Dokumenten und Listen entsteht. Fachbereich A findet die globale Liste zu unübersichtlich und pflegt eine eigene. Fachbereich B arbeitet noch mit einem alten Stand. So können im Projektmanagement enorme Aufwände entstehen, um wieder Licht ins Dunkel zu bringen.

Projektleitung im Projektmanagement

Die Projektleitung muss versuchen alle Informationen zusammenzuführen und immer auf dem neuesten Stand zu sein. Dafür gibt es inzwischen unendlich viele Werkzeuge und natürlich hilft auch ein disziplinierter Prozess, um hier die Oberhand über die Vielzahl an Informationen zu wahren. Ich habe in letzter Zeit trotzdem ein kleines Werkzeug kennen und lieben gelernt, welches uns geholfen hat, mehr Transparenz in die Kommunikation im Projekt zu bringen.

Die Rede ist vom Confluence Wiki von Atlassian. (Mir geht es hier nicht im Speziellen um das Confluence Wiki, aber Ich habe bisher mit diesem Tool als Wiki gearbeitet und gute Erfahrungen gemacht. Vielleicht gibt es in der Open Source Community Alternativen mit ähnlichen Funktionen.). Zusätzlich zu den Standardfunktionen eines Wikis bietet das Confluence-Wiki unter anderem eine Aufgabenverwaltung und ein simples Dokumentenmanagement, aber auch viele weitere Plug-Ins.

In Projekten haben wir dadurch erreicht, dass alle relevanten Informationen immer an einem zentralen Ort zusammengehalten wurden und jeder immer Zugriff auf den Projektstatus hatte. Das wöchentliche Projektstatusmeeting wurde im Wiki vorbereitet und Anmerkungen, Ergebnisse und Entscheidungen aus dem Meeting wurden direkt und live protokolliert. So können erstens alle sehen (am Beamer), was gerade beschlossen und dokumentiert wird und unmittelbar nach dem Meeting gibt es ein Protokoll, das alle Beteiligten schon bei der Entstehung beobachtet haben.

Das Wiki bietet verschiedene Möglichkeiten, die Informationen zu strukturieren. Boxen, Tabellen, Bilder, Icons, etc. Die Funktionen können zum Teil über Plug-Ins erweitert werden. Für das Protokoll habe ich einmal eine Vorlage angelegt, die jede Woche für das Protokoll kopiert wird. So kann sich jeder schnell zurechtfinden. Aufgaben können direkt im Fließtext „runtergeschrieben“ und durch die Benutzung von Kürzeln automatisch in einer Aufgabenliste gesammelt werden.

Projektmanagement mit dem Confluence Wiki: Mögliche Formatierung eines Statusprotokolls

Projektmanagement mit dem Confluence Wiki: Mögliche Formatierung eines Statusprotokolls

Meilensteintrendanalyse Excel-Vorlage

Die Meilensteintrendanalyse eignet sich hervorragend zum Bericht gegenüber Management und Auftraggeber. Hier eine praktische Excel-Vorlage zum Download.

Aufgabenmanagement

Das Wiki bietet uns im Projektmanagement auch die Möglichkeit Aufgaben direkt zu verteilen. Eckige Klammern „[]“ initiieren eine Aufgabe. Das heißt ich kann einfach beim Protokollieren, ohne lange suchen zu müssen, eine Aufgabe erstellen. Mit „@“ kann ich Aufgaben einer Person zuweisen und werde dabei mit einer Type-Ahead-Suche unterstützt. Zwei Schrägstriche beenden die Aufgabe und es öffnet sich ein Kalender zum Auswählen der Fälligkeit. Natürlich kann ich das Datum auch einfach eintippen, der Kalender hilft aber manchmal, den richtigen Wochentag zu erwischen. Das deutsche Datumsformat funktioniert, Wochentage leider noch nicht.

Projektmanagement Beispielaufgabe

Beispielaufgabe

Projektmanagement: Zuordnen von Verantwortlichen zu Aufgaben

Zuordnen von Verantwortlichen zu Aufgaben

Projektmanagement: Terminierung von Aufgaben

Kalender als Auswahlhilfe für die Terminierung von Aufgaben

Dateiverwaltung

Das Wiki kann auch als Dokumentenmanagementsystem genutzt werden. Office-Dokumente können aus dem Wiki geöffnet und bearbeitet werden. Beim Speichern wird der neue Stand direkt ins Wiki hochgeladen. So haben alle Projektmitglieder immer Zugriff auf den aktuellen Stand und es gibt eine zentrale Stelle, an der die Informationen gepflegt werden. Außerdem speichert das Wiki die letzten Versionen und Änderer.

Projektmanagement: Dateimanagement

Dateimanagement – Ansehen, Hochladen und Bearbeiten von Dokumenten

Fazit zum Wiki als Projektmanagementwerkzeug

Ich habe gute Erfahrungen mit dem Wiki gemacht. Im Fokus stehen hier weniger große Gantt-Tapeten, sondern die Kommunikation im Team und die Transparenz in der Projektplanung. Der Status ist für jeden immer einsehbar und Entscheidungen werden an einer Stelle protokolliert. Die detailliertere Planung kann weiterhin in komplexeren Dokumenten abgebildet werden, aber als erste Anlaufstelle hat sich das Wiki bewährt. Probieren Sie es aus! Ich bin gespannt auf Ihre Ergebnisse.

Jan-Christian Kaspareit

Jan-Christian Kaspareit

Mein Name ist Jan-Christian Kaspareit und ich bin der Fachbereichsleiter von Mindlogistik. Ich beschäftige mich schon seit vielen Jahren mit Logistiklösungen im SAP Umfeld.

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