Fiori Workplace Roll-out in der Praxis: Insights aus einem Kundenprojekt
S/4HANA ist eingeführt, das System ist aktualisiert und trotzdem bleibt der erhoffte Nutzen im Arbeitsalltag oft aus. Genau dann entfaltet ein Fiori Workplace Roll-out seinen eigentlichen Mehrwert, weil moderne und rollenbasierte Arbeitsplätze die Nutzer im Alltag spürbar besser unterstützen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen anhand eines Kundenprojekts, wie ein solcher Roll-out Schritt für Schritt gelingen kann.
Das Wichtigste im Überblick
- Ein Fiori Roll-out entfaltet seinen Nutzen besonders dann, wenn Sie ihn nicht als Big Bang planen, sondern schrittweise nach Zielgruppen und Fachbereichen umsetzen.
- Ein sauberer Scoping- und Discovery-Prozess schafft die Grundlage dafür, dass am Ende nicht einfach Apps verteilt werden, sondern wirklich nutzbare digitale Arbeitsplätze entstehen.
- Usage-Daten, SAP-Empfehlungen und Anforderungen aus dem Fachbereich bilden zusammen die Basis für einen tragfähigen App-Katalog.
- Ein paralleler technischer Stream für Themen wie Infrastruktur, Single Sign-On und Berechtigungen ist entscheidend, damit der Roll-out in der Praxis funktioniert.
Ausgangssituation unseres Kunden
Der Kunde ist ein Klinikbetreiber aus dem Gesundheitswesen mit rund 68.000 Mitarbeitenden und einem Umsatz von etwa 5,45 Milliarden Euro. Das Unternehmen hatte S/4HANA bereits eingeführt – damit war ein wichtiger Meilenstein erreicht. Im Tagesgeschäft zeigte sich aber schnell, dass die neue technische Plattform allein noch keine Nutzererfahrung verändert.
Viele Prozesse liefen weiterhin in bekannten, aber wenig komfortablen Oberflächen. Informationen waren über unterschiedliche Einstiege verteilt, die Bedienung war je nach Zielgruppe unnötig komplex und die Vorteile einer modernen UX kamen im Alltag kaum an. Gleichzeitig stand fest, dass das Unternehmen seine Arbeitsplätze langfristig standardnah und zukunftssicher aufstellen wollte. Statt also punktuell einzelne Fiori-Apps auszurollen, fiel die Entscheidung zugunsten eines vollständigen Workplace Roll-outs.
In einem Workshop-Tag schaffen wir mit Ihnen Klarheit über Rolle, Ziele und Prioritäten für Fiori und erhalten greifbare Ergebnisse: von UX-Strategie über Quick Wins bis zur Rollout-Roadmap.
Die zentrale Herausforderung
Der Knackpunkt in solchen Projekten ist selten die einzelne App. Die eigentliche Herausforderung liegt darin, aus einer gewachsenen Systemrealität einen sinnvollen, nutzbaren Workplace pro Fachbereich zu generieren.
Denn genau hier treffen mehrere Anforderungen aufeinander:
- Bestehende Prozesse müssen verstanden und sinnvoll überführt werden.
- Unterschiedliche Zielgruppen benötigen unterschiedliche Einstiege.
- Der Roll-out darf das Tagesgeschäft nicht ausbremsen.
- Infrastruktur, Zugriffe und Single Sign-On müssen parallel mitziehen.
- Der neue Workplace soll nicht nur heute funktionieren, sondern auch künftige Optimierungen und Automatisierungen ermöglichen.
Ein Big Bang wäre dafür das falsche Modell gewesen. Der Kunde brauchte ein Vorgehen, das Sicherheit, Orientierung und sichtbare Fortschritte miteinander verbindet.
Projektvorgehen: Fiori Roll-out in Wellen statt mit der Brechstange
Gemeinsam mit dem Kunden haben wir das Projekt bewusst als mehrjährigen Roll-out geplant, eng abgestimmt auf die bestehende S/4HANA-Roadmap. So ließ sich der Wandel für die Anwender greifbar machen, ohne das Unternehmen organisatorisch zu überfordern.
Das Vorgehen folgte einer klaren Logik:
- Mehrjähriger Projektplan in Abstimmung mit S/4HANA
- Iteratives Vorgehen in Wellen nach fachlichen Bereichen
- Erstellung und Go-Live kompletter Arbeitsplätze nach dem Workplace-Prinzip
- Weitere Ausbaustufen mit Optimierung und Automatisierung
Wichtig war dabei: Diese Phasen liefen nicht immer streng nacheinander. In der Praxis überlappten sich einzelne Aktivitäten bewusst. Während in einem Fachbereich bereits das Workplace Design lief, bereitete der technische Stream im Hintergrund Infrastruktur, Zugriffe und Authentication-Themen vor.
Schritt 1: Scoping Workshop als Startpunkt
Am Anfang stand ein Scoping Workshop mit gezielter Vorbereitung. Hier ging es nicht darum, sofort über einzelne Apps zu sprechen. Zuerst musste klar werden, welche Zielgruppen priorisiert werden, welche Prozesse betroffen sind und in welcher Reihenfolge ein Roll-out realistisch Mehrwert liefert. Gerade bei einem Unternehmen dieser Größenordnung ist das entscheidend: Wer zu früh zu breit startet, verliert Tempo und Akzeptanz. Wer sauber den Scope festlegt, schafft eine belastbare Roadmap. Aus diesem ersten Schritt entstand der mehrjährige Projektplan mit klaren Roll-out-Wellen.
Schritt 2: Discovery Workshops
Nach dem Scoping folgten Discovery Workshops pro Fachbereich. Diese Phase war besonders wichtig, weil hier aus einem abstrakten Fiori-Vorhaben ein konkretes Bild vom künftigen Arbeitsplatz entstand. Der Einstieg erfolgte bewusst nicht trocken, sondern mit einem Appetithappen zum Potenzial von Fiori. Die Beteiligten sollten nicht nur hören, dass sich etwas verändert, sondern direkt sehen, was ein moderner Workplace im Alltag besser machen kann. Gemeinsam mit den Fachbereichen wurden dann Bedarfe, Hürden und Verbesserungspotenziale gesammelt und konsolidiert.
Schritt 3: Workplace Design
Im Workplace Design wurde aus den Erkenntnissen der Workshops ein konkreter Zielarbeitsplatz. Dafür haben wir nicht nur auf Interview-Ergebnisse gesetzt, sondern bewusst mehrere Perspektiven zusammengeführt.
Die Basis bildeten drei Bausteine:
- Anforderungen und Pain Points aus dem Ist-Zustand
- Tatsächliche Nutzung bestehender Transaktionen in den vergangenen 12 Monaten
- Best-Practice-Rollen und Empfehlungen von SAP für die jeweilige Zielgruppe
Gerade die Usage-Aufzeichnung war enorm wertvoll. Sie zeigte, welche Transaktionen im Alltag wirklich genutzt wurden und welche nur historisch mitliefen. So ließ sich der neue App-Katalog nicht nach Bauchgefühl, sondern auf Grundlage realer Nutzung aufbauen. Das Ergebnis war also nicht einfach eine lose Sammlung einzelner Anwendungen, sondern ein strukturierter digitaler Arbeitsplatz.
Der Roll-out in drei Wellen
Die Umsetzung bei dem Kunden erfolgte schrittweise nach Fachbereichen. Genau das war eines der wichtigsten Projektprinzipien:
Welle 1 (2024): Einkauf, Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung
Die erste Welle konzentrierte sich auf Bereiche mit hoher Prozessrelevanz und klaren Alltagsanforderungen. Hier haben wir den neuen Workplace für Einkauf sowie Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung aufgebaut und produktiv gesetzt.
Welle 2 (2024-2025): Controlling und Hauptbuchhaltung
In der zweiten Welle wurden Controlling und Hauptbuchhaltung in den Roll-out aufgenommen. Inhaltlich baute diese Phase auf den Erfahrungen aus Welle 1 auf. Gleichzeitig stiegen die Anforderungen an Prozesssicht, Rollenlogik und Informationsaufbereitung.
Welle 3 (2025): Lager und Logistik
Die dritte Welle adressierte Lager und Logistik. Damit weitete sich der Workplace-Ansatz auf Bereiche aus, in denen Übersicht, Geschwindigkeit und einfache Bedienung besonders wichtig sind. Gleichzeitig schuf der Roll-out hier die Grundlage für weitere Optimierungen entlang operativer Prozesse.
Ergebnisse: Mehr als ein neues Frontend
Der größte Fehler wäre, einen solchen Roll-out nur als Oberflächenprojekt zu sehen. Tatsächlich hat der Kunde deutlich mehr erreicht.
1. Bestehende Transaktionen wurden modernisiert
Vorhandene Prozesse konnten in moderne Arbeitsplätze überführt werden, ohne den SAP-Standard zu modifizieren. Das senkt Risiken und hält die Architektur sauber.
2. Die User Experience wurde spürbar besser
Die Anwender arbeiten heute zielgerichteter, mit klareren Einstiegen und einer Oberfläche, die ihre Aufgaben stärker unterstützt, statt sie auszubremsen. Auch die mobile Nutzbarkeit hat sich deutlich verbessert.
3. Die Architektur ist auf weitere Digitalisierung vorbereitet
Der neue Workplace ist nicht als Endpunkt gedacht, sondern als Plattform für den weiteren Ausbau. Neue Prozesse und Automatisierungen lassen sich deutlich strukturierter anschließen.
4. Cloudbasierte Analysen und Dashboards wurden möglich
Durch die neue Architektur und den standardnahen Aufbau entstanden bessere Voraussetzungen für cloudbasierte Analysen und Dashboards. Das erweitert den Nutzen des Roll-outs über die reine Prozessbearbeitung hinaus.
Fazit: Warum der Workplace-Ansatz den Unterschied macht
Dieses Kundenprojekt zeigt, dass ein erfolgreicher Fiori Roll-out nicht aus möglichst vielen Apps besteht, sondern aus einem klaren Vorgehen und einem Workplace-Ansatz, der sich am Arbeitsalltag der Fachbereiche orientiert. Der schrittweise Roll-out in Wellen hat genau das ermöglicht und aus einer technischen Plattform einen spürbaren Fortschritt für die Nutzer gemacht.
Sie möchten Ihren eigenen Fiori Roll-out strategisch planen oder bestehende Ansätze gezielt verbessern? Dann lassen Sie uns darüber sprechen, wie ein passender Workplace-Ansatz für Ihre Fachbereiche aussehen kann.
FAQ
1. Warum sollte ein Fiori Roll-out in Wellen erfolgen?
Ein Roll-out in Wellen reduziert Komplexität und schafft schneller greifbare Ergebnisse. Sie priorisieren Zielgruppen gezielt, sammeln Erfahrungen aus frühen Go-Lives und übertragen diese direkt auf die nächsten Fachbereiche.
2. Was ist der Unterschied zwischen einzelnen Fiori-Apps und einem Workplace?
Einzelne Apps lösen meist nur punktuelle Aufgaben. Ein Workplace bündelt dagegen alle relevanten Anwendungen, Informationen und Einstiege für eine bestimmte Rolle. Dadurch entsteht ein konsistenter Arbeitskontext statt einer bloßen App-Sammlung.
3. Welche Rolle spielen Usage-Daten beim Workplace Design?
Usage-Daten zeigen, welche Transaktionen im Alltag tatsächlich genutzt werden. Das hilft Ihnen, den künftigen App-Katalog faktenbasiert aufzubauen, Altlasten zu erkennen und den neuen Workplace stärker an realen Nutzungsgewohnheiten auszurichten.
4. Kann ein Fiori Workplace Roll-out ohne Modifikation des SAP-Standards gelingen?
Ja, genau das ist in vielen Fällen ein zentraler Erfolgsfaktor. Wenn Sie standardnah vorgehen, passende SAP-Empfehlungen nutzen und Anforderungen sauber übersetzen, können Sie moderne Arbeitsplätze schaffen, ohne den SAP-Standard unnötig zu verändern.
