SAP Screen Personas: Wann macht ein Einsatz Sinn?
In den letzten Monaten haben wir viele Kundenanfragen zu SAP Screen Personas bekommen. Immer wieder ging es dabei um technische Entwicklerschulungen, eine allgemeine Einführung oder auch eine beratende Abgrenzung zu den anderen verfügbaren UI-Technologien. Kein Wunder, betreibt doch die SAP massives Marketing für die SAP User Experience Strategie und die damit verbundenen Themen SAP Fiori, SAP UI5 und SAP Screen Personas.
Eine große Schwierigkeit ist offenbar die Abgrenzung der verschiedenen Technologien untereinander: Wann bietet mir welche der drei Möglichkeiten den erhofften Benefit? Eine andere Unsicherheit liegt in der Vorgehensweise: Wenn wir SAP Screen Personas einsetzen wollen – wie sieht eigentlich so ein Projekt aus und wo liegen die Erfolgsfaktoren? Die erste Frage möchte ich in diesem Beitrag näher betrachten.
Vorüberlegungen zu SAP Screen Personas
Der erste Eindruck von SAP Screen Personas ist häufig etwas irreführend. In vielen Fällen besteht der wahrgenommene Einsatzzweck von Screen Personas aus der optischen Aufwertung der veralteten SAP GUI Screens. Das kann dieses Tool zwar, aber auf einem ganz konkreten Hintergrund. Dieser lautet nicht: “Ich nehme mir eine beliebige Transaktion unserer Power-User und mache sie hübsch” – etwas überspitzt gesagt.
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie haben einen Power- oder Key-User, der seine Transaktionen der SAP GUI in- und auswendig kennt. Sie beschließen, “ein paar” Transaktionen in SAP Screen Personas aufzuhübschen und diese genannten User sollen diese jetzt wie alle anderen nutzen. Daraus ergeben sich verschiedene Schwierigkeiten bzw. sogar Risiken:
- Wie wird Ihrer Meinung nach die Anwenderakzeptanz aussehen, wenn einige Transaktionen in SAP Screen Personas umgesetzt sind und andere nicht?
- Inwiefern bietet eine solche Umgestaltung einen Vorteil für die tägliche Arbeit?
- Welche Argumente haben Sie, um den entstehenden Aufwand zu begründen?
Sicher merken Sie schon, worauf ich hinaus will – ohne gründliche Vorüberlegungen und einen klaren Anwendungsfall ist ein Einsatz von Screen Personas vertane Liebesmüh. Was sind also die Fragen, die Sie sich im Vorhinein stellen können, um Ihr Projekt zum Erfolg zu bringen?
- Für welche Benutzergruppen im Unternehmen, die täglich eine begrenzte und gleichbleibende Menge an Transaktionen benutzen, ist eine vollständige Umstellung auf SAP Screen Personas denkbar?
- Welche Prozesse haben Sie im Unternehmen, die nur einen Teil der zur Verfügung stehenden Transaktionen benötigen und daher vereinfacht werden können?
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Welche Schritte dieser Prozesse lassen sich automatisieren, weil
- sich vom Benutzer getätigte Eingaben auch im System ermitteln lassen
- bestimmte Werte immer vorbelegt werden können
- oder durch zusätzliche Prüfungen und zusätzliche Informationen die Fehlerhäufigkeit reduziert werden kann?
Anwendungsfälle für SAP Screen Personas
Um Ihnen einen besseren Eindruck von möglichen sinnvollen Einsatzszenarien für SAP Screen Personas zu geben, möchte ich Ihnen gern ein paar Beispiele für Anwendungsfälle geben, in denen SAP Screen Personas glänzen kann und Ihnen einen echten Vorteil bietet:
- Sie haben eine Gruppe von “Gelegenheits-Anwendern”, die sich nicht tagtäglich in der SAP GUI aufhalten. Diese finden sich dort nur schwer zurecht, nutzen nur wenige Transaktionen, von denen Sie nur einen Bruchteil der Möglichkeiten brauchen und arbeiten sonst in anderen Anwendungen, optimalerweise im Web.
- Durch ein Projekt bekommen neue Anwender das Vergnügen, auf SAP umzusteigen. Diese setzen dort vordefinierte Prozesse um und brauchen eine intensive Einarbeitung in die SAP GUI allgemein und die spezifischen Prozesse.
- Einige Ihrer Prozesse sind bereits auf Webanwendungen mit UI5 oder Fiori umgestellt. Darüber hinaus haben Sie aber noch Prozesse, die nur von wenigen Anwendern genutzt werden.
Alle drei Fälle haben einige Dinge gemeinsam. In allen Anwendungsfällen wird durch den Einsatz von SAP Screen Personas ein Medienbruch in der Anwendungslandschaft abgelöst – sie brauchen keinen Wechsel mehr von einer Webanwendung in die SAP GUI, sondern Ihre Anwender können im gleichen Medium (in diesem Fall dem Webbrowser) arbeiten, den sie auch aus dem privaten Bereich bestens kennen. Außerdem betreffen sie eine klar determinierbare Anzahl an Prozessen, die vollständig in SAP Screen Personas abgebildet werden können. Dies ist aus meiner Sicht eine der zentralen Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung von SAP Screen Personas: Sie können klar definieren, welche Anwender welche Prozesse nutzen und können für diese Gruppen von Anwendern die benötigten Prozesse vollständig in Screen Personas modellieren. Eine letzte Gemeinsamkeit ist die eingeschränkt benötigte Funktionalität der verfügbaren Transaktionen.
Ein erfahrener Key-User wird einer Umstellung auf SAP Screen Personas in fast allen Fällen mit Ablehnung begegnen – er navigiert problemlos durch die SAP GUI und genießt das massive Angebot an Funktionen und Informationen, die ihm oder ihr zur Verfügung stehen. Im Gegensatz dazu werden andere Benutzergruppen wie z.B. Sachbearbeiter den Schritt ins Web befürworten – vorausgesetzt, Sie optimieren die verschiedenen Aspekte der täglichen Arbeit: die optische Darstellung, die Menge der Optionen und Eingabefelder entsprechend der tatsächlich benötigten Funktionen und die zusätzliche Erleichterung der täglichen Arbeit durch Automatisierung oder zusätzliche Prüfungen.
Dann liegen die Vorteile auf der Hand:
- Höhere Anwenderakzeptanz durch Erleichtung der täglichen Arbeit
- Verminderung der Fehleranfälligkeit und damit Optimierung der Prozessabläufe
- Verringern der Prozessdurchlaufzeiten durch Automatisierung vorher manuell getätigter Eingaben und Prozessschritte
Dies sind genau die Vorteile, die auch die SAP bewirbt – völlig zurecht. Doch das erzeugte Mindset der Präsentationen stellt die notwendigen Vorüberlegungen nicht in den Mittelpunkt. Wie haben Sie bisher auf SAP Screen Personas und dessen Möglichkeiten geschaut? Was denken Sie jetzt? Ich freue mich auf Ihre Gedanken.
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