SAP MDG

Einsatz- und Nutzenpotential von SAP S/4HANA [E-Book]

Dieses E-Book liefert Antworten auf zentrale Fragen, wie: Welche Erfahrungen haben Unternehmen bereits mit S/4HANA gemacht?

SAP MDG (Master Data Governance) ist ein System für die zentrale Verwaltung von Stammdaten wie Debitoren- oder Kreditorendaten, Businesspartnerdaten, Materialstammdaten oder Finanzdaten. Es ist fest in SAP S/4HANA integriert und ermöglicht den Zugriff von verschiedenen Anwendungen auf die gleichen Datensätze. Weil die Stammdaten durch die zentrale Datenverwaltung nicht mehr in jedes System einzeln eingepflegt werden müssen, vermeiden Unternehmen einen aufwendigen Datenaustausch und doppelt vorhandene Datensätze.

Möglichkeiten der Datenverwaltung

SAP MDG bietet Anwendern verschiedene Möglichkeiten der Datenverwaltung. Verantwortliche können zum Beispiel entscheiden, ob sie ihre Daten zentral einpflegen und auf alle anderen Systeme übertragen lassen wollen. Dabei werden die Stammdaten gegebenenfalls von einem Team beaufsichtigt.

Eine weitere Möglichkeit der Datenverwaltung stellt eine Variante dar, in der die Datensätze zuerst von den verschiedenen Systemen auf SAP MDG abgelegt werden. Das MDG-System überwacht die Stammdaten dann und überträgt Änderungen, die in einer anderen Anwendung vorgenommen wurden, auf alle Systeme. Hierfür ist zwar eine Freigabe der Änderungen notwendig, was unter Umständen zu mehr Aufwand führen kann – Anwender müssen sich bei dieser Variante aber nicht mehr extra an ein Team wenden, das die Daten zentral einpflegt.

Anbindung an alle Systeme

SAP MDG ist in SAP S/4HANA enthalten und muss lediglich aktiviert und eingestellt werden. Die Daten lassen sich sowohl für SAP-Anwendungen als auch über eine umfangreiche API-Schnittstelle für Fremdsysteme zugänglich machen. SAP MDG bietet verschiedene Funktionen, die die Datenverwaltung erleichtern. Hierzu gehört zum Beispiel ein Duplikaten-Check oder die Möglichkeit, Daten erst nach einer Überprüfung für andere Systeme freizugeben.

Wann lohnt sich die Verwendung des MDG-Systems?

SAP MDG lohnt sich vor allem für Unternehmen, die mehrere Systeme im Einsatz haben, die auf die gleichen Stammdaten zugreifen. In einem solchen Fall müssten die Datensätze parallel gepflegt und synchronisiert werden – in der Praxis ist dies jedoch selten der Fall. In der Folge entstehen Redundanzen, die das System unnötig belasten und sogar zu Problemen oder Fehlern führen können, und unvollständige Datensätze, weil zum Beispiel Änderungen nicht in alle Systeme übertragen wurden.

Unternehmen erhalten mit der Einführung von SAP MDG eine hohe Stammdatenqualität. Dies führt einerseits dazu, dass Ressourcen eingespart werden, da die Synchronisation der Daten automatisch erfolgt und andererseits zu weniger Fehlern durch veraltete Daten. Insgesamt profitieren Unternehmen mit SAP MDG von folgenden Vorteilen:

Unternehmen erhalten synchronisierte und einheitliche Daten auf allen Systemen, bei denen Stammdaten benötigt werden.

Die Stammdatenqualität durch die zentrale Verwaltung und Überprüfung auf dem MDG-System wird deutlich verbessert.

Durch Automation und Synchronisierung können Ressourcen gespart werden.

Der Prozess zur Anlage und Änderung von Stammdaten funktioniert automatisiert und wesentlich effizienter, als wenn zum Beispiel eine Excel-Tabelle an verschiedene Verantwortliche geschickt wird, damit diese die darauf befindlichen Daten in die Systeme eintragen.

Die Stammdaten sind unmittelbar nach Anlage und Freigabe auf allen Systemen verfügbar und können sofort für weitere Prozesse verwendet werden.

Einführung von SAP MDG

Verantwortliche müssen für eine erfolgreiche Einführung des Systems einige Dinge beachten. So muss der Prozess zur Stammdatenverwaltung bereits im Vorfeld definiert sein. Auch Personen, die für die Stammdatenverwaltung verantwortlich sind, müssen über die Einführung von SAP MDG und die damit einhergehenden Änderungen informiert werden. Beide Aspekte können bei einer Neueinführung des Systems entscheidend sein: Zum einen sind die bereits vorher verwalteten Stammdaten hierbei eine große Hilfe, zum anderen kann das Knowhow, das Mitarbeiter über Jahre hinweg aufgebaut haben, in den Verwaltungsprozess des MDG-Systems einfließen.

Stammdaten analysieren

Je genauer Verantwortliche ihre Stammdaten im Blick haben, desto einfacher können sie SAP MDG aufbauen. Hierzu müssen sie wissen, welche Stammdaten von allen oder mehreren Systemen zu welchen Zwecken benötigt werden. Um diese Informationen zu erhalten, müssen zuvor meist mehrere Fachabteilungen konsultiert werden.

Stammdatenverwaltung organisieren

Nach der Identifikation der relevanten Daten stellt sich die Frage, wie sie verwaltet werden sollen. SAP MDG bietet hierzu mehrere Möglichkeiten, die mit allen Fachbereichen besprochen werden sollten. Diejenigen Abteilungen, die mit den Daten arbeiten, sollten zum Beispiel gemeinsam entscheiden, ob sie die Stammdatenverwaltung nur noch über SAP MDG organisieren und auf den anderen Systemen unterbinden möchten. Alternativ kann das MDG-System auch lediglich für die Synchronisierung der Stammdaten auf allen Anwendungen sorgen.

Funktionen von SAP MDG

Mit der Einführung von SAP MDG vermeiden Unternehmen nicht nur redundante Datensätze und eine niedrige Datenqualität, sondern profitieren von vielen weiteren Funktionen:

  • Es besteht die Möglichkeit, Objekte zu modellieren und ein individuelles Datenmodell zu erstellen oder ein bestehendes zu erweitern.
  • Anhand definierter Workflows können Stammdatenobjekte verwaltet werden.
  • Mit dem Rule-Based Workflow oder dem SAP Business Workflow können Entwickler eine Prozessmodellierung vornehmen.
  • Automatische Prüfungen der Dateneingabe.
  • Verteilung der Stammdaten auf andere Systeme.
  • Änderungen in den Stammdaten können nachvollzogen werden und sind transparent.

Fazit

Generell sind die Kosten des Mehraufwandes in der Verwaltung und der Fehlerkorrektur bei einer verteilten Datenspeicherung höher, als die Einrichtung eines zentralen Datenverwaltungssystems wie SAP MDG.

Mit der Lösung lässt sich die Stammdatenqualität erheblich steigern. In einem Unternehmen, in dem die gleichen Stammdaten für jede einzelne Anwendung manuell eingegeben werden, kommt es fast zwangsläufig zu Fehlern, zum Beispiel weil Änderungen nicht in alle Systeme eingepflegt werden. SAP MDG ist eine Möglichkeit, solchen Nachteilen entgegenzuwirken. Unternehmen können die Daten zentral im System abspeichern und für verschiedene Systeme zur Verfügung stellen – Änderungen, die zentral vorgenommen werden, werden von den anderen Anwendungen dann ebenfalls übernommen. Eine weitere Möglichkeit der Datenverwaltung stellt die Synchronisation dar, bei der Daten-Änderungen, die in einem System vorgenommen werden, auf alle anderen Systeme übertragen werden.

Um der individuellen IT-Landschaft eines Unternehmens gerecht werden zu können, verfügt SAP MDG über eine umfangreiche API-Schnittstelle. Es können also nicht nur SAP-Anwendungen, sondern auch Fremdsysteme an die zentrale Datenverwaltung angeschlossen werden.

Für die Einführung des MDG-Systems ist es besonders wichtig, dass alle betroffenen Fachabteilungen einbezogen werden. Wurden die Daten eines Unternehmens bis zur Einführung von SAP MDG manuell in jedes System eingepflegt, lässt sich das Knowhow der verschiedenen Fachbereiche auch für die zentrale Datenverwaltung nutzen. Zudem sollten Verantwortliche in Erfahrung bringen, welche Datensätze von mehreren Systemen genutzt werden.

Haben Sie weitere Fragen zu SAP MDG? Gerne beantworten wir Ihr individuelles Anliegen in einem persönlichen Gespräch.

 


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