Einführung von SAP S/4HANA
Je näher das Jahr 2027 rückt, desto mehr steigt auch die Dringlichkeit für SAP-Kunden, auf S/4HANA umzusteigen. Das SAP ERP funktioniert dann zwar noch, aber Support, Lizenzthemen und Updates sind für das ERP nicht mehr gegeben. Da die Migration auf SAP S/4HANA einigen Aufwand für Ihr Unternehmen bedeutet, lohnt es sich, sich bereits jetzt damit zu beschäftigen und entsprechende Vorbereitungen zu treffen.
Wie gut ist Ihr System auf einen Umstieg vorbereitet? Welche Schritte müssen Sie eigentlich absolvieren, um S/4HANA zu implementieren? Und warum überhaupt sollten Sie so einen Aufwand für ein neues System betreiben, wenn Ihr altes doch super funktioniert? In diesem Beitrag beantworte ich Ihnen diese Fragen und möchte Sie somit auf eine erfolgreiche Migration von SAP ERP auf SAP S/4HANA vorbereiten.
Was ich auf keinen Fall möchte, ist Sie angesichts des immer kleiner werdenden Zeitfensters unnötig in Panik zu versetzen. Mit vorausschauender systematischer Planung ist die Umstellung sehr gut umsetzbar und nichts, was Ihnen Kopfschmerzen bereiten muss.
Zur Begriffsklärung: SAP HANA – SAP Cloud Platform – SAP S/4HANA
Zunächst einmal möchte ich die Begriffe, von denen Sie sicherlich schon oft gehört haben, deren Unterschiede und genaue Bedeutung Ihnen aber vielleicht nicht ganz bewusst sind, nochmal definieren.
SAP HANA DB
SAP HANA ist eine Entwicklungsplattform für Softwareanwendungen, die im Kern aus einer In-Memory-Datenbank besteht. Spaltenorientierung bei der Datenspeicherung oder Parallelisierung und Clustering in verschiedenen Ausprägungen gehören zu den Kunstgriffen, die SAP HANA zur Anwendung bringt. Diese Kombination ermöglicht eine Performance, die von bisherigen relationalen Datenbanken nicht leistbar war. Seit SAP ERP 6.0 EHP7 ist die SAP Business Suite in der Lage, SAP HANA DB anstelle einer der bisher eingesetzten Datenbanken (Oracle, DB2, SQL-Server, MaxDb) zu verwenden.
SAP (HANA) Cloud Platform
Obwohl der Begriff HANA beim Platform-as-a-Service-Angebot (PaaS) der SAP schon wieder aus dem Branding entfernt wurde, spielt die SAP Cloud Platform weiterhin eine zentrale Rolle in der Cloudstrategie der SAP. Die umfassend verfügbare, skalierbare Cloud bietet eine sichere Umgebung für SAP-eigene und kundenindividuelle Services.
SAP S/4HANA
Die vierte Generation der SAP Business Suite soll die aktuellen ERP-Releases sowie die anderen Lösungen der Business Suite wie SAP SRM, PLM usw. bis 2027 vollständig ablösen. Das „S“ in S/4HANA steht für „Simple“ und soll als eines der Leitprinzipien der neuen Software für Vereinfachung stehen, die sich beispielsweise in dem vereinfachten Datenmodell als Voraussetzung für schlanke und beschleunigte Geschäftsprozesse widerspiegelt.
Im Tagesgeschäft sowie bei der Umsetzung innovativer Projekte fällt immer häufiger auf, dass das gute alte SAP ERP in die Jahre gekommen und somit in vielerlei Hinsicht nicht mehr zeitgemäß ist. SAP S/4HANA soll moderne Anforderungen wie immer größere Datenmengen oder steigende Anforderungen an Performance meistern.
Was bedeutet SAP S/4HANA für das eigene Unternehmen?
„Never change a running system“ – ein Argument, das, obwohl es in einigen Situationen sicherlich seine Berechtigung hat, in diesem Fall keine Anwendung finden sollte, denn ein Wechsel auf das „SAP der Zukunft“ bietet viele Vorteile für Unternehmen. Zunächst ist hier vor allem allgemeine Performanceverbesserung und Echtzeitdatenverarbeitung zu nennen sowie bessere Bedienbarkeit durch SAP Fiori und Prozessvereinfachung. Zudem erweist sich S/4HANA als zukunftsorientiert, indem es die nötigen Voraussetzungen für Industrie 4.0 und Machine Learning erfüllt.
Notwendige Planung vor der Umstellung
Bevor Sie mit der Migration auf S/4HANA starten, möchte ich Ihnen gerne folgende Fragen stellen, deren Beantwortung Ihnen wichtige Anhaltspunkte bezüglich des Zeitplans, der Vorbereitung und Aufgaben im SAP S/4HANA Projekt liefern können.
SAP oder kein SAP?
Wenn Sie ohnehin überlegen, jetzt oder in Zukunft den Hersteller zu wechseln, könnte nun ein guter Zeitpunkt sein. In diesem Fall kommt sowieso ein größeres Projekt auf Sie zu, das mit viel Aufwand verbunden ist, den Sie dann auch gleich in die Implementierung von S/4HANA investieren könnten.
On-Premises oder Migration in die Cloud?
Die S/4HANA Cloud Edition hat der S/4HANA On-Premises-Lösung gegenüber den Vorteil, dass weder Hardwarebeschaffung noch Installation notwendig sind. Außerdem bietet die Cloud Edition beliebige Skalierbarkeit, Verfügbarkeit und Sicherheit durch spezialisierte Rechenzentren und den Wegfall vieler Administrationsaufgaben.
Migration via Greenfield oder Brownfield?
Brownfield: Das bestehende ERP-System wird unter Beibehaltung aller Daten und Einstellungen konvertiert. Nach unseren Erfahrungen entscheiden sich annähernd 90 % aller Unternehmen für diesen Migrationsweg, weil dies i. d. R. weniger Ressourcen beansprucht.
Greenfield: Das ERP-System wird komplett neu aufgesetzt. Das kann sinnvoll sein, um eine über viele Jahre gestiegene Komplexität durch ein schlankes System abzulösen. Der Greenfield-Ansatz rechnet sich, wenn die Kosten für Betrieb und Wartung des alten Systems zu große geworden sind.
Wie sieht die Roadmap aus?
Bei der Abbildung des Migrationszeitplans sind vor allem Aspekte wie zur Verfügung stehende Ressourcen oder der Aufwand für Vorprojekte relevant. Sie sollten sich diesbezüglich also zum Beispiel fragen, ob für Sie eine Vorwärtsplanung ab heute oder eine Rückwärtsplanung von 2025 sinnvoll ist oder welche Vorarbeiten und -Projekte vorher noch geleistet werden müssen. Nach unseren Erfahrungen werden durchschnittliche SAP-S/4HANA-Projekte eher in zwei Jahren als in einem abgeschlossen.
Was sind die wichtigsten Einflussfaktoren für die Zeitplanung?
Da die Implementierung also wie angesprochen sehr (zeit-)aufwändig ist, empfehle ich Ihnen eine sorgfältige Planung, bei der Sie beispielsweise berücksichtigen sollten, welche anderen laufenden Projekte Ressourcen in Anspruch nehmen und wie viel Zeit und Knowhow die einzelnen Fachbereiche bereitstellen können. Aus den Fachbereichen müssen außerdem Key-User eingebunden werden, die über tiefergehendes Wissen zu den Fachprozessen verfügen. Es ist also sicherzustellen, dass diese Mitarbeiter in dem betreffenden Zeitraum verfügbar sind.
Auch ein geeignetes Change-Management und ausreichend Projekterfahrung im Projektmanagement sind für einen erfolgreichen Umstieg erforderlich.
Abbildung 1 Beispiel für eine Umstellungs-Roadmap
Welche Vorbereitungsprojekte erleichtern den Umstieg?
Das Umstellungsprojekt SAP S/4HANA kann deutlich vereinfacht und entzerrt werden, wenn Teile der Umstellung bereits vorher abgeschlossen werden. Dadurch wird die Umstellung weniger komplex und bindet weniger Ressourcen.
Zu den Vorbereitungsprojekten gehören insbesondere:
HANA-Datenbank
Im aktuellen SAP-ERP-System wird die bisher eingesetzte Datenbank durch die HANA-In-Memory-Datenbank mit wesentlich größerem Hauptspeicher ausgetauscht. Das konvertierte „SAP ERP on HANA“ ist ein wichtiger Teilschritt im Brownfield-Migrationskonzept.
CVI – zentraler Geschäftspartner
Durch die Einführung des „zentralen Geschäftspartners“ werden alle Kreditoren und Debitoren auf das neue zentrale Datenmodell „Geschäftspartner“ umgestellt. Der Synchronisierungsmechanismus der Customer Vendor Integration (CVI) setzt allerdings eine hohe Stammdatenqualität voraus.
Neues Hauptbuch
Das unter SAP S/4HANA verbindliche neue Hauptbuch basiert auf einer neuen Buchhaltungslogik und erfordert eine fachliche Reorganisation der Anlagenbuchhaltung. Das Projekt vergrößert sich, wenn gleichzeitig auch ein neuer Kontenplan eingeführt werden soll.
CCS-Konditions-Kontraktmanagement
Das neue Kontraktmanagement ersetzt den alten SAP-Bonus und vereinfacht die Organisation komplexer Bonusregelungen.
HCM Personalmanagement
Entgegen vorheriger Ankündigung wird SAP HCM doch ab 2022 in S/4HANA integriert, sodass hier keine Umstellung erforderlich wird.
Abbildung 2 Überblick S/4HANA-Migration
Für weitere Informationen empfehle ich Ihnen unseren Blogbeitrag zum Thema „SAP S/4HANA – Was Sie jetzt schon tun können“.
SAP S/4HANA-Migration – Die Umsetzung
Nach all der Vorarbeit und Planung geht es dann endlich an die Umsetzung. Die Migration erfolgt in vier Schritten: Bereitstellung, Realisierung, Cut Over und Go-live, die in weiten Teilen parallel stattfinden. Beim Cut Over werden die Daten aus dem Altsystem in das neue Produktivsystem übernommen, damit beim Go-live alle Elemente umgestellt und das neue System in Betrieb genommen werden kann. Um sicherzustellen, dass nach der Umstellung auf S/4HANA nicht nur technisch alles einwandfrei funktioniert, bieten sich Mitarbeiterschulungen an.
Fazit
Die Umstellung von SAP ERP auf SAP S/4HANA ist wegen des damit verbundenen Aufwands häufig negativ konnotiert. Dank einer umfangreichen Best Practice ist dieses Projekt aber gut und ohne Kopfschmerzen umsetzbar. Außerdem können sich viele Vorteile für Ihr Unternehmen ergeben, ist der Schritt erst einmal gewagt. Die gesamte Lösung ist „simpler“ und zeitgemäßer, Prozesse effizienter und schneller.
Wenn Sie nun nicht mehr länger warten möchten und in Bezug auf Ihr ERP-System den Schritt in Richtung Zukunft gehen möchten, indem Sie auf S/4HANA umrüsten, sprechen Sie mich gerne direkt an. Zudem möchte ich Ihnen gerne unser ausführliches E-Book zu dem Thema „Einführung von SAP S/4HANA“ empfehlen, in dem ich im Detail auf die einzelnen Schritte einer S/4HANA-Einführung sowie auf weitere Vorprojekte eingehe.
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