S/4HANA-Migration: Die 6 wichtigsten Vorprojekte zur erfolgreichen Umsetzung
Die Migration auf SAP S/4HANA ist für viele Unternehmen angesichts des Wartungsende von SAP ERP unerlässlich und ein großer Schritt in Richtung Zukunft. Doch bevor das eigentliche S/4HANA-Migrationsprojekt beginnen kann, sollten Sie Ihre IT-Systeme möglichst gut auf die Migration vorbereiten. Im Folgenden stelle ich Ihnen sechs Vorprojekte vor, mit denen Sie Ihre IT-Systeme fit für die S/4HANA-Migration machen.
Das Wichtigste im Überblick
- Eine klare Roadmap und ein gründlicher Readiness Check sind essenziell für den Erfolg einer S/4HANA-Migration, indem sie die Ziele definieren und wichtige Entscheidungen vorbereiten.
- Vorprojekte wie die Umstellung auf die HANA-Datenbank, die Einführung des zentralen Geschäftspartners (CVI) und die Archivierung reduzieren Komplexität und verbessern die Datenkonsistenz.
- Das neue Hauptbuch und die Implementierung von Adobe Forms optimieren die Finanzbuchhaltung und Formularverwaltung, wodurch Kosten gesenkt und die Systemleistung verbessert werden.
- Eine gut durchdachte Planung und Durchführung dieser Vorprojekte erleichtern den Übergang zu S/4HANA und machen die eigentliche Migration effizienter.
1. Roadmap & Readiness Check: Grundstein für die S/4HANA-Migration legen
Eine klare Roadmap und ein gründlicher Readiness Check sind die ersten Schritte jeder erfolgreichen S/4HANA-Migration.
Die Roadmap dient dazu, Ziele zu definieren, Grundsatzentscheidungen zu treffen und alle Beteiligten ins Boot zu holen. Hier werden auch wichtige Entscheidungen zum zukünftigen Betriebsmodell (z. B. Public Cloud, Private Cloud, Managed Hosting oder eigenes Rechenzentrum) getroffen. Auch sollte das Projektteam prüfen, ob das Produktpaket ,,RISE with SAP“ eine Option für das Unternehmen darstellt.
Der Readiness Check wiederum ist eine detaillierte Analyse des bestehenden SAP ERP-Systems. Hier wird geklärt, welche Funktionen und Schnittstellen weiterhin benötigt werden, ob individueller Z-Code funktioniert und welche Anpassungen für die Migration erforderlich sind.
Beide Schritte erfordern jeweils etwa 2 bis 10 Tage Aufwand und bilden die Grundlage für Budget und Projektplan. Wichtig ist, dass die Roadmap kontinuierlich weiterentwickelt und von einem Kernteam unter Einbeziehung des Managements geprüft wird.
2. HANA-Datenbank: technische Basis schaffen
Die Umstellung des SAP ERP-Systems auf die HANA-Datenbank ist ein optionales, aber empfehlenswertes Vorprojekt. Dieser Schritt reduziert nicht nur die Komplexität des Hauptprojekts. Er gibt Unternehmen außerdem die Möglichkeit, die Daten schon auf die HANA-DB zu migrieren, sodass diese Aufgabe beim Hauptprojekt wegfällt. Die Implementierung der HANA-DB ist ein SAP-Basis-Projekt und erfordert etwa 10 bis 20 Tage Aufwand. Involviert sind das Kernteam und das SAP-Basis-Team, die gemeinsam entscheiden, ob und wann die Umstellung erfolgen soll.
3. CVI – Zentrale Geschäftspartner: Konsolidierung der Stammdaten
Ein weiteres essenzielles Vorprojekt ist die Umstellung auf den zentralen Geschäftspartner (Customer Vendor Integration, kurz CVI). In S/4HANA werden Kunden- und Lieferantendaten nicht mehr separat verwaltet, sondern in einem einzigen Geschäftspartnerstammsatz zusammengeführt. Damit dies gelingt, müssen die Stammdaten im Vorfeld auf Konsistenz geprüft und eventuelle Inkonsistenzen bereinigt werden. Dieses Vorprojekt ist ein “Muss” und sollte idealerweise noch vor der ersten Testmigration abgeschlossen sein. Der Aufwand variiert zwischen 20 und 50 Tagen, wobei sowohl das Kernteam als auch Stammdatenexperten beteiligt sind.
4. Hauptbuch: alte Lösung übernehmen oder modernisieren?
Unternehmen stehen bei der S/4HANA-Einführung vor der Wahl: Soll das alte Hauptbuch unverändert übernommen werden oder ist ein neues, innovatives Hauptbuch mit erweiterten Funktionen notwendig? Das neue Hauptbuch kann bereits im bestehenden SAP ERP-System implementiert werden und bietet erweiterte Funktionen, die auf die Anforderungen des Handelsgesetzbuches abgestimmt sind.
Entscheidet man sich für Neuerungen ohne Vorprojekt, kann dies zu erheblichen Aufwänden im Hauptprojekt führen. Daher ist es ratsam, bereits frühzeitig eine Entscheidung zu treffen und entsprechend in der Roadmap zu planen. Der Aufwand für dieses Vorprojekt ist sehr individuell und hängt stark vom Rechnungswesen und den geplanten Änderungen ab.
5. Archivierung: Datenmengen reduzieren und Migration optimieren
Die Archivierung reduziert die Datenmenge im SAP-System, was die Kosten und den Aufwand der S/4HANA-Migration erheblich senkt. Durch die Archivierung von Belegen und anderen Daten können Unternehmen ihre Systeme schlank halten und die Performance verbessern. Dieses Vorprojekt kann schon vor der Umstellung auf die HANA-DB beginnen und zieht sich oft über 6 bis 12 Monate. Alle relevanten Fachbereiche müssen in die Planung einbezogen werden, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Daten verloren gehen.
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6. Adobe Forms: effiziente Formularverwaltung zur Kostensenkung
Adobe Forms stellt eine moderne Lösung zur Formularverwaltung dar und bietet gegenüber älteren Technologien deutliche Vorteile in der Geschwindigkeit und Wartung. Die Implementierung kann bereits im SAP ERP erfolgen und die so entwickelten Formulare können ohne Anpassungen in S/4HANA weiterverwendet werden. Dieses Innovationsprojekt reduziert die Wartungskosten und trägt zur langfristigen Kostenreduktion bei. Der Aufwand für Adobe Forms ist individuell und kann je nach Bedarf kleinschrittig oder in einem großen Schritt umgesetzt werden. Beteiligt sind die IT-Abteilung und die Fachbereiche, die mit Formularen arbeiten.
Mit den richtigen Vorprojekten zur erfolgreichen S/4HANA-Migration
Die Roadmap und der Readiness Check legen den Grundstein für das Projekt und bieten eine klare Orientierung für die nächsten Schritte. Die HANA-Datenbank und die zentralen Geschäftspartner schaffen die technische Basis und verbessern die Datenkonsistenz. Das neue Hauptbuch, die Archivierung und Adobe Forms helfen, Kosten zu senken und das System zu optimieren.
Eine gut durchdachte Planung, Entscheidung und Durchführung der genannten Vorprojekte erleichtern den Übergang zu S/4HANA. Für Unternehmen ist es wichtig, differenzieren zu können, welche der Vorprojekte für sie essenziell sind. Die Entscheidung sollten Sie deutlich vor dem Hauptprojekt treffen und in der Roadmap verankern.
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FAQ
Warum sind Vorprojekte wichtig für eine S/4HANA-Migration?
Vorprojekte helfen, den Umfang und die Komplexität des Hauptprojekts zu reduzieren. Sie bereiten technische Grundlagen vor, verbessern die Datenkonsistenz und schaffen eine klare Orientierung durch eine Roadmap. Dadurch wird die eigentliche Migration effizienter und weniger fehleranfällig.
Was ist der Zweck eines Readiness Checks?
Ein Readiness Check analysiert das bestehende SAP ERP-System, um Funktionen, Schnittstellen und Anpassungen zu identifizieren, die für die Migration relevant sind. Dies hilft, die Anforderungen für S/4HANA zu definieren und das Projekt realistisch zu planen.
Welche Vorteile bietet die Umstellung auf die HANA-Datenbank vor der Migration?
Die Umstellung auf die HANA-Datenbank reduziert die Komplexität des Hauptprojekts und gibt Unternehmen die Möglichkeit, Daten vorab zu migrieren. Dadurch wird die eigentliche Migration entlastet und die Performance verbessert.
Warum ist die Einführung des zentralen Geschäftspartners (CVI) essenziell?
In S/4HANA werden Kunden- und Lieferantendaten in einem einzigen Geschäftspartnerstammsatz zusammengeführt. Die Umstellung auf den zentralen Geschäftspartner stellt sicher, dass Stammdaten konsistent sind, und sollte vor der ersten Testmigration abgeschlossen sein.
Welche Rolle spielt die Archivierung bei der S/4HANA-Migration?
Die Archivierung reduziert die Datenmenge im System, was die Kosten und den Aufwand für die Migration senkt. Gleichzeitig bleibt die Systemperformance erhalten. Dieses Vorprojekt kann frühzeitig gestartet und parallel zur HANA-Datenbankmigration durchgeführt werden.
