Home-Office Reloaded: Mein besseres Setting für Remote-Workshops
Im März diesen Jahres ging es in den ersten Corona-Lockdown und das Thema Remote-Arbeit bekam eine größere Bedeutung in vielen IT-Projekten. So auch bei mir und den SAP S/4HANA-Projekten mit der mindsquare. Damals hatte ich in diesem Blogbeitrag mein Home-Office Setting vorgestellt – dazu hat es nach fast einem Jahr überwiegender Heimarbeit inzwischen einige Erweiterungen und Updates gegeben.
Per Remote-Login auf SAP-Systemen zu arbeiten stellt in der Regel kein Problem dar, Telefonate und kleinere Videokonferenzen sind für uns und unsere Kunden zur Routine geworden. Spannend und für alle Beteiligten herausfordernd wird es beim Thema Schulungen und Workshops.
Video ist persönlicher
Ich bin ein großer Fan der Videoübertragung geworden. Sofern das Netzwerk es hergibt, wünsche ich mir eingeschaltete Kameras. Der persönliche Eindruck stellt eine angenehmere Atmosphäre her und ist ein Baustein für ein gegenseitiges Verständnis. Ich habe dazu meine eingebaute Notebook-Kamera ausgeschaltet und eine neue Webcam auf dem Hauptbildschirm platziert, um besser direkt in die Kamera sprechen zu können.
Viel Bildschirm hilft viel
Auch wenn es auf dem Schreibtisch ein wenig überladen wirkt, so hat es bei online durchgeführten Präsentationen und Workshops viele Vorteile, drei Bildschirme parallel zu nutzen. Der primäre Bildschirm wird geteilt und enthält standardmäßig die aktuell präsentierte Folie. Bildschirm 2 zeigt die PowerPoint-Präsentationsansicht mit hilfreichen Informationen für den Dozenten: Vorschau auf die nächste Folie, Foliennotizen, verschiedene Präsentationswerkzeuge usw. Bildschirm 3 ist vor allem für die Videos der übrigen Teilnehmer reserviert. Gerade hier liegt der Vorteil im 3-Screen-Mode: Die Videos geraten sonst schnell in den Hintergrund und das wichtige optische Feedback von den Zuhörern geht verloren. Außerdem können das technische „Handheben“ und Kommentare im Chat leichter bemerkt werden. Ich habe also in den zweiten externen Bildschirm investiert.
So sah mein Arbeitsplatz noch im März aus.
Live-Zeichnen
Als Ersatz für Flipchart und Whiteboards zeichne ich in Onlineworkshops auf dem Tablet. Dazu nutze ich weiterhin OneNote aus Microsoft Office, indem ich auf dem Tablet zeichne und die Seite parallel auf dem Hauptbildschirm für alle freigebe. In der Praxis sind zwei Alternativen hinzugekommen: Einerseits direkt in der PowerPoint-Folie für weitere Illustrationen zu zeichnen, andererseits nutze ich immer häufiger Visio, um live auf dem geteilten Bildschirm eine Grafik zu entwickeln. Das kommt besonders bei einer gemeinsamen Diskussion und Erarbeitung vor.
Ich habe auch mit speziellen kollaborativen Tools wie Sketchboard experimentiert. In der Praxis hat sich für mich gezeigt: Das gleichzeitige Ändern in der gleichen Grafik durch mehrere Meetingteilnehmer ist nicht einfach zu koordinieren und am Ende nicht praktikabel.
Spezielle Online-Regeln
Die technischen Tools sind inzwischen weitgehend austauschbar. Ich nutze primär Microsoft Teams und Zoom, aber auch die anderen Programme für Online-Meetings am Markt reichen in der Regel aus. Zum Lieblingsfeature gerade in Schulungen ist die Möglichkeit geworden, sogenannte Breakout-Sessions zu definieren. Darin können sich kleinere Arbeitsgruppen für eine definierte Zeit getrennt besprechen und dann wieder ins Plenum zurückkehren.
Abschließend meine Top-Erfahrung für Remote-Workshops: Mehr Zeit einplanen! Im Vergleich zu Präsenzmeetings müssen unbedingt mehr Pausen gemacht werden – ich gehe von einer Unterbrechung pro Stunde aus. Außerdem schafft man weniger Stoff bzw. Ergebnisse (was auch immer der Grund dafür ist).
Als eine Konsequenz organisiere ich inzwischen häufiger geteilte Termine: Was früher ein Tagesworkshop war, läuft jetzt häufiger als zweifacher Halbtagstermin. Das passt nicht nur oft besser in die Terminkalender der Teilnehmer, nach meiner Erfahrung sind durch die Möglichkeit der Erholung und des Nachdenkens dazwischen die Ergebnisse unter dem Strich auch besser.
Gesundheit im Lockdown
Kekse, ausreichend Kaffee und Earl Grey sind natürlich nach wie vor Grundvoraussetzung für einen guten Home-Office-Tag. Als persönliche Belohnung habe ich mir einen elektrisch höhenverstellbaren Schreibtisch geleistet. Das sorgt bei Workshops und Webinaren für mehr Präsenz und auch langfristig bestimmt für einen entspannteren Rücken.
