Erweiterungen im Universal Journal
Das Universal Journal ist das Herzstück der Neuerungen, die Sie mit S/4HANA Finance erwarten. Schon in früheren Beiträgen haben wir Ihnen berichtet, warum es eigentlich eingeführt wurde, und wie die Felder einer einzigen Tabelle zu Ihrer "Single Source of Truth" werden. Doch was, wenn diese nicht ausreicht? In diesem Blogbeitrag reden wir über Erweiterungen im Universal Journal.
SAP ERP Financials – robust. Rigide?
Wenn wir die Komponenten aus FI und CO beschreiben wollen, lassen sich diese mit dem Worten robust zusammenfassen. Diese Robustheit hat aber ihren Preis. Wenn Sie bereits an dem Punkt waren, das Datenmodell um neue Felder erweitern zu wollen, kennen Sie das. In SAP ERP Erweiterungen vorzunehmen ist nicht einfach. Nun kann es aber sein, dass für konkrete Geschäftsprozesse spezielle Felder notwendig sind, die der Standard nicht hergibt. Das führt häufig dazu, dass Unternehmen sich darauf beschränken, Felder zu nutzen, die zwar nicht passen, aber ihren Anforderungen am nächsten kommen. So kann es passieren, dass beispielsweise Boote im System plötzlich als Wasserpflanzen repräsentiert werden, die an Landpflanzen (aka Abladestationen) liefern. Aber warum sind Erweiterungen im Universal Journal anders?
Der Ausbruch aus alten und komplexen Strukturen
Werfen wir zunächst einen Blick auf die Strukturen in SAP ERP Financials. Zu jeder FI-Applikation gibt es dedizierte Tabellen für Einzelposten. Dazu gibt es zu den Belegpositionen zusätzlich Summentabellen, die die Informationen aus den Tabellen für Einzelposten je nach Periode zusammenfassen. Nun kommt es aber auch regelmäßig vor, dass Felder in den Einzelposten vorhanden sind, nicht aber in den Summentabellen. Die Erweiterung von Einzeltabellen setzt also tieferes Wissen voraus, wie Einzelpostentabellen und Summentabellen interagieren. Wie wir bereits berichtet haben, kombiniert das Universal Journal alle Tabellen für Einzelposten. Summentabellen fallen komplett weg. Das heißt, dass Erweiterungen im Universal Journal sich auf eine Tabelle beschränken.
Abbildung 1: Erweiterungen im Universal Journal
Eigene Felder hinzufügen
Mit dem Universal Journal haben wir zwei Möglichkeiten, vorhandene Felder mit neuen zu ergänzen. Möglichkeit eins kennen Sie wahrscheinlich schon. Dabei handelt es sich um Kontierungsblöcke. Schon in SAP ERP ist es möglich, einen Kontierungsblock zu nutzen. Wenn Sie solche in Ihrem SAP ERP haben und die Daten auf ein S/4HANA-System übertragen, werden auch diese mittransportiert. In S/4HANA wird empfohlen, Kontierungsblöcke vor allem für Felder zu nutzen, deren Daten von Anwendern eingegeben werden, z. B. bei der Rechnungserstellung. Möglichkeit zwei ist die Erweiterung im Universal Journal innerhalb der ACDOCA. Diese zusätzlichen Felder (engl. “Journal Entry Item”) werden immer abhängig von anderen Feldern oder Attributen in den Stammdaten abgeleitet und gefüllt. In Abbildung 1 sind die zwei Möglichkeiten dargestellt.
Eine Neuerung von vielen
Erweiterungen im Universal Journal sind nur ein Thema von vielen, mit denen wir uns und Sie sich beschäftigen müssen, wenn wir über einen Schritt zu S/4HANA nachdenken. Wie relevant die jeweiligen Themen sind, hängt davon ab, wie Ihre SAP-System-Landschaft aussieht. Nicht alle Themen sind gleich relevant, einige können bei genauem Hinsehen besondere Bedeutung erlangen. Gerne helfen wir Ihnen beispielsweise in einem S/4HANA Feature Workshop damit weiter. Oder haben sie weiterführende Fragen? Kommen sie einfach auf uns zu!
