Paypal und Co. – Zahlungen in SAP importieren
Die Kasse als die zentrale Verbuchungsstelle von eingehenden Zahlungen haben wir schon weit hinter uns gelassen. Doch die heutige Vielzahl an Zahlungsmöglichkeiten für die Kunden stellt Unternehmen zunehmend vor Herausforderungen. Eine davon: Wie können Zahlungen, die über Paypal, Apple Pay, Google Pay, Postpay, Paydirect etc. eingehen, im SAP-System zusammengeführt werden? Wie können Sie mit geringem Aufwand Zahlungen in SAP importieren? In diesem Blogbeitrag möchte ich Ihnen Ihre Möglichkeiten aufzeigen, das technisch umzusetzen.
Demo: Zahlungen in SAP importieren
In einer kostenlosen Demo zu dem Thema Zahlungen in SAP importieren zeige ich Ihnen gerne live wie Sie, mit verschiedenen Möglichkeiten, FI-Belege in das SAP-System integrieren. Ich stehe Ihnen dabei stets zu Fragen zur Verfügung.
FI-Belege – Viele Quellen, ein Ziel
Mit der Digitalisierung und der Nutzung von mobilen Geräten erfolgen immer mehr Zahlungen digital. Hier eine Zahlung mit der Smartwatch an der Kasse, dort ein fixer Geldtransfer per Knopfdruck über Paypal. Diese schnellen und einfachen Zahlungsmöglichkeiten erleichtern jedem Kunden das Bezahlen und erhöhen für Unternehmen potentiell die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden bei Ihnen einkaufen. Am Ende des Monats ergibt sich dann für Sie eine Excel-Tabelle mit der Aufschlüsselung aller Geldeingänge.
Als Besitzer eines SAP-Systems wollen Sie aber, dass diese zentral dort verbucht werden. Eine Option: Ihr Sachbearbeiter kann manuell Zahlungen in das System importieren. Das ist allerdings aufwändig, fehleranfällig und nebenbei auch noch sehr teuer. Ihre Alternative: Sie können die Daten massenhaft ins System übertragen. Dafür bietet das SAP-System verschiedene Möglichkeiten, die ich Ihnen einmal hier zusammenfasse:
Möglichkeit 1: FI-Belege über die Transaktion LSMW einlesen
Die Legacy System Migration Workbench (LSMW) ist eine Möglichkeit, aus Alt- oder Fremdsystemen Zahlungen in SAP zu importieren. Im Wesentlichen können Sie mit der LSMW eine Transaktion wählen, die Sie massenhaft ausführen möchten. Dabei können Sie Feldwerte definieren, die für jeden FI-Beleg gleich sein sollen. Die anderen Felder werden dynamisch aus den Daten Ihrer CSV-Datei gelesen. Somit wiederholt sich die Transaktion immer wieder und Sie können Ihre Belege z. B. über die FB01 nacheinander einlesen. Die Einrichtung ist leider alles andere als intuitiv und mühselig umzusetzen. Ein Vorteil: Sie bekommen am Ende eine Batch-Mappe, die Sie auch manuell durcharbeiten können, um so das Ergebnis zu überprüfen.
Bearbeitung des Field-Mappings in der LSMW
Möglichkeit 2: Direct-Input über BAPI_ACC_DOCUMENT_POST
Diese Möglichkeit lässt sich ausschließlich durch Programmierung umsetzen. Damit können Sie die Verarbeitung Ihrer Daten von Grund auf selbst programmieren und Buchungen für Zahlungen direkt im System vornehmen. Das gibt in der Erstellung des Programms große Freiheiten.
Dieser Ansatz, Zahlungen in SAP zu importieren, hat jedoch ein Problem, das entscheidend sein kann: Der Buchhalter möchte vielleicht nicht auf seine gewohnte Umgebung verzichten. Er möchte in der gewohnten Transaktion kontrollieren, welche Daten verbucht werden. Zudem ist der Entwicklungsaufwand geringer und somit die Lösung günstiger. Das bringt uns zu der folgenden Option:
Möglichkeit 3: Batch-Input-Mappe mit einem Klick
Eine Möglichkeit, Zahlungen in SAP zu importieren und dabei die zwei oben genannten Ansätze zu kombinieren, bietet das SAP-Programm RFBIBL00. Mit unserem darauf basierenden SAP Zahlungsimporter bieten wir Ihnen einen einfachen Weg, massenhaft Zahlungen ins SAP-System zu importieren. Sie wählen dazu einfach Ihre Excel-Datei aus. Die Extraktion der Daten erfolgt automatisch ohne weiteres Zutun.
Oberfläche unseres Beleg-Importers
Daraufhin erstellt das Programm eine Batch-Input-Mappe. Diese können Sie dann wie gewohnt nach eigenem Belieben sichtbar oder im Hintergrund abspielen. Damit haben Sie auch die volle Kontrolle darüber, wann welche Daten im System landen. Sie haben außerdem die Möglichkeit, die Eingaben zu prüfen und im Zweifel Änderungen vorzunehmen.
Gewohnte Oberfläche der FB01 bei sichtbarem Abspielen – Felder werden automatisch gefüllt.
Damit können wir Ihnen eine kostengünstige Lösung bieten, die zum einen sehr einfach in der Handhabung ist, zum anderen die Ihnen gewohnten Transaktionen nutzt. Damit kombiniert sie die Einfachheit einer Eigenentwicklung mit den Vorteilen einer Batch-Mappe. Anhand derer können Sie die einzelnen Buchungen kontrollieren oder automatisiert abspielen lassen.
Viele Wege zum Ziel
Wollen Sie Zahlungen in SAP importieren, haben Sie verschiedene Möglichkeiten. Mit unserem genannten Programm bieten wir Ihnen eine einfache Lösung, mit der Sie Buchungen mit geringem Aufwand und in gewohnter Umgebung einspielen können. Haben Sie weitere Fragen zu unserem Tool oder weiterführende Fragen? Kommen Sie gerne auf uns zu, wir freuen uns darauf, für Sie eine Lösung zu finden.
