Verkürzte Lieferzeiten und geringere Bestellfehlerquoten durch EDI
Die Abkürzung „EDI“ steht für Electronic Data Interchange, also elektronischen Datenaustausch. EDI setzt Prozesse elektronisch um, die bisher über Papier, Telefon oder Mail abgewickelt werden. Darin verbirgt sich großes Potenzial für Ihre Abläufe.
Vielleicht kennen Sie das aus der gelebten Praxis: Ein Kunde Herr Friedrich bestellt bei Ihnen Ware und Sie legen zum Kundenauftrag eine Bestellung an. Die Bestellung wird als PDF per Mail an den Lieferanten übertragen. Frau Maier bearbeitet die Mail mit Verzögerung kurz vor Feierabend und erstellt eine Kommissionieranweisung für das Lager, um die bestellte Ware zusammenzustellen. Gleichzeitig schickt sie eine Bestellbestätigung an den Kunden.
Das Lager bekommt am nächsten Morgen die aktuellen Anweisungen und beginnt die Abarbeitung. Aufgrund der internen Abläufe schicken die Mitarbeiter die Lieferung erst am Folgetag losgeschickt – Sie mussten den Lieferschein noch erstellen. Der LKW fährt bei Ihnen auf den Hof und der Fahrer geht mit dem Lieferschein ins Büro, wo Herr Müller ihn mit der ursprünglichen Bestellung abgleicht. Sie stellen Differenzen fest, die Herr Müller händisch erfassen muss. Erst dann kann der Fahrer den LKW entladen und die Ware gelangt in den Wareneingang. Und bis hierhin hat Hr. Friedrich als Kunde seine Ware immer noch nicht erhalten.
Manuelle Prozesse brauchen Zeit und verursachen Fehler
Es fällt also auf, dass der Prozess recht holprig läuft. Frau Maier kann empfangene Bestellungen nur eine nach der anderen bearbeiten. Dazu muss sie zusätzliche Belege und Anweisungen erstellen, damit die Folgeprozesse anlaufen. Das kostet Zeit und in betrieblicher Hektik kann es zu Fehlern kommen – eine falsch übertragene Adresse, eine falsche Mengeneinheit oder einfach eine falsche Menge einer Positoin führen zu ungewollten Stolpersteinen in den Abläufen.
Auch der zeitliche Ablauf ist stark gestreckt: von der Bestellung über die Bearbeitung, die Kommissionierung bis zur Lieferung können mehrere Tage vergehen. Das ist stark davon abhängig, wann welcher Bearbeiter sich dem Vorgang zuwenden kann.
Reduktion von Fehlern und Zeit durch EDI
Stellen Sie sich vor, der Prozess würde stattdessen folgendermaßen ablaufen:
- Den Auftrag von Herrn Friedrich erfassen Sie im System und lösen dazu eine Bestellung bei Ihrem Lieferanten aus.
- Die Bestellung wird direkt elektronisch an Ihren Lieferanten übermittelt und dort automatisch im System erfasst.
- Das System prüft die Lagerbestände und legt sofort einen Kommissionierauftrag an, den die Lageristen sofort in ihrer Auftragsliste zu sehen bekommen.
- Gleichzeitig wird schon ein Lieferschein vorerfasst, der bei Abschluss der Kommissionierung sowohl für den Fahrer (ausgedruckt oder elektronisch) des LKWs bereitsteht, als auch umgehend elektronisch an Sie übermittelt wird.
- Ihr System gleicht den Lieferschein mit der Bestellung ab und kann dazu eine entsprechende Anlieferung anlegen, die für den Wareneingang genutzt werden kann.
Dieser Ablauf ist nicht utopisch, ganz im Gegenteil. Viele Unternehmen nutzen EDI bereits auf diese Art. Und das ist nur ein Beispiel – auch andere Abläufe wie Rechnungsverarbeitung, Frachtbriefe usw. können auf diese Art umgesetzt werden. Der elektronische Prozess und Datenaustausch bringt viele Vorteile mit sich:
- Durch die elektronische Verarbeitung geht die Fehlerquote beim Abgleich von Daten und der Anlage von Folgebelegen gegen null.
- Die Abläufe sind unabhängig von personellen Ressourcen – Frau Maier kann eine Woche ausfallen und trotzdem laufen die Standard-Prozesse weiter.
- Es kommt nicht zu Zeitverzögerungen bei der elektronischen Verarbeitung.
EDI-Potenzial in Zahlen
Um die eben genannten Vorteile mit ein paar Zahlen zu untermauern, haben Institutionen der EU und der GS1 UK Untersuchungen durchgeführt und dabei folgende Erkenntnisse gewonnen:
- Ein Papierprozess mit normalerweise 5 Tagen Dauer lässt sich mit EDI auf unter eine Stunde verkürzen (Stichwort „same day delivery“).
- Etwa 5 % der Belegdaten bei Papierprozessen (untersucht am Beispiel von Rechnungen) sind ungenau und führen zu Reibungen in den Abläufen.
- Schätzungen aus diesen Untersuchungen legen nahe, dass EDI für eine 30 % schneller Lieferzeit bei einem Drittel der Kosten eines manuellen Prozesses sorgt.
- Durch verkürzte Bearbeitungszeiten verringert sich der vorgehaltene Bestand um durchschnittlich 10 %.
Zudem ergeben sich durch EDI Vorteile bei der Nutzung von besseren Zahlungsbedingungen, ein besserer Cash Flow durch kürzere Zeiten zwischen Bestellung und Zahlung und weniger Reklamationen und Nachbearbeitungen.
Nicht nur für Sie als Unternehmen, auch Ihre Geschäftspartner können von diesen Vorteilen profitieren. Ein gemeinsames Projekt dieser Art stärkt die Geschäftsbeziehung und bringt Ihnen eine Win-Win-Situation – und damit auch Ihren Kunden.
Noch Fragen?
Haben Sie noch Fragen zu EDI Schnittstellen in SAP oder zu dessen Umsetzung in Ihrem Unternehmen? Melden Sie sich gerne bei uns. In einem unverbindlichen Gespräch klären wir Ihr Anliegen. Ich freue mich auf Ihren Kontakt!
