Grundlagen der EDI-Schnittstellen: Einführung in die elektronische Datenübertragung
Viele Unternehmen verlassen sich noch immer auf Papierdokumente für die Kommunikation mit Geschäftspartnern, was oft zu hybriden Systemen führt, in denen manuelle Dateneingaben durch Mitarbeiter und Papierdokumente den Datentransfer komplex und schwerfällig machen. EDI, oder Electronic Data Interchange, stellt in diesem Kontext eine effiziente Lösung dar. EDI-Schnittstellen ermöglichen den automatisierten Austausch von Geschäftsdokumenten in einem standardisierten Format, was manuelle Eingriffe reduziert und die Transaktionsgeschwindigkeit erheblich steigert. In diesem Beitrag erfahren Sie das Wichtigste zu EDI-Schnittstellen.
Was ist eine EDI-Schnittstelle?
Eine EDI-Schnittstelle (Electronic Data Interchange) ist ein System oder eine Softwarelösung, die den automatisierten Austausch von Geschäftsdokumenten in einem standardisierten elektronischen Format zwischen Geschäftspartnern ermöglicht. Dies umfasst häufig Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine und viele weitere Arten von Geschäftsdaten. Einen ausführlicheren Überblick über EDI haben wir Ihnen bereits zusammengestellt.
Wie funktioniert eine EDI-Schnittstelle?
Eine EDI-Schnittstelle kann auf unterschiedlichen Wegen eingerichtet werden: via Internet, durch direkte System-zu-System-Verbindungen oder über dedizierte EDI-Netzwerke. Der Datentransfer zwischen Sender und Empfänger basiert dabei auf drei wesentlichen Elementen: Konnektivität, Konvertierung und Kommunikation.
Bei der Konnektivität geht es darum, dass beide Parteien sich auf ein einheitliches und strukturiertes Datenformat, bspw. EDIFACT oder XML, einigen, welches für die gesamte Kommunikation über die EDI-Schnittstelle verwendet wird. Oft legt der Kunde das zu nutzende Format mittels einer Message Implementation Guideline (MIG) fest.
Im Schritt der Konvertierung wird ein Mapping-Prozess durchgeführt, um die Übereinstimmung der Daten aus dem intern genutzten Format, bspw. IDocs in SAP-Systemen, mit dem vereinbarten EDI-Format zu gewährleisten. Dieser Prozess erfordert umfangreiches technisches Wissen und detaillierte Tests.
In der Kommunikationsphase steht die Art und Weise der Datenübertragung im Vordergrund, also die Auswahl des passenden Übertragungsprotokolls. Diese Protokolle sind entscheidend für die sichere Übermittlung der Daten an den Empfänger. Zu den häufig verwendeten Protokollen zählen AS2, HTTP, OFTP2, REST API und Web-Services.
Werden die Daten empfangen, findet der Prozess in umgekehrter Reihenfolge statt. Der Empfänger empfängt die Daten durch seine EDI-Schnittstelle und wandelt sie in das eigene Systemformat um. Anschließend erfolgen eine Überprüfung und Verarbeitung dieser Daten. Nachdem die Daten verarbeitet wurden, schickt der Empfänger eine Bestätigung an den Sender, um den korrekten Erhalt und die erfolgreiche Verarbeitung der Daten zu bestätigen. Sollten bei der Verarbeitung Probleme auftreten, kann diese Bestätigung auch entsprechende Fehlerhinweise enthalten.
Vorteile von EDI-Schnittstellen
EDI optimiert zahlreiche Prozessschritte, wodurch die Datenübertragung effizienter und übersichtlicher wird. Hier sind einige der Hauptvorteile:
Reduzierung von Papierarbeit: Da EDI digitale Übertragung nutzt, wird der Papierverbrauch deutlich reduziert.
Schnellerer Datenaustausch: Im Gegensatz zum postalischen Versand erfolgt der Datenaustausch digital und somit in Echtzeit.
Beschleunigte Lieferprozesse: Die schnelle Datenübermittlung erlaubt es Lieferanten, die gesamte Lieferdauer zu verkürzen.
Mehr Freiraum für wichtige Tätigkeiten: Mitarbeiter, die zuvor mit manueller Dateneingabe beschäftigt waren, können sich nun auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
Zuverlässige Datenübertragung: Automatisierung verringert das Risiko von Fehlern im Beschaffungsprozess.
Senkung der Lagerhaltungskosten: Schnelle Datenübermittlung ermöglicht es Zulieferern, bedarfsgerecht zu reagieren, was Lagerkosten spart.
Bessere Lagerverwaltung: Digitale Datenübertragung erleichtert die Übersicht und Kontrolle über Lagerbestände.
Herausforderungen von EDI-Schnittstellen
Neben den zahlreichen Vorteilen sind jedoch auch ein paar Herausforderungen, die die EDI-Schnittstellen mitbringen.
Eingeschränkte Benutzerfreundlichkeit: Aufgrund der technischen Komplexität beim Senden und Empfangen von EDI-Nachrichten sind EDI-Schnittstellen oft nicht intuitiv zu bedienen, was den Zugang zu Daten auf IT-Personal beschränkt. Dies kann dazu führen, dass die IT-Abteilung zum Flaschenhals wird und den vollen Nutzen von EDI einschränkt.
Mangel an Anpassungsfähigkeit: Im Laufe der Zeit ändern sich die Anforderungen an EDI, sei es durch interne oder externe Einflüsse. Allerdings sind nicht alle EDI-Schnittstellen flexibel genug für schnelle Anpassungen. Wenn die Wartung der EDI-Schnittstelle intern durch Mitarbeiter erfolgt, die normalerweise andere Aufgaben haben, können zeitintensive Aufgaben wie das Hinzufügen neuer Geschäftspartner oder das Ändern komplexer Mappings entstehen.
Fehlende interne Expertise: Für die erfolgreiche Implementierung und den Betrieb einer EDI-Schnittstelle ist umfangreiches technisches Know-how erforderlich. Fehlt es intern an den nötigen Ressourcen, um EDI-Aufgaben zu bewältigen, kann dies problematisch sein.
Zeitmangel bei der Implementierung: Obwohl EDI ein kritischer Bestandteil der modernen B2B-Kommunikation ist, wird es in ERP-Migrationsprojekten häufig vernachlässigt, was zu überstürzten Implementierungen führt. Oft werden EDI-Schnittstellen erst am Ende solcher Projekte eingerichtet, wobei Anbieter, die ERP-Systeme anpassen, möglicherweise ohne gründliche Recherche eine schnell verfügbare Lösung wählen, anstatt eine optimal geeignete und zukunftssichere Lösung sorgfältig auszuwählen.
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Wie kann man die Effizienz der EDI-Schnittstellen steigern?
Eine API-Verbindung, als ein System aus Regeln und Protokollen, bestimmt die Interaktion der verschiedenen Austauschformate, Protokolle und Sicherheitsanforderungen einer EDI-Schnittstelle. Der Nutzen von auf API basierenden EDI-Schnittstellen liegt im direkten Datenzugriff. Dadurch bleiben Metadaten erhalten, und essenzielle Informationen, wie der Eingang einer Rechnung beim EDI-Dienstleister oder beim endgültigen Empfänger, können in Echtzeit auf der Benutzeroberfläche Ihres ERP-Systems dargestellt werden. Dies steigert die Effizienz Ihrer Lieferkette und verringert Fehler.
Im Falle eines Fehlers ermöglichen API-Verbindungen eine umfassende Datentransparenz, sodass der Anwender der EDI-Schnittstelle schnell erkennen kann, wo das Problem liegt und welche Maßnahmen zur Fehlerbehebung erforderlich sind. Zudem erlaubt die Verwendung einer EDI-Schnittstelle über eine API-Verbindung eine Volltextsuche im ERP-System, was die Dokumentensuche erheblich beschleunigt und Zeit spart.
Fazit
Insgesamt trägt eine EDI-Schnittstelle dazu bei, manuelle Prozesse im Datenaustausch zu reduzieren, Fehler zu minimieren und Geschäftsprozesse zu beschleunigen, was zu gesteigerter Effizienz, Zeitersparnis und Kosteneinsparungen führt.
Haben Sie Fragen zu EDI-Schnittstellen? Kontaktieren Sie uns gern!
