Kommunikation als Erfolgsfaktor in IT-Projekten
Wenn Sie sich einmal die Kerneigenschaften anschauen, die ein guter Projektmanager haben sollte, dann finden Sie in jeden Fall auch den Punkt: "Kommunikationsfähigkeit". Und neben der fachlichen Arbeit, die innerhalb eines Projekts geleistet wird, ist die Kommunikation ein entscheidender Schlüssel, um Projekte zum Erfolg zu führen. Damit auch Sie Ihr nächstes Projekt zum Erfolg führen können, zeige ich Ihnen in diesem Beitrag, wie Sie als Projektmanager mit wenig Aufwand für eine einwandfreie Kommunikation sorgen können.
Kick-Off-Meeting
Zum Kick-Off-Meeting sollten alle relevanten Stakeholder eingeladen werden, sodass in großer Runde alle wichtigen Themen geklärt werden können. Sie können diesen Termin dazu nutzen, um in eigenen Worten das eigene Verständnis für den Projektumfang darzulegen, alle Beteiligten kennenzulernen, erste Abstimmungen zu treffen und den angedachten Zeitplan durchzusprechen. Führen Sie in diesem Meeting unbedingt ein schriftliches Protokoll, dass Sie im Anschluss zu Ihren Projektunterlagen packen und an die beim Termin anwesenden Personen senden, sodass alle den gleichen Stand haben.
Täglicher Austausch mit dem Projektteam
Sobald das von Ihnen geführte Projektteam die Arbeit aufgenommen hat, ist es sinnvoll, wenn Sie in einem täglichen Meeting, welches maximal 15 Minuten dauern sollte, den aktuellen Stand besprechen. In diesem Meeting sollte jedes Teammitglied der Reihe nach kurz darlegen, woran es gerade arbeitet und was eventuelle Hürden sind. Durch diesen regelmäßigen Austausch bekommen Sie als Projektmanager nochmal einen besseren Eindruck vom Fortschritt des Projekts und Sie können gemeinsam mit dem Projektteam schnell auf Probleme reagieren, da diese fast direkt kommuniziert werden können. Im Optimalfall haben Sie sich für die auftretenden Probleme bereits konkrete Maßnahmen überlegt. Falls das nicht der Fall ist, können Sie in diesem Termin mit Ihrem Team aber auch direkt neue Maßnahmen besprechen und ergreifen, um dafür zu sorgen, dass das Projekt weiterhin in der geplanten Zeit, in der definierten Qualität und zum fixierten Budget fertiggestellt wird. Sollte es von Ihrer Seite aus noch Informationen geben, die Sie zentral an das komplette Projektteam ausrollen wollen, dann können Sie dieses Meeting auch dazu nutzen. Damit ein solcher täglicher Austausch aber auch tatsächlich effektiv ist, sollte das beteiligte Projektteam eine Größe von ungefähr sieben Personen nicht überschreiten. Sollte das Team größer sein, dann kann ein solches Meeting den eigentlichen Zweck verfehlen, weshalb Sie in Ihrem Projekt nach eigenem Ermessen entscheiden sollten, wie sich ein regelmäßiger Austausch realisieren lässt.
Wöchentliches Jour Fixe
Innerhalb des Jour Fixe ist die Anwesenheit des Projektteams nicht erforderlich. Stattdessen bietet dieses Meeting Ihnen und dem Projektleiter auf der Gegenseite die Möglichkeit, den aktuellen Stand zu besprechen. Es empfiehlt sich, dass Sie in diesem Termin einmal gemeinsam über den Zeitplan sprechen und eventuelle Anpassungen sofort gemeinsam vornehmen. Des Weiteren sollten Sie gucken, ob es irgendwelche offenen Punkte gibt und diese im Zweifel in Ihre Liste mit den offenen Punkten aufnehmen. Adressieren Sie hier auch direkt für jeden Punkt einen Verantwortlichen, der sich darum kümmert und legen Sie ein Zieldatum fest. Das hilft dabei, dass keine offenen Punkte unbeantwortet bleiben. Als letztes sollten Sie nochmal gemeinsam die Risiken durchsprechen, die Sie aktuell sehen und sammeln, ob es noch weitere – bisher unbeachtete – Risiken gibt, die Sie beachten sollten, um das Projekt nicht zu gefährden. Wenn Sie diese grobe Struktur in den wöchentlichen Terminen einhalten, dann haben Sie schon wieder einen weiteren Schritt in Richtung eines gut gemanagten Projekts gemacht und die Wahrscheinlichkeit für einen erfolgreichen Projektabschluss ist ungemein größer. Für das wöchentliche Jour Fixe reicht in der Regel ein Termin von 30 bis 60 Minuten.
Projektabschlussmeeting
Irgendwann – nach etlichen Statusmeetings mit dem eigentlichen Projektteam und vielen Jour Fixes – ist es dann endlich so weit. Das Projektziel ist erreicht und somit kann das Projekt für beendet erklärt werden. Das sollten Sie aber nicht einfach für sich entscheiden und dann die Projektarbeit einstellen. Fixieren Sie hierfür gerne einen offiziellen Termin und laden alle beteiligten Stakeholder ein. Innerhalb des Termins sollten Sie dann die fertige Lösung präsentieren und vor allem auch anhand der im vorhinein definierten Abnahmekriterien eine offizielle Abnahme erwirken. Mit diesem Termin geht die Verantwortlichkeit für das geleistete Projektergebnis dann von Ihnen auf die andere Projektpartei über und es wird nochmal ein allgemeines Bewusstsein dafür geschaffen, dass das Projekt jetzt auch tatsächlich beendet ist. Durch einen solchen Termin können Sie offiziell mit dem Projekt abschließen und dann mit freiem Kopf in das nächste starten und haben nicht das Problem, dass Ihnen ein noch nicht offiziell abgeschlossenes Projekt hinterherhängt.
Lessons Learned Termin
Das Projektabschlussmeeting kann in gewissem Abstand zum Projekt noch um einen Lessons-Learned-Termin ergänzt werden. Dieser ist vor allem dann sinnvoll, wenn in Zukunft ein weiteres Projekt in gleicher oder zumindest ähnlicher Konstellation angedacht ist. In so einem Lessons-Learned-Termin wird darüber gesprochen, welche Punkte gut gelaufen sind und an welchen Stellen man mit dem aktuellen Wissenstand in Zukunft eine Änderung vornehmen würde. All diese Punkte werden gesammelt und sollten so festgehalten werden, dass die Beteiligten eine Chance haben, die aus dem Termin gezogenen Lehren in Ihre folgenden Projekte einfließen zu lassen und somit noch besseres Projektmanagement und auch bessere Projektarbeit zu leisten und die Erfolgsquote von Projekten weiter zu steigern.
In diesem Beitrag ist hoffentlich deutlich geworden, dass es nicht viel bedarf, um innerhalb eines Projekts einen fixen Rahmen für gute Kommunikation zu schaffen. Wenn Sie die genannten Punkte in Ihr nächstes Projekt überführen, dann haben Sie damit schon den ersten Schritt hin zu einem erfolgreichen Projekt getan, weil Sie damit allen wichtigen Stakeholdern den Raum bieten, Probleme frühzeitig zu kommunizieren, was Ihnen wiederum die Möglichkeit gibt, frühzeitig Maßnahmen zu ergreifen, wenn gewisse Projektpunkte nicht mehr nach Plan laufen.
