Michael Olschowski
 - 27. August 2020

Umsatzsteuer-ID Prüfung – was sollte ich wissen?

Wenn Sie in Ihrer Rolle als Lieferant Rechnungen an Firmen im EU-Ausland stellen, dann führen Sie erstmal keine Umsatzsteuer ab und weisen diese auch auf der Rechnung nicht aus. Stattdessen führt Ihr Kunde die Umsatzsteuer direkt an die für ihn zuständigen Finanzbehörden ab. Haben Sie mit der Umsatzsteuer also gar nichts zu tun? Doch! Laut Gesetzgeber sind Sie als Lieferant dazu verpflichtet, sicherzustellen, dass die Steuern gezahlt werden. Passiert das nicht, können Strafen und Bußgelder auf Sie zukommen. Wie Sie das vermeiden und dafür sorgen, dass in puncto Umsatzsteuer auch bei Kunden im EU-Ausland alles reibungslos abläuft, erfahren Sie hier.

Wie funktioniert das mit der Umsatzsteuer im EU-Ausland?

Beim Verkauf von Waren und Dienstleistungen ins EU-Ausland weisen Sie auf der Rechnung im Normalfall keine Umsatzsteuer aus und ziehen diese auch nicht ein. Doch die Steuer fällt nicht unter den Tisch: Der Rechnungsempfänger führt die Umsatzsteuer direkt an die für ihn zuständigen Finanzbehörden ab. Nach Umsatzsteuergesetz § 6a UStG ist es aber die Pflicht der Liferanten, sicherzustellen, dass die Besteuerung korrekt funktioniert. Sollte es hier zu Problemen kommen und ein Kunde von Ihnen seine Steuern nicht bezahlen, hat das auch für Sie Konsequenzen.

Was ist die Umsatzsteuer-ID?

Unternehmen erhalten die Umsatzsteuer-ID (UStID) von der zuständigen Finanzbehörde. In Deutschland ist das das Bundeszentralamt für Steuern. Anhand dieser Nummer kann das Finanzamt Ihr Unternehmen identifizieren und überprüfen. Kunden und Lieferanten gegenüber weist Sie die UStID als rechtskräftiges Unternehmen aus. Auch im EU-Ausland gibt es das Konstrukt der UStID-Nummer – sie heißt da VAT-Nummer. Anderer Name, gleicher Anwendungsfall.

Das ist die Aufgabe des Lieferanten

Beliefern Sie einen Kunden im EU-Ausland, vermerken Sie dessen Umsatzsteuer-ID auf der Rechnung. Dazu müssen Sie vorher sicherstellen, dass die UStID-Nummer korrekt ist. Ist das nicht der Fall und Ihr Kunde führt die Steuern nicht rechtmäßig an die zuständige Finanzbehörde ab, können auch Sie dafür belangt werden. Um das zu vermeiden, können Sie  ein offizielles Angebot der deutschen und europäischen Finanzbehörden in Anspruch nehmen. Dieses erlaubt Ihnen, die Gültigkeit der Ihnen bekannten Umsatzsteuer-ID zu prüfen.

Automatische Umsatzsteuer-ID-Prüfung in SAP

Prüfen Sie mit unserem Add-on direkt aus dem SAP-System heraus die hinterlegten USt-ID-Nummern Ihrer Kreditoren und Debitoren. So erfüllen Sie nicht nur gesetzliche Vorgaben und vermeiden hohe Umsatzsteuernachzahlungen, sondern sparen sich auch den hohen Aufwand einer manuellen Datenüberprüfung.

So prüfen Sie die Umsatzsteuer-ID

Über die Website des Bundeszentralamts für Steuern können Sie die Umsatzsteuer-ID Ihres Kunden  überprüfen. Sie müssen lediglich die Nummer eintragen und schon wissen Sie, ob es sich dabei um eine gültige oder eine ungültige UStID handelt. Sie können diese Funktion auch direkt in Ihr SAP-System integrieren. Auf diese Weise sparen Sie sich den Umweg über die Website. Im SAP-System können Sie auch mehrere Nummern gleichzeitig überprüfen lassen.

Möglich macht’s die offizielle XML-RPC Schnittstelle. Sobald Sie diese eingebunden haben, können Sie aus allen angebundenen Systemen eine automatische Prüfung anstoßen und sich viel manuellen Aufwand sparen. Damit wird die Umsatzsteuer-ID Prüfung schneller, weniger fehleranfällig und lässt sich besser in Ihre Prozesse integrieren.

Fazit

Wenn Ihr Kunde im EU-Ausland eine falsche UStID angibt und seine Umsatzsteuer nicht ordentlich abführt, sind Sie mitverantwortlich. Denn es ist Ihre Pflicht, die Korrektheit der Nummer zu überprüfen. Am Einfachsten nutzen Sie dafür ein Tool des Bundeszentralamts für Steuern, das Sie auch in Ihr SAP-System integrieren können. So können Sie den Prüfungsprozess optimal in Ihre Prozesse integrieren. Ihnen unterlaufen weniger Fehler und Sie stellen sicher, dass die Abwicklung der Umsatzsteuer reibungslos abläuft.

Haben Sie Fragen zum Thema Umsatzsteuer-ID oder benötigen Sie Unterstützung bei der Anbindung der Schnittstelle? Vielleicht können wir Ihnen mit unserer Lösung für die automatische Umsatzsteuer-ID-Prüfung weiterhelfen. Melden Sie sich gerne bei uns. In einem unverbindlichen Gespräch klären wir Ihr Anliegen.



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