Für die Kommunikation mit ihren Geschäftspartnern nutzen viele Unternehmen noch immer den Papierverkehr. Gerade hybride Lösungen mit teils komplizierten, manuellen Eingabeprozessen durch Mitarbeitende und teils Papierverkehr gestalten die Datenvermittlung mehr als unübersichtlich. EDI (Electronic Data Interchange) ist eine standardisierte Möglichkeit, Geschäftsdaten zwischen Unternehmen strukturiert und automatisiert auszutauschen. EDI kann dabei sowohl klassische EDI-Formate wie EDIFACT oder ANSI X12 als auch XML-basierte Formate und unterschiedliche Übertragungsprotokolle einbinden.
Das Wichtigste im Überblick
- EDI ermöglicht den digitalen und automatisierten Austausch von Geschäftsdaten zwischen Unternehmen und reduziert manuelle Prozesse.
- EDI bietet viele Vorteile, wie die Reduzierung von Papierprozessen, schnellere Datenübertragung, weniger Übertragungsfehler, kürzere Prozesszeiten und eine bessere Transparenz über Geschäftsprozesse.
- Es gibt verschiedene EDI-Standards wie EDIFACT, ODETTE und ANSI ASC X12, aber auch XML-basierte Standards und Formate wie UN/CEFACT CII, UBL, cXML oder GS1 XML.
- EDI lässt sich in SAP-Systeme integrieren, beispielsweise über die SAP Integration Suite mit den Capabilities Cloud Integration, Integration Advisor und Trading Partner Management oder über SAP Business Network.
Was ist EDI?
Bei EDI handelt es sich um ein Datenverarbeitungskonzept, das den Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern digitalisiert. Dazu errichten Sie eine Schnittstelle, über die verschiedene Systeme Daten auf direktem Wege übermitteln können. Die Übertragung zwischen Sender und Empfänger erfolgt dabei automatisiert.
Für einen funktionierenden EDI-Prozess müssen unter anderem Nachrichtenformat, Datenstruktur, Geschäftspartner, Kommunikationsweg und Übertragungsprotokoll definiert werden. Je nach Szenario kommen beispielsweise AS2, AS4, OFTP2, SFTP oder X.400 zum Einsatz.
Ein typischer EDI-Prozess kann beispielsweise so aussehen: Ein Unternehmen erzeugt in seinem ERP-System eine Bestellung. Die EDI-Lösung übernimmt die Daten, transformiert sie in das mit dem Geschäftspartner vereinbarte Format und überträgt die Nachricht über das vereinbarte Kommunikationsprotokoll. Beim Empfänger wird die Nachricht validiert, gegebenenfalls in das Zielformat transformiert und anschließend automatisiert an das ERP-System übergeben.
Abb. 1: EDI am Beispiel eines Bestellprozesses: Statt 5 Schritten nur noch 1 Schritt zwischen Käufern und Lieferanten.
Wie funktioniert EDI?
Wenn Sie Ihren Geschäftspartnern nun eine Nachricht über eine EDI-Schnittstelle verschicken können, läuft der Prozess wie folgt ab:
1. Schritt: Empfang der Nachricht
2. Schritt: Validierung und Übersetzung der Nachricht
3. Schritt: Übertragung über das vereinbarte Kommunikationsprotokoll
4. Schritt: Übergabe der transformierten Daten an das Zielsystem
5. Schritt: Verarbeitung und gegebenenfalls Rückmeldung bzw. Bestätigung
Es gibt unterschiedliche Nachrichtenstandards, die für jede Branche variieren können. Das ERP-System beherrscht die Sprache der Standards jedoch nicht, weswegen die Nachricht, nachdem sie eingegangen ist, zunächst übersetzt werden muss. Nach einer erfolgreichen Übersetzung in den jeweils anderen Nachrichtenstandard erhalten Sie die Benachrichtigung, dass eine neue Nachricht eingegangen ist.
Nachrichtenstandard vs. Kommunikationsprotokoll
Wichtig ist die Unterscheidung: Der Nachrichtenstandard definiert die Struktur der Geschäftsdaten (z. B. EDIFACT), während das Kommunikationsprotokoll den Übertragungsweg zwischen den Partnern festlegt (z. B. AS2). Beide sind keine Alternativen, sondern ergänzende Komponenten.
Typische EDI-Kommunikationsprotokolle
Die Wahl des Protokolls hängt von Branche, Sicherheitsanforderungen und IT-Infrastruktur ab. Gängige Verfahren sind:
- AS2 (Applicability Statement 2): Weit verbreiteter, sicherer Austausch über HTTP/HTTPS.
- AS4: Web-Services-basiertes B2B-Protokoll, häufig im europäischen Umfeld.
- OFTP2: Standard in der europäischen Automobilindustrie.
- SFTP: Verschlüsseltes Verfahren für den sicheren Dateiaustausch.
- X.400: Älterer Standard, der in etablierten Umgebungen noch vorkommt.
EDI beschreibt somit das Gesamtkonzept des automatisierten Datenaustauschs, benötigt für die technische Umsetzung jedoch zwingend ein geeignetes Übertragungsprotokoll.
Die Vorteile
EDI übernimmt viele Prozessschritte. Dadurch ist die Datenübertragung vereinfachter und übersichtlicher. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die Vorteile:
Weniger Papierprozesse: EDI übermittelt alles digital, wodurch Sie viel Papier sparen können.
- Datenaustausch in Echtzeit: Da der Datenverkehr digital und nicht postalisch verläuft, ist der Austausch viel schneller.
Verkürzte Lieferzeiten: Durch die schnelle Übermittlung können Lieferanten die Gesamtdauer der Lieferzeit reduzieren. - Mehr Zeit für wichtige Aufgaben: Mitarbeiter, die vorher in hohem Maß mit dem manuellen Einpflegen der Daten ins System beschäftigt waren, können sich anderen wichtigen Aufgaben widmen.
- Verlässliche Übertragung: Durch die Automatisierung ist der Beschaffungsprozess weniger fehleranfällig.
- Niedrige Lagerkosten: Durch die schnelle Datenübermittlung müssen Zulieferer erst dann reagieren, wenn die Hersteller Produkte benötigen, was Lagerkosten einspart.
- Optimierte Bestandsübersicht: Durch die digitale Übermittlung können Sie Ihre Lagerbestände übersichtlicher gestalten und Sie können den Bestand besser kontrollieren.
Mit EDI werden viel Zeit und Kosten gespart. Die Datenübermittlung zwischen Unternehmen verläuft zuverlässig und je nach technischer Umsetzung nahezu in Echtzeit.
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EDI-Dateiformate und Standards
Diese Vorteile werden insbesondere durch verschiedene Dateiformatstandards für unterschiedliche Branchenbedürfnisse erfüllt. Die einzelnen Standards sind eine Art Universalsprache, die jede EDI-Schnittstelle lesen kann. ERP-Systeme können so unkompliziert Daten austauschen.
Wichtig zu wissen: Es gibt nicht den einen EDI-Standard. Welche Datenstruktur zum Einsatz kommt, hängt von Faktoren wie Branche, Region, Geschäftsprozess und den spezifischen Anforderungen der Geschäftspartner ab. Neben klassischen Standards wie EDIFACT und ANSI ASC X12 kommen auch XML-basierte Formate zum Einsatz.
EDIFACT
EDIFACT ist der weltweit (mit Ausnahme von Nordamerika) am stärksten verbreitete Standard. Das Format eignet sich besonders für die Bereiche Handel, Transport und Verwaltung. Außerdem erfüllt der Standard die UN-Richtlinien für den internationalen Handel zwischen Unternehmen. Typische EDIFACT-Nachrichten sind beispielsweise ORDERS für Bestellungen, DESADV für Lieferavise und INVOIC für Rechnungen.
ODETTE
ODETTE wird primär in der Automobilindustrie in Europa verwendet. Über ODETTE können die Zulieferer und Hersteller branchenspezifische Informationen automatisiert austauschen.
Neben Nachrichtenstandards definiert ODETTE auch Anforderungen und Verfahren für die Kommunikation zwischen Unternehmen. In der Automobilindustrie spielt insbesondere OFTP2 als Übertragungsprotokoll eine wichtige Rolle.
ANSI ASC X12
Für den Datenaustausch mit nordamerikanischen Unternehmen eignet sich ANSI ASC X12 besonders und wird auch hauptsächlich in Nordamerika eingesetzt.
XML-basierte EDI-Formate
EDI ist nicht auf klassische, segmentbasierte Formate wie EDIFACT und ANSI X12 beschränkt. Auch XML-basierte Standards und Formate werden für den strukturierten elektronischen Datenaustausch eingesetzt. Dazu gehören beispielsweise UN/CEFACT CII, UBL, cXML, openTRANS und GS1 XML.
EDI und E-Rechnung
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsregelungen bis 2027 beziehungsweise 2028. Bestehende EDI-Verfahren können grundsätzlich weiter genutzt werden. Nicht EN-16931-konforme Verfahren dürfen jedoch nur noch bis Ende 2027 eingesetzt werden.
In Deutschland sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD relevant. Auch Peppol BIS Billing spielt beim elektronischen Rechnungsaustausch eine wichtige Rolle. Unternehmen mit bestehenden EDI-Rechnungsstrecken sollten daher prüfen, ob sich die umsatzsteuerlich erforderlichen Angaben vollständig aus ihren EDI-Daten extrahieren lassen.
Auch auf EU-Ebene verändern sich die Anforderungen: Mit ViDA werden ab 2030 insbesondere die elektronische Rechnungsstellung und das digitale Reporting für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze weiter harmonisiert. Die Mitgliedstaaten sollen ihre nationalen Systeme bis 2035 an die neuen Vorgaben anpassen.
Integration von EDI in das SAP-System
Für moderne SAP-Landschaften bietet die SAP Integration Suite zentrale Funktionen für B2B- und EDI-Szenarien. Dazu gehören insbesondere Integration Advisor für die Unterstützung bei Mappings sowie Trading Partner Management für die Verwaltung von Geschäftspartnern und Vereinbarungen.
Alternativ kann EDI individuell entwickelt oder über einen spezialisierten Dienstleister betrieben werden. Die individuelle Entwicklung bietet maximale Flexibilität, verursacht aber höheren Wartungsaufwand. Ein Dienstleister reduziert den Eigenaufwand, schafft jedoch Abhängigkeiten.
Anbindung 1: Individuelle Entwicklung
Bei einer individuellen Entwicklung wird die EDI-Schnittstelle auf die Anforderungen des Unternehmens und seiner Geschäftspartner zugeschnitten. Das bietet hohe Flexibilität, verursacht jedoch laufenden Aufwand für Entwicklung, Mapping, Wartung und Monitoring.
Anbindung 2: SAP Integration Suite
Die SAP Integration Suite bietet mit Cloud Integration, Integration Advisor und Trading Partner Management zentrale Funktionen für B2B- und EDI-Szenarien. Integration Advisor unterstützt bei der Erstellung von Schnittstellen und Mappings, während Trading Partner Management die Verwaltung von Geschäftspartnern, Vereinbarungen und Kommunikationsparametern unterstützt. Auch SAP Business Network kann für die Zusammenarbeit und den Datenaustausch mit Geschäftspartnern eingesetzt werden.
Anbindung 3: EDI-Dienstleister
Alternativ kann EDI über einen spezialisierten Dienstleister betrieben werden. Das reduziert den Eigenaufwand, schafft jedoch Abhängigkeiten bei Betrieb, Änderungen und der Anbindung neuer Geschäftspartner.
SAP PI/PO und EDI
Viele Unternehmen betreiben ihre EDI-Strecken noch über SAP PI/PO. Die Mainstream-Wartung für SAP PI/PO 7.5 endet Ende 2027; eine erweiterte Wartung ist bis Ende 2030 möglich. Unternehmen mit bestehenden EDI-Schnittstellen sollten daher frühzeitig prüfen, welche Strecken modernisiert und auf die SAP Integration Suite migriert werden können.
EDI als Datenjongleur
EDI automatisiert den Austausch strukturierter Geschäftsdaten und reduziert manuelle Prozesse und Fehlerquellen. Dabei gehören heute neben EDI-Standards auch Kommunikationsprotokolle wie AS2, AS4, OFTP2 und SFTP sowie E-Rechnungsstandards wie XRechnung, ZUGFeRD und Peppol zur Betrachtung.
Unternehmen sollten ihre EDI-Landschaft daher regelmäßig prüfen: Welche Formate und Protokolle werden eingesetzt? Sind die Rechnungsprozesse E-Rechnung-konform? Und welche Schnittstellen müssen aufgrund des SAP-PI/PO-Wartungsendes modernisiert werden?
Websession: Integration von EDI
Wenn Sie weitere Fragen zum Thema haben oder EDI in Ihre SAP-Landschaft integrieren möchten, dann vereinbaren Sie einfach eine kostenlose Websession mit uns.
Dieser Beitrag wurde bereits im November 2021 veröffentlicht und am 26.08.2026 mit leichten Anpassungen aktualisiert.
FAQ
1) Was ist EDI?
EDI (Electronic Data Interchange) ermöglicht den strukturierten und automatisierten Austausch von Geschäftsdaten zwischen Unternehmen. Dadurch lassen sich manuelle Eingaben reduzieren und Geschäftsprozesse effizienter gestalten.
2) Wie funktioniert EDI?
Eine EDI-Lösung übernimmt Geschäftsdaten aus einem System, validiert und transformiert sie in das vereinbarte Nachrichtenformat und überträgt sie über ein passendes Kommunikationsprotokoll an den Geschäftspartner. Dort werden die Daten verarbeitet und an das Zielsystem übergeben.
3) Welche Vorteile hat EDI?
Durch EDI wird die Datenübermittlung übersichtlicher und weniger fehleranfällig. Dadurch sparen Sie Zeit und Ressourcen.
4) Welche Dateiformate bietet EDI?
Zu den etablierten EDI-Standards gehören EDIFACT, ODETTE und ANSI ASC X12. Daneben kommen XML-basierte Formate wie UN/CEFACT CII, UBL, cXML, openTRANS und GS1 XML zum Einsatz. Welches Format geeignet ist, hängt unter anderem von Branche, Region und den Anforderungen der Geschäftspartner ab.
5) Wie wird EDI in SAP integriert?
EDI lässt sich beispielsweise über die SAP Integration Suite mit Cloud Integration, Integration Advisor und Trading Partner Management umsetzen. Alternativ sind eine individuelle Entwicklung oder die Anbindung über einen EDI-Dienstleister möglich. Auch SAP Business Network kann für den Datenaustausch mit Geschäftspartnern eingesetzt werden.
Wer kann mir beim Thema EDI in Unternehmen: So funktioniert der digitale Datenaustausch helfen?
Wenn Sie Unterstützung zum Thema EDI in Unternehmen: So funktioniert der digitale Datenaustausch benötigen, stehen Ihnen die Experten von Erlebe Software, dem auf dieses Thema spezialisierten Team der mindsquare AG, zur Verfügung. Unsere Berater helfen Ihnen, Ihre Fragen zu beantworten, das passende Tool für Ihr Unternehmen zu finden und es optimal einzusetzen. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Beratungsgespräch, um Ihre spezifischen Anforderungen zu besprechen.
