Michael Olschowski
 - 21. Oktober 2020

SAP Beschaffung

SAP Beschaffung Beschaffung oder auch Einkauf wird als ein Oberbegriff für verschiedene Tätigkeiten gesehen. Nicht nur die externe Beschaffung von Materialien, Arbeitsmitteln und Dienstleistungen ist hiermit gemeint: Es geht auch darum, mögliche Lieferanten auszuwählen sowie den vollständigen Bestellprozess zu überwachen und zu verwalten. SAP bietet seinen Kunden die Möglichkeit, die Digitalisierung im Einkauf weiter voranzutreiben. Im SAP-ERP-System können Anwender aus dem Einkauf ihre gesamten lieferantenbezogenen Prozesse nicht nur digital umsetzen, sondern auch analysieren und optimieren.

Einführung in die SAP Beschaffung

Alle Prozesse der Materialwirtschaft sind im Modul SAP MM (Materials Management) angesiedelt. Die Tätigkeiten hier sind wichtige Grundvoraussetzung und Basis für alle weiteren Anwendungen in der SAP Logistik. Das Logistikmodul SAP MM ermöglicht im SAP-System die Beschaffung von Materialien (also den Einkauf) und darüber hinaus noch die Bestandsführung (Lagerung). Die Teilkomponente SAP Materials Management Purchasing (kurz: SAP MM-PUR) unterstützt Unternehmen im Einkauf bei der:

  • Externen Beschaffung von Materialien, Arbeitsmitteln und Dienstleistungen
  • Auswahl möglicher Lieferanten bzw. Bezugsquellen zur Abdeckung des Bedarfes (wobei der Bedarf entweder im Rahmen der Disposition oder in den Fachabteilungen entstanden sein kann)
  • Überwachung der Warenlieferungen und erbrachten Dienstleistungen sowie deren Zahlung

Die SAP Beschaffung hilft Unternehmen also beim strategischen und operativen Einkauf.

  • Im strategischen Bereich unterstützt das SAP-System die Unternehmen bei der Auswahl von Lieferanten und beim Aushandeln von Rahmenverträgen.
  • Im operativen Bereich ermöglicht es der Einkaufsabteilung die Übermittlung von Bestellungen an Lieferanten, die Verwaltung von Anforderungen aus verschiedenen Fachbereichen (mit Hilfe von Bestellanforderungen), die Überwachung von Lieferterminen, die Mahnung bei Fristüberschreitungen und auch das Prüfen von eingehenden Rechnungen.

Kernprozesse der SAP Beschaffung

Die Beschaffung mit technischer Unterstützung durch das SAP-System, im Speziellen mit SAP MM-PUR, hat einen immer ähnlichen Prozessablauf mit typischen Schritten. Nicht alle der im Folgenden genannten Arbeitsschritte müssen aber bei jedem Beschaffungsprozess durchgeführt werden.

Schritt 1: Bedarfsermittlung

Zu Beginn steht ein Bedarf an bestimmten Materialien oder Dienstleistungen. Dieser kommt direkt aus den Fachabteilungen, kann aber auch im Rahmen der Disposition entstehen.

Alternativ ist es auch noch möglich, dass zuvor im System für bestimmte notwendige Materialien ein Materialstamm definiert wurde. Hier kontrolliert das System regelmäßig den Meldebestand – wird ein gewisser Mindestbestand erreicht, gibt das System eine Meldung mit den nachzubestellenden Materialien heraus. Das SAP-System gibt automatisch eine Bestellanforderung (oder kurz: BANF) aus. Alternativ kann auch ein Mitarbeiter diese manuell anlegen.

Beschaffungsprozess

Beschaffungsprozesse digitalisieren

Die wichtigsten Objekte des Beschaffungsmoduls, die Stammdaten in der SAP Beschaffung und SAP Beschaffung unter S/4HANA.

Schritt 2: Bezugsquellenermittlung

Ist der Bedarf klar, geht es an die Ermittlung der Bezugsquellen, sprich: Bei welchem Unternehmen werden die Materialien gekauft? Informationen dazu sind über bereits abgelaufene Bestellungen oder Kontrakten mit bekannten Konditionen abrufbar. Alternativ können Kunden potenziellen Lieferanten eine Lieferantenanfrage zusenden und entsprechende Angebote von diesen erhalten.

Schritt 3: Lieferantenauswahl & Angebotsvergleich

Die Auswahl des passenden Lieferanten erfolgt in der Regel auf Zahlenbasis: Wer kann die benötigten Materialien im richtigen Zeitrahmen und in der richtigen Menge liefern – und bei wem sind die Beschaffungskosten am attraktivsten?

Hierbei kann das SAP-System unter die Arme greifen, indem es mit der Simulation von Preisfindungsszenarien einen übersichtlichen Vergleich von Angeboten ermöglicht. Schließlich kann das System automatisierte Absagen an die Lieferanten senden.

Schritt 4: Bestellabwicklung

Die Bestellung kann automatisch vom SAP-System auf Basis der Informationen in der Bestellanforderung und dem Angebot oder manuell von einem Mitarbeiter erfolgen. Hier können sich Kunden beispielsweise auf Rahmenverträge oder Kontrakte mit den Lieferanten berufen.

Schritt 5: Bestellüberwachung

Über den Belegfluss – die vom System automatisch erzeugten Belege – kann der Bestellverlauf klar nachvollziehbar überwacht werden. Anwender haben somit jederzeit die Übersicht, wie es um den aktuellen Status der Bestellanforderungen und Bestellungen oder Angebote steht und ob eine Lieferung pünktlich eingetroffen ist. Bei zeitlichem Verzug, also Überschreitungen der Lieferfrist, kann das System automatisiert Mahnschreiben an die betroffenen Lieferanten versenden.

Schritt 6: Wareneingang

Beim Warenerhalt gilt es seitens des Wareneingangs folgendes zu prüfen:

  • Wurde die korrekte Ware in der korrekten Menge geliefert? Hier kann auf Wunsch vorab eine zulässige Über- und Unterlieferungstoleranz im System eingetragen werden.
  • Besteht gegebenenfalls eine Über- oder Unterlieferung, die die optional vorher festgelegten Toleranzgrenzen über- oder unterschreitet?
  • Geht es um verderbliche Ware: Befindet sich diese zum Lieferzeitpunkt innerhalb der Mindesthaltbarkeit?

Ist die Ware wie bestellt eingetroffen, kann der Kunde den Wareneingang bestätigen und den Status der Bestellabwicklung aktualisieren. Die Bestätigung kann durch die Eingabe der Bestellnummer im System erfolgen. Nach einer ordnungsgemäßen Lieferung erhält der Kunde darüber hinaus noch eine Rechnung – entweder anschließend per Post oder E-Mail oder alternativ bereits zeitgleich mit der Ware.

Schritt 7: Rechnungsprüfung

Im Anschluss wird noch einmal mit der erhaltenen Rechnung kontrolliert, ob die gelieferte Warenmenge der bestellten Menge entspricht und ob Rechnungspreis und Bestellpreis sich gleichen. Im SAP-System haben Anwender Zugriff auf Bestellvorgänge sowie Wareneingänge und können den Rechnungsprüfer auf eventuelle Mengen- oder Preisabweichungen hinweisen.

Daraufhin kann seitens der Buchhaltungsabteilung der Zahlungsvorgang in Gang gesetzt werden – entweder per manueller Zahlung oder automatisch im SAP-System.

SAP Beschaffung unter SAP S/4HANA

Der Support für alte ERP-Systeme läuft derzeit aus und SAP-Kunden müssen in naher Zukunft auf das aktuelle System SAP S/4HANA umsatteln. Unter SAP S/4HANA heißt das Instrument zur digitalen Beschaffung S/4HANA Sourcing & Procurement, abgekürzt S/HANA S&P. Sourcing & Procurement übernimmt hierbei nicht lediglich alle Funktionen aus dem SAP MM-PUR, sondern ergänzt diese nach und nach mit Funktionen, die ehemals aus dem SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM) stammen und dort ausgegliedert waren. Sourcing & Procurement wird somit auf lange Sicht der Nachfolger von SAP MM-PUR und SAP SRM.

Vorteile von S/4HANA Sourcing & Procurement

Gegenüber SAP MM-PUR bietet S/4HANA Sourcing & Procurement insbesondere folgende Vorteile:

  • Während vorher Lieferanten- und Kundenstammdaten getrennt voneinander im System hinterlegt wurden, vereinheitlicht S&P diese Stammdaten nun unter dem Objekt „Geschäftspartner“ und bietet Ihnen somit eine bessere Übersicht über wichtige Stammdaten.
  • Alle Prozesse erhalten anwenderfreundliche, responsive und mobilfähige SAP-Fiori-Oberflächen.
  • Wie bereits angedeutet, integriert S/4HANA S&P auch wichtige SAP-SRM-Funktionen:
    • Self-Service Procurement: Hiermit können Mitarbeiter eigenständig Bestellanforderungen anlegen und verwalten. Die Einkaufsabteilung wird somit bei zeitintensiven Verwaltungsaufgaben entlastet und der Beschaffungsprozess gestaltet sich insgesamt schneller
    • Umfangreiche Workflow-Funktionen: Diese wurden (inspiriert von den Workflow-Funktionen aus dem SAP-SRM-System) neu für S/4HANA S&P entwickelt. Die somit automatisierten Geschäftsprozesse ersparen Ihren Mitarbeitern viel manuelle Arbeit, die sonst insbesondere im Bereich der Beschaffung bei vielen Beteiligten Mitarbeitern anfallen würde
    • Lieferantenbewertungen

Kombination mit SAP Ariba und SAP Fieldglass

In Kombination mit der Cloud-Lösung SAP Ariba ergeben sich bei S/4HANA Sourcing & Procurement weitere Vorteile. Die Ariba Platform ist offen für alle Systeme und jede Art von Waren und Dienstleistungen. Mit ihrer Hilfe lässt sich der gesamte strategische Einkauf steuern. SAP bietet im Ariba-Portfolio verschiedene Lösungen an, um die Effizienz im Beschaffungsprozess zu steigern und die Beschaffungszyklen zu verkürzen. Diese Lösungen lassen sich in den Bereichen Lieferantenmanagement, SAP Ariba Strategic Sourcing, Logistikkette, Beschaffung und Financial Supply Chain einsetzen. Zusätzlich kann durch den Einsatz von SAP Fieldglass der gesamte Source-to-Pay-Prozess per SAP abgebildet werden: Alle wichtigen Schritte im Rahmen des Prozesses, ausgehend von der Bedarfsgenerierung bis hin zur Bezahlung, lassen sich über diese Kombination abbilden und sogar erweitern.

Neue Funktionen in S/4HANA Sourcing & Procurement

Zusätzlich zu den bereits aus SAP MM-PUR und SAP SRM bekannten Funktionen, die S&P bei S/4HANA in sich vereint, bringt die neue Lösung für die Beschaffung einige neue Funktionen mit:

  • Einführung der Procurement Overview Page: In anwenderfreundlicher Fiori-Optik bietet S/4HANA S&P zusammengefasst auf einer Seite einen klaren Überblick über die wichtigsten Zahlen und Aktivitäten im Rahmen des Beschaffungsprozesses.
  • Integration von Machine Learning: Mit der Integration von maschinellem Lernen findet das Thema KI Einzug in die Beschaffungslösung von SAP S/4HANA. Hiermit können beispielsweise zukünftige Materialien- oder Dienstleistungsbedarfe frühzeitig vorhergesagt werden.
  • Integration des SAP CoPilot: Der ebenfalls auf Künstlicher Intelligenz basierende digitale Assistent SAP CoPilot lässt sich mit Sprachassistenten wie Siri oder Cortana vergleichen. Hiermit ist also eine direkte verbale Kommunikation mit dem Beschaffungssystem möglich.

Fazit

Der Beschaffungsprozess setzt sich aus umfangreichen Teilaufgaben zusammen und ergibt in der Summe eine komplexe Aufgabe, die mit der Unternehmensgröße exponentiell ansteigen kann. Die Digitalisierung im Einkauf gewinnt deshalb immer mehr an Bedeutung. Die SAP-Komponente MM-PUR bietet hier die bereits sehr funktionale Möglichkeit, den gesamten Beschaffungsprozess mit SAP – von der Bedarfsermittlung bis zur Bezahlung – bequem digital umzusetzen. Unter SAP S/4HANA werden die technischen Möglichkeiten mit Sourcing & Procurement noch um die Funktionen des SAP SRM erweitert und zusätzlich mit einer nutzerfreundlichen Oberfläche und neuen KI-Funktionen optimiert. Wenn Sie Fragen zum Beschaffungsprozess mit SAP oder im Speziellen zu SAP MM-PUR oder SAP S/4HANA Sourcing & Procurement haben, dann kontaktieren Sie uns gern unter info@erlebe-software.de.

FAQ

Was ist SAP Beschaffung?

Die SAP Beschaffung hilft Unternehmen  beim strategischen und operativen Einkauf. Die Kernprozesse bilden dabei: Die Bedarfsermittlung, die Bezugsquellenermittlung, die Lieferantenauswahl, die Bestellabwicklung, die Bestellüberwachung, der Wareneingang und die Rechnungsprüfung.

Wie sieht die SAP Beschaffung unter S/4HANA aus?

Der Support für alte ERP-Systeme läuft derzeit aus und SAP-Kunden müssen in naher Zukunft auf das aktuelle System SAP S/4HANA umsatteln. Unter SAP S/4HANA heißt das Instrument zur digitalen Beschaffung S/4HANA Sourcing & Procurement, abgekürzt S/HANA S&P.


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