SAP S/4HANA Sourcing & Procurement

Einsatz- und Nutzenpotential von SAP S/4HANA [E-Book]

Dieses E-Book liefert Antworten auf zentrale Fragen, wie: Welche Erfahrungen haben Unternehmen bereits mit S/4HANA gemacht?

SAP S/4HANA Sourcing & Procurement ist eine Lösung, mit der Unternehmen Beschaffungsprozesse organisieren und optimieren können. Die Software ist Teil von S/4HANA Enterprise Management und greift direkt auf Funktionen des SAP Business Networks zu, das sich aus Ariba, Fieldglass und Concur zusammensetzt. Unternehmen profitieren dadurch von einem breiten Funktionsumfang, mit dem sie Einkaufsprozesse vereinfachen.

Aufbau

SAP S/4HANA Sourcing & Procurement nutzt Funktionen des SAP Business Network. Dieses beinhaltet Ariba, Fieldglass und Concur. Bei Ariba handelt es sich um den Anbieter eines cloudbasierten B2B-Marktplatzes namens Ariba Network: Unternehmen verkaufen hierüber Produkte an andere Firmen. Fieldglass stellt Nutzern eine cloudbasierte HRM-Lösung (Human-Resource-Management-Lösung) zur Verfügung und Concur bietet Reise- und Kostenverwaltungsdienste für Unternehmen an.





Insbesondere durch den Zugriff auf Ariba Network stellt SAP S/4HANA Sourcing & Procurement eine Lösung dar, mit der Verantwortliche sowohl strategische als auch operative Aufgaben in der Beschaffung wahrnehmen können.

Bestellungen mit SAP S/4HANA Sourcing & Procurement

Mit SAP S/4HANA Sourcing & Procurement sind Mitarbeiter in der Lage, Bestellanforderungen anzulegen. Auch Genehmigungsprozesse lassen sich dort ausführen – bei Bedarf können User mit der entsprechenden Benutzerrolle Bestellungen genehmigen und an den Lieferanten weiterleiten bzw. ablehnen.

Sobald eine bestellte Lieferung im Unternehmen ankommt, muss diese ins System eingepflegt werden. Hierzu nehmen Mitarbeiter die Wareneingangsbuchung in SAP S/4HANA Sourcing & Procurement vor. Mit weiteren Tools führen sie zudem Aufgaben in der Lagerverwaltung wie die Buchung von Materialbewegungen oder das Umlagern von Materialbeständen aus.

Ariba Network

Bei Ariba Network handelt es sich um einen Service, mit dem Unternehmen Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten aufbauen. Bestellungen und Rechnungen werden über das System elektronisch verarbeitet – zudem haben Verantwortliche jederzeit die Möglichkeit, Kataloge eines Lieferanten durchzusehen.

Unternehmen können mit dem Ariba Network Beschaffungsprozesse verschlanken. Über vordefinierte Templates haben Mitarbeiter aus jeder Branche einen einfachen Zugang zu relevanten Produkten, Anbietern und Angeboten. Insgesamt ist die Nutzeroberfläche intuitiv, sodass Anwender für den Umgang mit dem System keine langwierigen Schulungsmaßnahmen absolvieren müssen.

Speziell um Dienstleistungen abzurechnen, bietet der Internet-Service die Möglichkeit, Leistungen auf Stunden- oder Tagesbasis zu erfassen und mit den Daten die Rechnung zu erstellen.

Mit transparenten Auswertungswerkzeugen können sich Nutzer jederzeit über die Wirksamkeit von Änderungen in den Einkaufs- und Beschaffungsprozessen informieren. Dabei werden ihnen weitere Verbesserungspotenziale aufgezeigt.

Ausschreibungen mit SAP Ariba

Findet ein Mitarbeiter keinen Anbieter für eine Bestellanforderung, kann er weitere Angebote über eine Ausschreibung einholen. Hierzu leitet er seine Anfrage an das Ariba Network weiter. Dort wird eine Beschaffungsanforderung generiert, die die gewünschte Bestellung beinhaltet. Im Rahmen eines Beschaffungsprojektes haben Lieferanten daraufhin die Möglichkeit, Angebote abzugeben, bis einer von ihnen den Zuschlag erhält. Der erteilte Zuschlag mit dem Angebot wird automatisch an SAP S/4HANA Sourcing & Procurement zurückgeschickt und in eine Bestellung umgesetzt.

Unternehmen profitieren von einer Ausschreibung über das Ariba Network, da es einerseits viele Lieferanten enthält und anderseits über die Funktionen verfügt, um mit diesen zu kommunizieren und Angebote auszuhandeln. Weil SAP S/4HANA die Angebote automatisch auswerten und in Bestellungen umwandeln kann, kürzen Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse und entlasten ihre Einkaufsabteilung.

Katalogbasierte Beschaffung mit SAP S/4HANA Sourcing & Procurement

Eine weitere Möglichkeit, Prozesse in der Einkaufsabteilung zu optimieren, stellen katalogbasierte Beschaffungen dar. Dabei sind Preise für unterschiedliche Produkte bereits ausgehandelt, sodass Mitarbeiter lediglich ihre Beschaffung und eventuell bestehende Genehmigungsverfahren anstoßen müssen.

Man unterscheidet zwischen internen Katalogen, die im unternehmenseigenen Netzwerk eingebunden sind und zentral verwaltet werden, und externen Katalogen. Auf externe Kataloge greifen Mitarbeiter in der Regel über das Internet zu. Sie werden vom Lieferanten verwaltet – um einen möglichst guten Preis zu finden, sollten Anwender in der Beschaffung mehrere externe Kataloge miteinander vergleichen.

Vorteile

  • Unternehmen, die SAP S/4HANA Sourcing & Procurement verwenden, profitieren von folgenden Vorteilen:
  • Transparente Beschaffungspreise und Identifikation von Sparpotenzialen
  • Niedrigere Materialkosten
  • Optimierung von Beschaffungsprozessen mit kürzeren Einkaufszyklen und einer Senkung der Bearbeitungskosten
  • Automatisierung der Rechnungserfassung
  • Unkomplizierte Korrektur von fehlerhaften Rechnungsbuchungen

Fazit

Mit SAP S/4HANA Sourcing & Procurement organisieren Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse. Um einen großen Funktionsumfang gewährleisten zu können, greift das System auf das SAP Business Network zu, das aus Ariba, Fieldglass und Concur besteht. Insbesondere die Verknüpfung mit dem Webservice Ariba Network führt dazu, dass Unternehmen schnell geeignete Lieferanten finden und ihre Bestellprozesse optimieren.

Über SAP S/4HANA Sourcing & Procurement können Mitarbeiter Bestellungen anfordern – das System ist zudem in der Lage, Genehmigungsprozesse abzubilden.

Bestellte Artikel werden über die Wareneingangsbuchung im SAP-System hinterlegt. Auch andere Aufgaben in der Lageverwaltung wie das Umbuchen von Lagerbeständen lassen sich mit SAP S/4HANA Sourcing & Procurement vornehmen.

Sollte ein Unternehmen keine geeigneten Anbieter für eine Bestellanforderung finden, kann es eine Ausschreibung vornehmen. Die entsprechende Anfrage wird dann an das Ariba Network weitergegeben – dort eingetragene Lieferanten können dann in mehreren Runden Angebote abgeben. Der erteilte Zuschlag wird danach automatisch von SAP S/4HANA Sourcing & Procurement in eine Bestellung umgewandelt.

Insgesamt profitieren Unternehmen mit SAP S/4HANA Sourcing & Procurement von niedrigeren Materialkosten, einer Verschlankung von Einkaufsprozessen, der Identifikation von Sparpotenzialen und der Möglichkeit einer unkomplizierten Korrektur von fehlerhaften Rechnungsbuchungen.

Haben Sie weitere Fragen zum Thema SAP Sourcing & Procurement? Gerne beantworten wir Ihnen diese in einem persönlichen Gespräch.


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