Mit der Umstellung auf SAP S/4HANA gewinnt auch die Formularmigration an Bedeutung. Wer bestehende Formularlösungen modernisieren möchte, sollte die Umstellung frühzeitig und strukturiert planen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche sechs Best Practices sich für Migrationsprojekte rund um Adobe Forms bewährt haben.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine saubere Vorbereitung reduziert unnötigen Aufwand: Dazu gehört, den Scope klar festzulegen, Altlasten auszusortieren und nur die Formulare zu übernehmen, die wirklich gebraucht werden.
- Technische Struktur und fachliche Tests sind entscheidend: Wenn Layout und Datenlogik getrennt bleiben und Fachbereiche früh testen, lassen sich Anpassungen gezielter umsetzen.
- Klare Zuständigkeiten erleichtern den späteren Betrieb: Wartung und Support sollten schon während der Migration mitgedacht werden, damit auch nach dem Go-live feststeht, wer Formulare betreut und weiterentwickelt.
- Know-how sollte nicht an einzelnen Personen hängen: Dokumentation und gezielter Wissenstransfer helfen dabei, die Formularlandschaft langfristig wartbar und unabhängig von einzelnen Spezialisten zu halten.
6 Best Practices für die Umstellung auf Adobe Forms
Mit der Umstellung auf SAP S/4HANA verändert sich nicht nur die Systemlandschaft, sondern auch der Blick auf die eingesetzten Formulartechnologien. SAPscript und Smart Forms werden zwar weiterhin unterstützt, für neue oder modernisierte Formularlösungen empfiehlt SAP jedoch Adobe Forms.
Für viele Unternehmen bedeutet das: Die bestehende Formularlandschaft gehört auf den Prüfstand. Die S/4HANA-Migration bietet einen guten Anlass, veraltete Strukturen zu hinterfragen und den Wechsel gezielt anzugehen. Da jede Formularlandschaft anders aufgebaut ist, gibt es dafür keinen festen Fahrplan. In meinen Projekten haben sich jedoch sechs Best Practices bewährt, die sich als gute Orientierung für die Umstellung eignen.
S/4HANA-Migration beschleunigen: Mit gezielten Vorprojekten im SAP ERP reduzieren Sie Risiken und Projektlaufzeit – wir begleiten Sie von der Identifikation bis zur Umsetzung.
1. Scope zuerst festlegen
Bevor Sie mit der Migration starten, sollten Sie sich zunächst einen sauberen Überblick über Ihre bestehende Formularlandschaft verschaffen. Welche Formulare sind noch im Einsatz, welche davon wirklich relevant und wo gibt es doppelte oder veraltete Varianten? Diese Bestandsaufnahme schafft die Grundlage dafür, den Umfang realistisch einzuschätzen und unnötige Migrationen von Anfang an zu vermeiden.
2. Vor der Migration konsequent aufräumen
Nutzen Sie die Migration nicht dazu, alte Strukturen einfach mitzunehmen. Prüfen Sie stattdessen bewusst, welche Formulare noch gebraucht werden und welche Altlasten Sie aussortieren können. So vermeiden Sie, veraltete Prozesse in Adobe Forms nachzubauen, und reduzieren gleichzeitig den späteren Wartungsaufwand.
3. Layout und Daten sauber trennen
Trennen Sie das Layout eines Formulars von der Logik, mit der die benötigten Daten bereitgestellt werden. So lassen sich Anpassungen gezielter umsetzen, ohne dass jede Änderung gleich mehrere Bereiche betrifft. Das macht die Formularlandschaft übersichtlicher und erleichtert spätere Erweiterungen oder Wartungsarbeiten.
4. Tests frühzeitig mit dem Fachbereich planen
Testen Sie neue Formulare nicht erst kurz vor dem Go-live. Binden Sie die Fachbereiche früh ein, damit fachliche Fehler, fehlende Informationen oder unpraktische Abläufe rechtzeitig auffallen. So können Sie Anpassungen früh umsetzen und vermeiden unnötige Korrekturschleifen zum Ende des Projekts.
5. Wartung und Support von Anfang an mitdenken
Legen Sie früh fest, wer die Formulare nach der Migration betreut und weiterentwickelt. Das kann intern erfolgen, über gezielten Know-how-Transfer oder durch einen externen Service. Wichtig ist vor allem, dass die Zuständigkeiten klar geregelt sind und auch nach dem Go-live eine verlässliche Betreuung sichergestellt ist.
6. Know-how langfristig sichern
Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Wissen dauerhaft bei einzelnen Personen bleibt. Dokumentieren Sie wichtige Strukturen, Besonderheiten und Abläufe so, dass auch andere Entwickler damit arbeiten können. Planen Sie zusätzlich Wissenstransfer ein, wenn internes Know-how fehlt oder neu aufgebaut werden muss.
Mit klarer Struktur zur zukunftsfähigen Formularlandschaft
Der Wechsel der Formularlandschaft ist mehr als eine technische Umstellung. Entscheidend ist, dass Sie Ihre bestehende Formularlandschaft bewusst prüfen, Altlasten aussortieren und Verantwortlichkeiten früh klären. So schaffen Sie eine Grundlage, die nicht nur für die Migration funktioniert, sondern auch für Wartung und Weiterentwicklung danach. Wenn Sie prüfen möchten, wie sich der Wechsel in Ihrer Systemlandschaft sinnvoll umsetzen lässt, kommen Sie gerne auf mich zu.
FAQ
Warum sollte der Scope vor der Migration klar definiert werden?
Ein klarer Scope schafft Transparenz über die bestehende Formularlandschaft. Unternehmen erkennen so, welche Formulare noch relevant sind, wo Doppelungen bestehen und welche Lösungen entfallen können. Das hilft, den Aufwand realistisch einzuschätzen und unnötige Migrationen zu vermeiden.
Warum sollten alte Formularstrukturen nicht einfach übernommen werden?
Nicht jede bestehende Lösung ist auch künftig sinnvoll. Wer Altlasten ungeprüft übernimmt, überträgt alte Prozesse und unnötige Komplexität in die neue Formularlandschaft. Besser ist es, früh zu prüfen, was wirklich gebraucht wird und was entfallen kann.
Warum sollten Wartung und Support schon vor dem Go-live geklärt sein?
Klare Zuständigkeiten verhindern, dass nach der Migration wichtige Aufgaben liegen bleiben. Unternehmen sollten daher früh festlegen, wer Formulare betreut, Anpassungen übernimmt und bei Problemen unterstützt. So bleibt die Formularlandschaft auch nach dem Go-live zuverlässig wartbar und weiterentwickelbar.
