S/4HANA-Partner gesucht: So gelingt die perfekte S/4HANA-Ausschreibung!
Eines der wichtigsten Vorhaben aller SAP-ERP-Kunden in den nächsten Jahren? Das ist ganz klar die Migration auf SAP S/4HANA, die aktuellste ERP-Suite. Wenn Sie die Transformation nicht vollständig selbst umsetzen wollen und noch keinen kompetenten Partner an Ihrer Seite haben, kann eine formale Ausschreibung nötig sein. Wie Sie die perfekte Ausschreibung für Ihren S/4HANA-Partner formulieren und was Sie dabei dringend beachten müssen, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Die wenigsten Unternehmen können oder wollen ein Mammutprojekt wie eine S/4HANA-Migration aus eigener Mitarbeiterkraft stemmen – ein kompetenter Partner muss also her. Bei der Partnersuche haben Sie verschiedene Optionen: so können Sie beispielsweise verschiedener Anbieter direkt anfragen und um ein Angebot bitten. In manchen Fällen ist allerdings auch eine formale Ausschreibung erforderlich – beispielsweise aus rechtlichen Aspekten oder Governance-Gründen.
Dreiteilung – im Projekt, aber auch in der S/4HANA-Partnersuche
Bei einer Ausschreibung sollten Sie einiges beachten, damit Sie den bestmöglichen Partner für Ihr Projekt finden können und auf der Seite der Adressaten auch klar wird, welche Anforderungen Sie an Ihren S/4HANA-Partner stellen. Das fängt schon bei der Dreiteilung an: Bereits in meinem letzten Blogbeitrag habe ich von der Dreiteilung eines S/4HANA-Projektes geschrieben. Auch bei der Suche nach Ihrem S/4HANA-Partner ergibt es Sinn, sich nach dieser Dreiteilung zu richten:
- Voranalyse
- Abgeschlossene Vorprojekte
- S/4HANA-Umsetzungsprojekt
In diesem Beitrag möchte ich mich auf die Ausschreibung einer Voranalyse konzentrieren.
Vorbereitungen: Struktur und Strategie machen den Unterschied
Mein wichtigster Rat für die Formulierung einer Ausschreibung vorweg: Investieren Sie ausreichend viel Zeit und Überlegungen in die Ausschreibung! Denn nur eine gut strukturierte und durchdachte Ausschreibung belohnt Sie am Ende mit guten Angeboten seitens Ihrer potenziellen S/4HANA-Partner.
Genauer soll das heißen: Sie müssen sich das Ziel setzen, bei allen Adressaten Ihrer Ausschreibung das gleiche Verständnis zu erzeugen und die Anforderungslage klar zu kommunizieren. Auf diese Weise erhalten Sie am Ende Angebote, die gut untereinander vergleichbar sind – und aus denen Sie sich dann Ihre Rosine(n) herauspicken können.
Ebenso relevant: Vor einer Ausschreibung zur Voranalyse müssen die ersten Rahmenbedingungen bereits überlegt sein. Meine persönliche Empfehlung: legen Sie eine 5-Jahres-Roadmap mit einer klaren S/4HANA-Strategie fest. Nur so können Sie die richtigen Vorgaben in der Ausschreibung machen, um überhaupt eine Idee vom Umfang und den Aufgaben zu erhalten, die auf Ihren zukünftigen Partner und Ihr Unternehmen zukommen.
Um das einmal mit einem Beispiel zu verdeutlichen: Starten Sie mit dem Hausbau, bevor Sie wissen, ob es ein Ein- oder Mehrfamilienhaus werden soll oder bevor klar ist, wo das neue Eigenheim stehen soll?
Die Ausschreibung
Haben Sie Ihre Roadmap vorliegen, können Sie also mit der Formulierung der Ausschreibung starten. Dabei gibt es einige Punkte zu berücksichtigen:
Datenlage mitliefern
Wenn Sie entscheidende Untersuchungen bereits im Vorfeld der Ausschreibung vorgenommen haben, dann legen Sie solche Informationen mit bei! Solche Untersuchungen können beispielsweise die Ergebnisse des S/4HANA Adoption Starter Programs sein oder die Datenlage nach einem S/4HANA Readiness Check.
Reden ist Gold!
Insofern es aus rechtlichen Gründen erlaubt ist: seien Sie offen in Ihrer Kommunikation und sehen Sie die Möglichkeit für Rückfragen vor! Idealerweise stellen Sie Ihre Ausschreibung dabei selbst in einem Telefonat vor und planen direkt eine Rückfrage-Runde mit ein. Termine mit einer halben Stunde Dauer reichen hier oft bereits aus. Meiner Erfahrung nach transportiert die berühmte „Tonspur“ wichtige Informationen und vor allem Schwerpunkte deutlich besser mit als die reine Textebene.
Auch hier gilt natürlich: Je mehr Mühe Sie investieren, um die Anbieter über Ihren Wissensstand zu informieren, desto besser werden die Ergebnisse sein, die Sie am Ende erhalten.
Ergebnisse definieren
Apropos Ergebnisse: Wenn Sie direkt die von Ihnen erwarteten Ergebnisse in Ihrer Ausschreibung kommunizieren, erhalten Sie wesentlich besser vergleichbare Angebote. Also: Beschreiben Sie nicht nur, welche Aufgaben Sie Ihrer Meinung nach zu vergeben haben – sondern auch, welche Ergebnisse daraus resultieren sollen!
Aufgabenteilung klar machen
Nehmen Sie außerdem auch Ihre Überlegungen für eine Aufgabenteilung mit in die Ausschreibung auf. Dabei geht es nicht in erster Linie um die Aufgaben, die durch Fachbereiche in der Anforderungsdefinition und der Fit-Gap-Analyse zu übernehmen sind. Gemeint ist hier: Welche Art von Aufgaben werden Sie mit der internen IT übernehmen – sei es, um Kosten zu sparen oder einen nachhaltigen Knowhow-Transfer sicherzustellen?
Iterative Ausschreibung
Ein S/4HANA-Projekt direkt von Anfang an belastbar zu planen und umfassend einzuschätzen, ist erfahrungsgemäß ein Ding der Unmöglichkeit. Je nach Komplexität des Vorhabens kann das auch für die Voranalyse gelten.
Daher empfehle ich Ihnen, lieber eine schrittweise Ausschreibung und Vergabe einzuplanen. Klar: hinsichtlich der Budgetierung und für die Kommunikation ist es deutlich einfacher, früher eine höhere Sicherheit zu haben. Durch die Vielseitigkeit und Komplexität des S/4HANA-Projektes kann das aber enorm schwierig abschätzbar sein. Aber wer hat auch behauptet, dass es einfach wird?
Abschluss-Check
Haben Sie Ihre Ausschreibung soweit vorbereitet, geht es noch einmal an einen letzten Check. Prüfen Sie hier einmal objektiv: Liegen aus Ihrer Sicht alle Informationen vor, die der Adressat und potenzielle S/4HANA-Partner benötigt? Oder müssen noch immer zu viele Annahmen getroffen werden? Wenn Sie letzteres verneinen können, haben Sie alles richtig gemacht!
Unterstützung gewünscht?
Zum Abschluss möchte ich nochmal hervorheben: Bemühen Sie sich, es Ihren Adressaten leicht zu machen, Ihr Anliegen und Ihre Vorstellungen zu verstehen. Sie werden sehen: die Mühe lohnt sich. Sie erhalten so deutlich bessere Angebote – und die sind die Grundvoraussetzung für ein gutes Projekt.
Wir freuen uns nicht nur, Ihre Ausschreibung zu Ihrem S/4HANA-Projekt zu erhalten. Gerne unterstützen wir Sie auch bei der Vorbereitung der Ausschreibung und bringen unsere eigenen Erfahrungen ein. Wenn Sie also zur Formulierung Ihrer S/4HANA-Ausschreibung Fragen haben, schreiben Sie mir gerne. Wenn Sie noch weitere Tipps und Hinweise aus eigener Erfahrung beisteuern können, freue ich mich auch über einen Kommentar.
