So erleichtert SAP Ihren Beschaffungsprozess
Sie wollen die richtigen Produkte oder Dienstleistungen von den richtigen Lieferanten zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort haben? Aber Sie wissen nicht, wer bei Ihnen im Unternehmen was in welcher Menge braucht? Oder welcher Lieferant Ihnen die gewünschte Menge möglichst zeitnah und preiswert liefern kann? Diese und weitere Fragen machen die Beschaffung zu einem komplexen, zeit- und personalaufwendigen Prozess. Mit SAP digitalisieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse und sparen so einiges an Zeit und Kosten. Welche Schritte in jeden Beschaffungsprozess gehören und wie SAP diese deutlich optimieren kann, erfahren Sie in diesem Artikel.
Je größer ein Unternehmen ist, desto komplexer sind die internen Beschaffungsprozesse. Immer mehr Personen oder Abteilungen sind in die Vorgänge involviert und es entstehen häufiger Fehler. Mit digitalisierten Beschaffungsprozessen können Sie solche Fehler minimieren.
Arbeitsschritte
Der Beschaffungsprozess mit Hilfe von SAP setzt sich aus folgenden typischen Arbeitsschritten zusammen:
1. Ermittlung des Bedarfes
Welche Waren oder Dienstleistungen braucht das Unternehmen und in welcher Menge? Dieser Bedarf kann direkt durch die Fachbereiche im SAP-System oder während einer Disposition gemeldet werden. Sie können auch einen Materialstamm anlegen. Damit prüft das System in regelmäßigen Abständen den Bestand und gibt ab einer Mindestmenge eine Bestellanforderung heraus.
2. Ermittlung der Bezugsquellen
Bei wem soll das Unternehmen die Materialien kaufen? Dazu können vorherige Bestellungen oder Kontrakte hilfreiche Informationen liefern. Über eine Lieferantenanfrage können Sie sich zudem Angebote von verschiedenen Lieferanten einholen.
3. Auswahl der Lieferanten und Angebotsvergleich
Wer kann in angemessener Zeit die benötigte Menge liefern und wie viel kostet das? Bei diesen Fragen kann Ihnen das SAP-System helfen, indem es eine Übersicht über verschiedene Angebote anhand von Preisfindungsszenarien erstellt. Haben Sie sich für einen Lieferanten entschieden, schickt das System automatisierte Absagen an die anderen Lieferanten.
4. Bestellung
Mit den Informationen aus der Bestellanforderung und dem Angebot eines Lieferanten erstellt entweder das System die Bestellung automatisch oder Sie legen sie manuell an.
5. Überwachung der Bestellung
Wird Ihre Bestellung bearbeitet? Trifft die Lieferung pünktlich ein? Über automatisch erstellte Belege können Sie das überwachen und gegebenenfalls Mahnschreiben bei überfälligen Lieferungen versenden lassen.
6. Wareneingang
Ist die Ware in der bestellten Menge angekommen? Wenn ja, dann können Sie den Eingang durch Eingabe der Bestellnummer bestätigen und den Bestellstatus aktualisieren. Manchmal ist es sinnvoll, eine Über- oder Unterlieferungstoleranz im System einzutragen. Liegt die gelieferte Menge innerhalb dieser Toleranz, können Sie auch in diesem Fall die Ware als eingegangen bestätigen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, verderbliche Produkte auf ihre Haltbarkeit zum Lieferzeitpunkt zu überprüfen. Wenn alles in Ordnung ist, schickt Ihnen der Lieferant per Post oder E-Mail eine Rechnung zu oder händigt sie Ihnen zeitgleich mit der gelieferten Ware aus.
7. Prüfung der Rechnung
Entspricht die gelieferte Menge der bestellten Menge? Sind Rechnungspreis und Bestellpreis identisch? Das können Sie anhand der erhaltenen Rechnung abgleichen. Über das SAP-System können Sie auf die Vorgänge Ihrer Bestellungen und Wareneingänge zugreifen. Gibt es Abweichungen in der Menge oder im Preis, können Sie den Rechnungsprüfer darauf aufmerksam machen. Wenn auch hier nichts zu beanstanden ist, dann kann die Zahlung entweder manuell oder durch das SAP-System in Gang gesetzt werden.
Die 7 Schritte des Beschaffungsprozesses mit SAP
Digitalisieren Sie Ihren Beschaffungsprozess!
Ein Beschaffungsprozess ist ein sehr umfangreicher Vorgang, der mit zunehmender Unternehmensgröße immer komplexer und damit fehleranfälliger wird. Er besteht aus mehreren Arbeitsschritten, an denen verschiedene Abteilungen und Personen beteiligt sind. Mit Software-Lösungen von SAP können Sie diese Fehler minimieren. Von der Bedarfsermittlung bis zur Bezahlung bildet SAP Ihren Beschaffungsprozess digital ab. Das erleichtert nicht nur den betreffenden Abteilungen und dem Einkauf die Arbeit, sondern auch Ihren Geschäftspartnern.
Möchten Sie Ihre Beschaffungsprozesse digitalisieren und fragen sich, wo Sie anfangen sollen? Dann schreiben Sie mir. Weitere Infos zur digitalen Beschaffung mit SAP finden Sie außerdem in unserem E-Book.
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