EDI-Dienstleister: Vier Gründe, warum er unerlässlich ist
Elektronischer Datenaustausch (EDI) ist aus der heutigen Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Den richtigen Partner bei der Einführung und Ansprechpartner im Geschäftsalltag an seiner Seite zu haben, ist für Unternehmen essenziell wichtig für die erfolgreiche Nutzung von EDI. In diesem Beitrag erfahren Sie, warum ein qualifizierter EDI-Dienstleister an Ihrer Seite unerlässlich ist.
Was ist ein EDI-Dienstleister?
EDI-Dienstleister sind Unternehmen, die sich darauf spezialisiert haben, andere Unternehmen bei der Umsetzung von EDI zu beraten und zu begleiten. EDI-Spezialisten verfügen über ein breitgestreutes Knowhow und stehen Ihnen mit langjähriger Erfahrung und aufgebauten Best Practices zur Seite. Es gibt verschiedene Bereiche, in denen EDI-Dienstleister Sie unterstützen können.
Technik
EDI-Experten wissen, welche technischen Voraussetzungen in Ihrem Unternehmen gegeben sein müssen, um EDI erfolgreich umzusetzen. Falls die benötigte Technik noch nicht Teil Ihres Unternehmens ist, stellen EDI-Dienstleister Ihnen diese zur Verfügung. Die technische Unterstützung kann sich auf verschiedene Bereiche beziehen. Meist sieht die Unterstützung folgendermaßen aus:
Nachrichtenrouting
Dies bezieht sich auf die Zustellung elektronischer Nachrichten von einem Absender an einen Empfänger.
Nachrichtenroaming
Wenn Absender und Empfänger unterschiedliche EDI-Dienstleister nutzen, werden die Nachrichten über verschiedene Anbieter hinweg weitergeleitet. Diesen Vorgang bezeichnet man als Roaming. Die Nachrichten wechseln dabei vom Netzwerk des einen Anbieters (Provider A) zum Netzwerk eines anderen (Provider B) und umgekehrt.
Formatumwandlung
Hierbei wird ein Ausgangsformat (zum Beispiel CSV) in ein anderes Zielformat (beispielsweise EDIFACT) umgewandelt. Dies ist notwendig, wenn Absender und Empfänger verschiedene elektronische Dokumentenformate oder -standards verwenden und somit “nicht dieselbe Sprache sprechen”.
Elektronische Signatur
Auch wenn es in vielen Ländern heute nicht mehr gesetzlich erforderlich ist, bestehen viele Empfänger weiterhin auf der elektronischen Signatur einer Nachricht. Diese garantiert technisch die Authentizität des Absenders und die Integrität der Nachricht.
Digitale Archivierung
Dabei werden elektronische Dokumente gespeichert, um sie später wieder abrufen zu können. Dies kann aus externen Gründen, wie steuerlichen Vorschriften, oder aus internen Gründen, wie für spätere Analysen der ausgetauschten Dokumente, notwendig sein.
Service
Die Einführung im Unternehmen erfolgt in mehreren Schritten, um EDI speziell an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
Jedes Unternehmen bringt bestimmte Voraussetzungen und spezielle Bedürfnisse an das System mit, weshalb es kein Patentrezept für die Einführung in Unternehmen gibt.
Es gibt jedoch einen Ablaufplan, den die Unternehmen in der Planungsphase durchlaufen, sodass das System optimal an Ihr Unternehmen angepasst werden kann. Folgende Phasen durchlaufen Unternehmen bei der Planung einer EDI-Einführung:
Bestandsaufnahme
Zuerst wird analysiert, welche Geschäftspartner über EDI erreicht werden sollen und welche EDI-Standards diese nutzen. Gleichzeitig ist zu prüfen, ob die im Unternehmen eingesetzten Systeme, wie Warenwirtschafts- oder Finanzbuchhaltungssoftware, für den EDI-Verkehr geeignet sind, insbesondere hinsichtlich der Fähigkeit, strukturierte Dokumente zu senden und zu empfangen. Zudem ist zu klären, ob eine lokale Konvertierungssoftware anzuschaffen ist oder ob die Formatumwandlung durch den EDI-Dienstleister erfolgen soll. Dies hängt oft von der Menge der zu verarbeitenden Dokumente und der Anzahl der Geschäftspartner ab.
Aktualisierung der Stammdaten
Um im elektronischen Datenaustausch eindeutig identifizierbar zu sein, ist die Einführung einer Global Location Number (GLN) notwendig. Basierend darauf müssen Produkte mit eindeutigen Global Trade Item Numbers (GTINs) gekennzeichnet werden, die ihre Identifikation im EDI-Verkehr ermöglichen.
Einrichtung der EDI-Infrastruktur
Nach der Analysephase und der Aktualisierung der Stammdaten erfolgt die Implementierung der EDI-Lösung. Der EDI-Dienstleister nimmt Kontakt zu den EDI-Ansprechpartnern der Geschäftspartner auf und führt das EDI-Onboarding durch. Hierbei werden verwendete Dokumentenstandards abgeglichen und nötige Konvertierungen eingerichtet. Gleichzeitig werden technische Verbindungen mit unterschiedlichen Protokollen wie X.400, AS2, SFTP etc. zu Lieferanten und Kunden aufgebaut.
Testphase
Nachdem die technische Infrastruktur errichtet und die Dokumentenstandards abgestimmt wurden, beginnt der Austausch von Testnachrichten. Ziel ist es, die korrekte Verarbeitung der Daten beim Empfänger zu überprüfen. Oft läuft parallel zum Testbetrieb ein Vergleich mit Papierdokumenten, um eventuelle Abweichungen zu identifizieren und Korrekturen vorzunehmen.
Produktiver EDI-Betrieb
Nach einer erfolgreichen Testphase wird auf den produktiven Betrieb umgestellt. Jetzt zeigt sich der volle Nutzen von EDI: Elektronische Dokumente werden automatisiert und ohne manuelle Eingriffe zwischen den Unternehmen ausgetauscht.
Support
Es kann im laufenden Betrieb immer mal zu Fehlern und Ausfällen kommen. Mit einem EDI-Dienstleister haben Sie immer einen kompetenten Berater an Ihrer Seite. Falls es bspw. zu Systemausfällen kommt, können Ihre Berater Ihnen helfen, denn für den Notfall besitzen diese die wichtigsten Daten. So halten Sie den Betrieb am Laufen und minimieren entstandenen Schaden.
Monitoring
Die meisten EDI-Dienstleister bieten einen Service an, der über die Bereitstellung der Technik und das Unterstützen in Ausnahmesituationen hinausgeht. Ein Monitoring-Team überwacht das System lückenlos 24 Stunden am Tag, das ganze Jahr über. Treten Probleme auf, können die Experten direkt die nötigen Schritte einleiten, um Fehler zu beheben.
Fazit
Mit dem richtigen Dienstleister an Ihrer Seite können Sie EDI bedenkenlos einführen. Der Service, der über die Einführung hinausgeht, unterstützt Sie bei der reibungslosen Funktion von EDI, die Ihr Unternehmen sicher in die Zukunft begleitet.
Unsere Experten stehen Ihnen als EDI-Dienstleister gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns unverbindlich!
