Welche Dokumente sollte ich als Projektmanager pflegen?
Die Aufgabe eines Projektmanagers ist es - wie der Name schon sagt - das Projekt zu managen und somit in jeder Phase des Projekts den Überblick zu behalten, um das Projekt stets richtig zu steuern und im Zweifel schnell die richtigen Maßnahmen zu ergreifen. Um genau diesen Überblick in allen Phasen zu haben, ist es sinnvoll, zu Beginn eines Projekts gewisse Dokumente aufzusetzen und diese über alle Phasen hinweg zu pflegen. Doch welche Dokumente sollte ich als Projektmanager auf jeden Fall nutzen?
Dokument #1 – Die Arbeitspaketliste
Da das große Projektziel meist zu komplex ist, um direkt daraufhin zu arbeiten, wird dieses in einzelne Arbeitspakete runtergebrochen, welche dann durch das Projektteam bearbeitet werden. Die Arbeitspakete sollten vom Umfang her nicht zu groß – aber auch nicht zu klein – sein und ein klar definiertes Ziel haben. Außerdem sollte auch für jedes Arbeitspaket eine Aufwandsschätzung durchgeführt werden, sodass später getrackt werden kann, ob die Bearbeitung der einzelnen Pakete noch zeitlich korrekt abläuft oder schon eine Abweichung von aufgesetzten Projektplan vorliegt.
Dokument #2 – Der Zeitplan
Der Zeitplan gibt vor, wann welche Arbeitspakete bearbeitet werden und wann gewisse Meilensteine erreicht werden sollen. Innerhalb des Zeitplans sollten kritische Abhängigkeiten so gut es geht vermieden werden oder zumindest gewisse Puffer eingeplant werden, damit es nicht zu schlimmeren Verzögerungen innerhalb des Projekts kommt. Da ein Projekt nicht immer reibungslos abläuft, sind Anpassungen am Zeitplan nichts seltenes und zunächst – vorausgesetzt, dass Sie mit ausreichend Puffer kalkuliert haben – nicht schlimm. Sollte es zu Verzögerungen im Zeitplan kommen, dann übernehmen Sie die Anpassungen auch direkt in Ihren Zeitplan, um im Zweifel Probleme rechtzeitig zu erkennen und deutlich zu machen, dass sich eventuell auch nachfolgende Phasen verzögern. Nur wenn der Zeitplan aktuell ist, können Sie dieses Instrument so nutzen, wie es gedacht ist.
Dokument #3 – Risikoregister
In jedem Projekt gibt es Risiken. Auch wenn Risiko zunächst mal gefährlich klingt, ist es im Projektalltag vollkommen normal und zunächst alles andere als schlimm. Wichtig ist, dass Sie sich in regelmäßigen Abständen Gedanken über potenzielle Risiken machen, diese nach Ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit bewerten und sich schon einmal geeignete Gegenmaßnahmen überlegen, die Sie ergreifen können, wenn das Risiko dann irgendwann tatsächlich eintreten sollte. Da sich auch die Risiken innerhalb eines Projekts verändern und während der Projektarbeit eventuell neue Risiken auftreten, die Sie in dieser Form noch nicht auf dem Schirm hatten, sollte auch das Risikoregister kontinuierlich fortgeführt werden, damit Sie im Fall des Falles schnell auf eine geeignete Maßnahme zurückgreifen können.
Dokument #4 – Offene Punkte Liste
Bisher habe ich noch kein Projekt erlebt, in dem es nicht in irgendeiner Phase einige offene Punkte gab, die geklärt werden mussten. Für solche offenen Punkte empfiehlt es sich eine Liste zu pflegen, in der alle Punkte gesammelt werden. Zusätzlich zu dem offenen Punkt wird am besten auch direkt ein Verantwortlicher für die Klärung des Punkts definiert – inklusive eines Zieldatums, bis zu welchem der Punkt geklärt werden soll. Diese offene Punkte Liste kann dann in jedem Jour Fixe durchgegangen werden und als zusätzliche Gesprächsbasis dienen. Durch das schriftliche Festhalten stellen Sie zudem auch sicher, dass Sie keine Punkte vergessen.
Dokument #5 – Zeiterfassung
Innerhalb des Projekts werden Sie in den meisten Fällen ein Projektteam koordinieren, welches die einzelnen Arbeitspakete abarbeitet. Es ist sinnvoll, dass die Projektmitarbeiter die Zeiten, welche Sie für die Bearbeitung der einzelnen Pakete benötigen erfassen. Anhand dieser Zeiterfassung können Sie Abweichungen bei der Bearbeitung frühzeitig erkennen und dann schnell geeignete Maßnahmen ergreifen. Die Erkenntnisse, welche sich aus so einer Zeiterfassung auf Arbeitspaketebene ergeben, können Sie dann auch für zukünftige Projekte nutzen, indem Sie Erkenntnisse aus den alten Projekt ziehen, um Ihre kommenden Schätzungen zu verbessern.
Wenn Sie diese Dokumente zu Beginn des Projekts einmal ordentlich aufsetzen und dann mit etwas Disziplin kontinuierlich weiterführen, dann haben Sie sich eine solide Grundlage geschaffen, die Ihnen innerhalb des Projekts helfen wird die richtigen Entscheidungen zu treffen und gefährliche Abweichungen, die den Projekterfolg negativ beeinflussen können, frühzeitig zu erkennen. Einen Großteil der Dokumente können Sie meist sogar direkt während des wöchentlichen Jour Fixes anpassen und mit der Gegenseite des Projekts besprechen. Das spart Ihnen Zeit und Aufwand und sorgt dafür, dass alle Beteiligten stehts auf dem aktuellen Stand sind. Probieren Sie es doch einmal in einem Ihrer kommenden Projekte aus und teilen Sie Ihre Erfahrungen mit mir. Ich freue mich über Ihre Fragen und Anmerkungen.
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