SAP S/4HANA Vorstudie: Klarheit vor Projektstart
Eine SAP S/4HANA-Transformation beginnt nicht mit der technischen Umstellung. Sie beginnt mit einer guten Entscheidung. Genau dafür liefert eine SAP S/4HANA Vorstudie die Grundlage: Sie macht Aufwand, Risiken, Abhängigkeiten und Chancen sichtbar, bevor Ihr Unternehmen in ein mehrmonatiges oder mehrjähriges Projekt startet.
Das Wichtigste im Überblick
- Eine SAP S/4HANA Vorstudie schafft Entscheidungssicherheit: Sie zeigt, welche Kosten, Ressourcen und Zeitpläne realistisch sind.
- Technik und Fachbereiche gehören zusammen: Nur wenn Systemanalyse und Prozessanalyse ineinandergreifen, entsteht ein belastbarer Projektplan.
- Die Vorstudie muss konkret werden: Vage Aussagen reichen nicht aus, wenn Geschäftsführung, IT und Fachbereiche über Budget und Projektstart entscheiden sollen.
- Das Ziel ist mehr als der Go-live: SAP S/4HANA bildet die technologische Plattform für digitale Prozesse, Automatisierung, Analytics, Fiori UX und zukünftige Innovationen.
Warum eine SAP S/4HANA Vorstudie so wichtig ist
Viele Unternehmen wissen, dass sie den Schritt zu SAP S/4HANA gehen müssen. Gleichzeitig stehen sie vor vielen offenen Fragen: Welche Migrationsstrategie passt zur bestehenden Systemlandschaft? Welche Eigenentwicklungen verursachen Aufwand? Welche Prozesse müssen angepasst werden? Wie groß wird das Projektteam? Und welche Kosten entstehen wirklich?
Eine SAP S/4HANA Vorstudie beantwortet diese Fragen nicht oberflächlich, sondern strukturiert. Sie schafft Transparenz über die Ausgangslage, bewertet Optionen und übersetzt technische sowie fachliche Erkenntnisse in eine umsetzbare Roadmap. Damit wird die Vorstudie zum ersten großen Meilenstein auf dem Weg zur modernen SAP S/4HANA-Plattform. Sie hilft Ihnen, aus einem abstrakten Transformationsvorhaben ein planbares Projekt zu machen.
Sie wollen nach S/4HANA – aber ohne Blindflug. In der individuellen Vorstudie übersetzen wir Ihre Ausgangslage in belastbare Entscheidungsgrundlagen: Zielbild, Optionen, Aufwand, Risiken und ein pragmatischer Fahrplan.
Der Weg zur modernen SAP S/4HANA-Plattform
Ein erfolgreiches S/4HANA-Projekt folgt einem systematischen Vorgehen. In der Praxis lassen sich drei zentrale Etappen unterscheiden:
- Entscheidungsgrundlage schaffen
Sie klären Kosten, Ressourcen, Zeitplan, Projektumfang, Risiken und strategische Ziele. - S/4HANA Go-live sicher erreichen
Sie setzen die Transformation kontrolliert um und schaffen die Voraussetzungen für einen stabilen Produktivstart. - SAP S/4HANA als digitale Plattform optimieren
Nach dem Go-live nutzen Sie S/4HANA als Grundlage für Automatisierung, bessere User Experience, Analytics, Prozessverbesserungen und neue digitale Geschäftsmodelle.
Die S/4HANA Vorstudie zahlt vor allem auf die erste Etappe ein. Gleichzeitig beeinflusst sie bereits den späteren Go-live und die Optimierung nach dem Projekt. Denn was Sie zu Beginn sauber analysieren, müssen Sie später nicht unter Zeitdruck korrigieren.
Die größte Herausforderung: Die Vorstudie muss konkret genug sein
Eine Vorstudie erfüllt ihren Zweck nur dann, wenn sie eine echte Entscheidung ermöglicht. Genau hier liegt in vielen Projekten die Schwierigkeit. Oft bleiben Vorstudien zu allgemein. Es werden zwar Workshops durchgeführt, Readiness Checks gestartet und erste Risiken gesammelt, doch am Ende fehlen belastbare Zahlen. Die Geschäftsführung erhält dann keine klare Antwort auf die entscheidenden Fragen:
- Wie hoch ist der Aufwand?
- Welche Kosten entstehen?
- Welche Ressourcen brauchen wir intern und extern?
- Welche Vorprojekte müssen wir starten?
- Wie lange dauert die Migration?
- Welche Risiken gefährden den Go-live?
Wenn diese Antworten fehlen, verschiebt sich die eigentliche Klärung in das Umsetzungsprojekt. Das führt zu Diskussionen, Nachbudgetierungen und unnötigem Druck. Deshalb sollte eine SAP S/4HANA Vorstudie immer das Ziel verfolgen, eine belastbare Aufwandschätzung und eine tragfähige Projektplanung zu liefern.
Schritt 1: Technische Analyse in der SAP S/4HANA Vorstudie
Die technische Analyse betrachtet Ihr bestehendes SAP-System und die zukünftige Zielarchitektur. Sie zeigt, welche technischen Voraussetzungen bereits erfüllt sind und wo Handlungsbedarf entsteht.
Typische Inhalte der technischen Analyse sind:
- System Readiness: Ist das aktuelle System grundsätzlich bereit für die Transformation?
- SAP Readiness Check: Welche technischen, funktionalen und organisatorischen Hinweise ergeben sich aus der Analyse?
- Custom Code Analyse: Welche Eigenentwicklungen müssen angepasst, ersetzt oder stillgelegt werden?
- Simplification Checks: Welche Änderungen durch SAP S/4HANA betreffen Ihr Unternehmen konkret?
- Systemarchitektur: Wie sieht die aktuelle Landschaft aus und welche Abhängigkeiten bestehen?
- Zielarchitektur: Wie sollen Schnittstellen, Systeme und Betriebsmodelle künftig aufgebaut sein?
- IT Operations: Welche Anforderungen entstehen für Betrieb, Monitoring, Berechtigungen, Schnittstellen und Support?
Wichtig ist: Ein Readiness Check allein reicht nicht aus. Der eigentliche Wert entsteht erst durch die Interpretation der Ergebnisse. Gerade bei der Custom Code Analyse erscheinen häufig viele Findings. Nicht jedes Finding ist kritisch, aber jedes relevante Finding braucht eine Einordnung. Die zentrale Frage lautet daher nicht: „Was meldet das Tool?“ Sondern: „Was bedeutet das Ergebnis für unser Projekt?“
Custom Code: Nicht alles gehört ins Umsetzungsprojekt
Eigenentwicklungen gehören fast immer zu den größten Aufwandstreibern in S/4HANA-Projekten. Deshalb sollten Sie bereits in der Vorstudie entscheiden, welche Anpassungen Sie als Vorprojekt angehen und welche Sie in das eigentliche Migrationsprojekt integrieren.
Ein typisches Beispiel: Ein Teil der Custom Code Adaption kann bereits im bestehenden ERP-System vorbereitet werden. Dadurch entlasten Sie das spätere Umsetzungsprojekt, reduzieren Risiken und gewinnen Zeit für kritische Aktivitäten rund um Test, Migration und Go-live. Diese Abwägung sollte die Vorstudie transparent machen. Denn Vorprojekte beeinflussen Budget, Zeitplan und Ressourcenbedarf.
Schritt 2: Fachliche Analyse in der SAP S/4HANA Vorstudie
Die technische Sicht zeigt, was im System passieren muss. Die fachliche Analyse zeigt, was sich für Prozesse, Fachbereiche und Anwender verändert. Dafür erfassen Sie zunächst Ihre Prozesslandschaft in einem Prozessregister. Anschließend betrachten Sie die relevanten Prozessbereiche in strukturierten Workshops. Dazu gehören je nach Unternehmen beispielsweise:
- Finance
- Einkauf
- Logistik
- Sales
- Produktion
- Warehouse Management
- Controlling
- Instandhaltung
- Service
In den Workshops prüfen Sie, welche Prozesse im Standard abgebildet werden können und wo fachliche Lücken bestehen. Genau hier kommen Fit-to-Standard- und Fit-Gap-Ansätze ins Spiel.
Fit-to-Standard und Fit-Gap: Der Standard ist der Ausgangspunkt
SAP S/4HANA ist nicht einfach ein technisches Upgrade. Die Lösung bringt neue Datenmodelle, neue Oberflächen, neue Funktionalitäten und neue Prozessmöglichkeiten mit. Deshalb sollten Sie nicht versuchen, alte Abläufe ungeprüft in die neue Welt zu übertragen. Ein Fit-to-Standard-Workshop startet bewusst mit dem SAP-Standard. Sie prüfen, welche Anforderungen bereits abgedeckt sind und wo Ihr Unternehmen wirklich abweichen muss. Ein Fit-Gap-Workshop bewertet anschließend die Lücken: Brauchen Sie eine Prozessänderung, eine Konfiguration, eine Erweiterung oder eine bewusste organisatorische Entscheidung? So verhindern Sie, dass historisch gewachsene Sonderlösungen automatisch in SAP S/4HANA weitergeführt werden.
Simplification Items gehören immer in den Scope
In jeder SAP S/4HANA Vorstudie sollten Simplification Items eine feste Rolle spielen. Sie zeigen, welche bisherigen Funktionen, Datenstrukturen oder Prozesse sich durch SAP S/4HANA verändern. Manche Auswirkungen sind technisch, andere treffen direkt die Fachbereiche. Deshalb sollten Simplification Items nicht nur in der IT diskutiert werden. Sie gehören in die fachlichen Workshops, damit die betroffenen Bereiche früh verstehen, welche Entscheidungen auf sie zukommen.
Quick Wins, Schmerzpunkte und Optimierungspotenzial sichtbar machen
Eine gute Vorstudie betrachtet nicht nur Risiken. Sie zeigt auch Chancen. Viele Unternehmen nutzen die SAP S/4HANA Vorstudie, um Quick Wins zu identifizieren. Dazu zählen zum Beispiel bessere Auswertungen, Automatisierungspotenziale, Fiori-Apps, mobile Szenarien oder vereinfachte Prozessschritte. Gleichzeitig sollten Sie Schmerzpunkte und Optimierungsideen in einem Backlog sammeln. Nicht jede Verbesserung muss Teil des Migrationsprojekts werden. Doch wenn Sie Potenziale früh dokumentieren, können Sie nach dem Go-live gezielt weiter optimieren.
Beispiele aus typischen Kundenprojekten sind etwa:
- Neue Möglichkeiten in der Produktionsplanung mit embedded PP/DS
- Verbesserungen im Warehouse Management
- Optimierung von Lagerprozessen inklusive Hochregallager
- Stärker integrierte Analytics-Szenarien
- Modernere Oberflächen durch SAP Fiori
- Automatisierung wiederkehrender manueller Tätigkeiten
Damit wird SAP S/4HANA nicht nur zur neuen ERP-Version, sondern zur technologischen Plattform für die digitale Zukunft Ihres Unternehmens.
Schritt 3: Projektplanung als Abschluss der SAP S/4HANA Vorstudie
Am Ende der Vorstudie müssen alle Erkenntnisse in eine klare Projektplanung münden. Genau hier entscheidet sich, ob die Analyse wirklich belastbar war.
Die Projektplanung umfasst unter anderem:
- Zieldefinition
- Transformationsstrategie
- Roadmap
- Projektorganisation
- Stakeholder-Management
- Change-Management
- Risiken und Chancen
- Ressourcenplanung
- Zeitplan
- Kostenschätzung
- Abstimmung mit Dienstleistern, etwa Basisdienstleistern oder Hosting-Partnern
Das Ergebnis ist eine Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung. Sie zeigt nicht nur, dass SAP S/4HANA notwendig oder sinnvoll ist. Sie zeigt auch, wie Ihr Unternehmen den Weg realistisch gehen kann.
Welche Ergebnisse sollte eine SAP S/4HANA Vorstudie liefern?
Eine starke Vorstudie endet nicht mit einer Foliensammlung voller offener Punkte. Sie liefert konkrete Ergebnisse, mit denen Ihr Unternehmen entscheiden und handeln kann.
Dazu gehören idealerweise:
- Dokumentierte Ausgangslage der System- und Prozesslandschaft
- Bewertete technische Analyse inklusive Readiness Check, Custom Code und Simplification Items
- Prozessregister mit relevanten Fachbereichen
- priorisierte Fit-Gap-Ergebnisse
- Übersicht notwendiger Vorprojekte
- Zielarchitektur für Systemlandschaft, Schnittstellen und Betrieb
- Roadmap für die Transformation
- Aufwands- und Kostenschätzung
- Projektplan mit Phasen, Meilensteinen und Ressourcen
- Risiko- und Chancenbild
- Entscheidungsvorlage für Management und Geschäftsführung
Je konkreter diese Ergebnisse sind, desto besser können Sie den nächsten Schritt planen. In einem Kundenprojekt kann eine Vorstudie beispielsweise einen Umfang von rund 40 Personentagen haben und auf dieser Basis eine Migration mit etwa 250 Personentagen schätzen. Die genauen Werte hängen selbstverständlich von Systemgröße, Prozessumfang, Custom Code, Integrationen und Zielarchitektur ab. Entscheidend ist jedoch das Prinzip: Die Vorstudie muss konkret genug sein, um belastbare Zahlen zu liefern.
Fazit
Eine SAP S/4HANA-Transformation ist zu wichtig, um sie mit groben Annahmen zu starten. Eine gute Vorstudie sorgt dafür, dass Sie den Weg zu SAP S/4HANA nicht nur technisch verstehen, sondern wirtschaftlich, organisatorisch und fachlich steuern können. Sie schaffen eine belastbare Entscheidungsgrundlage, planen Kosten und Ressourcen realistisch, erkennen kritische Vorprojekte frühzeitig und richten Ihr Projekt auf einen sicheren Go-live aus. Gleichzeitig legen Sie die Basis, um SAP S/4HANA nach der Migration als Plattform für Optimierung, Automatisierung und digitale Innovation zu nutzen.
Sie möchten wissen, wie konkret Ihre SAP S/4HANA Vorstudie aussehen sollte? Dann lassen Sie uns gemeinsam prüfen, welche technischen, fachlichen und organisatorischen Fragen Sie vor dem Projektstart klären sollten. So wird aus Unsicherheit ein klarer Fahrplan für Ihre S/4HANA-Transformation.
FAQ
Was ist eine SAP S/4HANA Vorstudie?
Eine SAP S/4HANA Vorstudie analysiert die technische, fachliche und organisatorische Ausgangslage vor einer S/4HANA-Transformation. Sie bewertet unter anderem System Readiness, Custom Code, Simplification Items, Prozesse, Zielarchitektur, Ressourcen, Kosten und Risiken. Das Ziel ist eine belastbare Entscheidungsgrundlage für Geschäftsführung, IT und Fachbereiche.
Wie lange dauert eine SAP S/4HANA Vorstudie?
Die Dauer hängt von Systemgröße, Prozessumfang, Anzahl der Fachbereiche, Custom Code und Integrationen ab. In der Praxis kann eine kompakte, aber konkrete Vorstudie beispielsweise rund 40 Personentage umfassen. Wichtig ist weniger die reine Dauer, sondern die Qualität der Ergebnisse: Am Ende sollten Aufwand, Kosten, Zeitplan und nächste Schritte ausreichend belastbar sein.
Warum reicht ein SAP Readiness Check allein nicht aus?
Ein SAP Readiness Check liefert wertvolle Hinweise, ersetzt aber keine Bewertung. Unternehmen müssen die Ergebnisse interpretieren, priorisieren und mit der fachlichen Prozesssicht verbinden. Erst dadurch entsteht ein realistisches Bild der Projektaufwände und Risiken.
Welche Rolle spielen Fachbereiche in der SAP S/4HANA Vorstudie?
Fachbereiche spielen eine zentrale Rolle, weil SAP S/4HANA Prozesse, Arbeitsweisen und Benutzeroberflächen verändert. In Fit-to-Standard- und Fit-Gap-Workshops prüfen sie, welche Abläufe im Standard abgebildet werden können, wo Lücken bestehen und welche Optimierungspotenziale sich ergeben. Dadurch wird die Vorstudie nicht nur technisch sauber, sondern auch fachlich tragfähig.
