Mein Setting für Remote-Workshops
Remote arbeiten aus dem Home-Office oder von unterwegs ist nichts Ungewöhnliches mehr: in einigen Unternehmen ist es bereits heute an der Tagesordnung. Geht es um Workshops oder Projektmeetings, fällt die Remote-Quote aber immer noch sehr gering aus. Dabei braucht es nicht viel, um auch im Home-Office ein gutes Setting für Remote-Workshops zu zaubern. In diesem Blogbeitrag stelle ich Ihnen mein heimisches Setting einmal im Detail vor.
Auch für uns als IT-Dienstleister und SAP Berater gehört die Telefonkonferenz und die Arbeit aus dem eigenen Büro auf dem Kundensystem zum ganz normalen Handwerkszeug. Etwas anders sieht es bei den kreativen Teilen unserer Arbeit aus: Gute Konzeptionsworkshops, Meetings zum Projektfortschritt und zur Problemlösung oder Lessons Learned sind ein wichtiger Bestandsteil von SAP-Projekten und nicht selten ein Erfolgsfaktor. Die Remote-Quote ist bei diesen Anlässen noch geringer als zum Beispiel beim Programmieren.
Weil wir als Berater größtenteils deutschlandweit verteilt sind, haben wir firmenintern schon immer auf virtuelle Workshops gesetzt. Auch mit unseren Kunden führen wir Workshops in dieser Art durch – in Zeiten der Corona-Krise natürlich häufiger. Hier ist mein ganz persönlicher Werkzeugkasten dafür:
1. Virtuelle Meetings in Microsoft Teams
Meeting in Microsoft Teams
Die Plattform von Microsoft für virtuelle Teams ist der Dreh- und Angelpunkt. Dort wird ein virtuelles Meeting aufgesetzt und die Teilnehmer eingeladen. Das funktioniert auch problemlos mit Gästen von außerhalb der eigenen Organisation. Sicherlich funktionieren andere Tools wie WebEx, Zoom oder auch join.me ebenfalls. Ich persönlich halte Teams für eines der bestintegriertesten Tools. Wir nutzen es ohne Probleme: sowohl für den spontanen, direkten Videoanruf als auch für das All-Hands-Meeting mit weit über 200 Teilnehmern.
2. Zwei Bildschirme
Mein Notebook ist als Zweitbildschirm konfiguriert und etwas aufgebockt. Die eingebaute Kamera überträgt mein Bild ins Meeting. Was die reine Bildschirmgröße angeht, bin ich persönlich nicht so anspruchsvoll.
3. Scribbeln in OneNote
Skizze im OneNote
Im Präsenzmeeting bin ich ein großer Fan von Flipchart- und Whiteboardzeichnungen, die dynamisch im kreativen Prozess entstehen. Eine Zeichnung, die sich im Dialog aufbaut, sorgt bei allen Beteiligten für gleiches Verständnis. Ich nutze dazu im virtuellen Fall OneNote aus Microsoft Office, weil es am besten die Aktivitäten Zeichnen, Tippen und Archivierung kombiniert.
Für virtuelle Meetings hat sich bei mir dieses etwas ungewöhnliche Setting etabliert: Ich teile mein OneNote im Teams Meeting und kann dort per Tastatur zum Beispiel Listen notieren. Parallel habe ich die gleiche OneNote-Seite auf meinem Surface Book geöffnet und kann dort per Stylus-Stift zeichnen.
Wichtig: Die OneNote Universal App nutzen und nicht OneNote 2016! Dann werden die Zeichnungen nämlich erstaunlich schnell synchronisiert und sind damit innerhalb der Bildschirmfreigabe sichtbar. Mit dem eingebauten Whiteboard in Teams komme ich dagegen nicht gut klar.
Ebenfalls ist OneNote das Tool der Wahl, wenn die Teilnehmer gleichzeitig in ein Dokument schreiben sollen. Dann öffnen alle die gleiche Seite und können parallel Notizen machen.
4. Ton via Headset
Mein Headset ist ein Plantronics V5200 und per Bluetooth mit dem Rechner verbunden. Ein Headset empfiehlt sich schon gegenüber dem eingebauten Mikrophon und Lautsprecher des Notebooks. Das hat aber fast nur den Grund, dass Hintergrundgeräusche dann nicht so stören. In einer leisen Umgebung reichen die eingebauten Geräte im Rechner für eine ausreichende Qualität. Es ist jedenfalls kein Hinderungsgrund, wenn Teilnehmer kein Headset parat haben.
Das V5200 kann ich uneingeschränkt empfehlen. Sehr gut funktioniert für mich der gleichzeitige Einsatz am Handy und am Rechner.
5. Weitere Gewohnheiten
Signalkarten für virtuelle Meetings
Etwas Papier zum Schreiben brauche ich parallel oft doch noch. Insbesondere für Notizen, die den Rest der Teilnehmer in dem Moment nicht interessieren 😉
In größerer Runde ist das Stummschalten des Mikrophons oft hilfreich. Und dann nutze ich manchmal die vorbereiteten Signalkarten für Ja! und Nein!
Routine in Remote-Workshops
Sie sehen: In meinem Home-Office komme ich gut zurecht. 😉 Virtuelle Workshops und Meetings stellen aber nicht nur für mich keine große Herausforderung dar. Vorausgesetzt natürlich, man findet die Tools, die für einen selbst und das eigene Team bzw. Unternehmen gut funktionieren. Mein Setting hat sich auch durch die Erfahrungen gegeben, die ich über die Jahre im Remote-Kontext gesammelt habe. Wenn Sie Fragen rund um das Thema Home-Office haben oder Tipps zur Organisation Ihres Settings haben möchten, kontaktieren Sie mich gerne!
Und bevor ich es vergesse: Ganz wichtig ist natürlich, dass immer genug Earl-Grey-Nachschub da ist…
