Lieferantenbeurteilung im SAP Einkauf: 3 wichtige Vorüberlegungen
Ein wichtiger Bestandteil der Arbeit im Einkauf ist die Auswahl von und Zusammenarbeit mit Lieferanten. Um die Zusammenarbeit bewerten zu können, bietet die SAP die Lieferantenbeurteilung an. Welche Fragen müssen Sie sich stellen, bevor Sie mit diesem Tool arbeiten?
Je wichtiger die Beschaffung bestimmter Materialien oder Dienstleistungen für Ihr Geschäft ist, desto entscheidender ist die Auswahl des richtigen Lieferanten. Im SAP Einkauf (Modul MM-PUR) steht für die Analyse der Zusammenarbeit mit Lieferanten die sogenannte Lieferantenbeurteilung zur Verfügung. Damit können Sie aus den Daten des SAP-Systems sogenannte Hard- und Soft-Facts zum Lieferanten beurteilen und eine Einstufung vornehmen. Doch bevor Sie damit loslegen, sind grundlegende Überlegungen anzustellen.
Lieferantenbeurteilung – wen wollen Sie beurteilen?
Unter Umständen arbeiten Sie mit sehr vielen Lieferanten zusammen. Gerade, wenn Sie auch Lieferanten einbeziehen, die keine Kernprodukte oder -dienstleistungen bereitstellen. Darunter fallen zum Beispiel Bürobedarf, Arbeitskleidung usw. Eine Vorüberlegung ist also: welche meiner Lieferanten möchte ich bewerten? Vermutlich gibt es auch bei Ihnen in der Beschaffung kritische, wichtige und weniger wichtige Leistungen. Eventuell ist auch der Lieferantenumsatz und damit der Anteil an Ihren Einkaufsausgaben wichtig. Damit eine Lieferantenbeurteilung einen sinnvollen Mehrwert bringt, ist der Umfang der Bewertung mit Blick auf die Lieferantenmenge eine wichtige Entscheidung. Nicht zuletzt, weil der Beurteilungsprozess natürlich Zeit in Anspruch nimmt. Je mehr Lieferanten Sie beurteilen wollen, desto mehr Zeit wird für eine gute Qualität und Vergleichbarkeit benötigt.
Was wollen Sie beurteilen?
Steht die Auswahl der Lieferanten fest, sind die Kriterien der Lieferantenbeurteilung die nächste wichtige Überlegung. Dabei wird in SAP zwischen Hard- und Soft-Facts unterschieden:
- Hard-Facts sind objektiv messbare KPIs. Im Optimalfall können diese automatisiert aus den Systemdaten ermittelt werden. Darunter fallen zum Beispiel Termintreue, also die Einhaltung von Lieferterminen, oder Mengentreue von Bestell- zu Liefermenge. Der SAP Standard bringt für einige Kriterien fertige Ermittlungen mit, auf denen Sie Ihre Beurteilung aufbauen können.
- Soft-Facts sind Kriterien, die Sie manuell beurteilen müssen. Ein beliebtes Beispiel für so einen Soft-Fact ist die Erreichbarkeit des Lieferanten bei Rückfragen oder auch Antwortzeiten im Allgemeinen. Diese Kriterien sind sehr stark davon abhängig, was Ihnen an Ihrem Lieferanten und an Ihrer Zusammenarbeit wichtig ist. Legen Sie als Unternehmen einen hohen Wert auf Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein? Dann kann das ein passendes Kriterium sein, dass Sie auch bei Ihren Lieferanten zur Bewertung heranziehen.
Die Kriterienauswahl ist entscheidend für die spätere Vergleichbarkeit der Beurteilungen verschiedener Lieferanten. Als Informatiker tendiere ich von Haus aus zu automatisch ermittelbaren Kennzahlen. Denn hier gibt es keinen „Nasenfaktor“ – das System ermittelt die Fakten und vergibt dafür Punkte gemäß vorgegebener Kriterien. Um diese Vergleichbarkeit auch bei Soft-Facts hinzubekommen, ist ein Bewertungskatalog für diese Kriterien sehr wichtig. Wie sollen Ihre Kollegen, die die Lieferantenbeurteilung durchführen, die Einordnung von bis zu 100 Punkten vornehmen? Wann ist ein Lieferant sehr nachhaltig? Was sind akzeptable Reaktionszeiten im Tagesgeschäft? Eine definierte Skala mit Anhaltspunkten sorgt für eine übergreifend einigermaßen einheitliche Einschätzung der Lieferanten. Damit kommen Sie Ihrem Ziel am Ende am nächsten: über die Lieferantenbeurteilung herauszufinden, mit wem es bereits super läuft, wo es noch Entwicklungsbedarf gibt und welche Lieferanten Sie zukünftig besser nicht mehr berücksichtigen sollten.
Wie oft nehmen Sie die Lieferantenbeurteilung vor?
Wie bereits gesagt – die Lieferantenbeurteilung bringt einen gewissen Aufwand mit sich. Je mehr manuelle Kriterien Sie anlegen, desto mehr ist zu tun. Um das Tagesgeschäft nicht unnötig zu strapazieren, ist ein gut gewählter Turnus des Prozesses wichtig. Ob monatlich, quartalsweise oder jährlich – die Entscheidung liegt ganz bei Ihnen. Häufig geht der Turnus Hand in Hand mit der Abstimmung zwischen Kunde und Lieferant: Wenn jährlich ein strategisches Gespräch zur Zusammenarbeit, möglichen Verbesserungen und Mängeln geführt wird, dann ist es sinnvoll, die Lieferantenbeurteilung ebenfalls jährlich vor diesem Gespräch durchzuführen. Sprechen Sie quartalsweise – werten Sie zumindest die Hard-Facts quartalsweise aus. Entscheidend ist, dass Sie für eine gute Beurteilung genug Zeit einplanen, um ein aussagekräftiges Ergebnis zu bekommen.
Erst definieren, dann abbilden!
Wenn Sie diese Punkte für sich klar definiert haben, können diese im SAP-System abgebildet werden. Dafür stellt der SAP-Standard bereits vorgefertigte Mechanismen bereit, die durch individuelle Punkte ergänzt werden können. Das Thema Lieferantenbeurteilung ist für Sie interessant – oder Sie wollen Erfahrungen teilen? Sprechen Sie mich gerne an oder hinterlassen Sie einen Kommentar!
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