Open Catalog Interface (OCI) – Was ist das?
Über das Open Catalog Interface (OCI) bietet SAP die Möglichkeit, Katalogdatensätze zwischen Ihrem SAP-System und verschiedenen externen Katalogen – beispielsweise von Ihren Lieferanten – auszutauschen. Einmal angebunden erleichtert diese Schnittstelle die Arbeit des Einkaufs ungemein, da sie sich leicht in die Einkaufsprozesse in Ihrem ERP-System integrieren lässt. Wie OCI funktioniert und welche Vorteile es bietet, möchte ich Ihnen in diesem Beitrag einmal näherbringen.
Was ist OCI?
OCI ist eine Schnittstelle, die von SAP entwickelt wurde, um externe Produktkataloge aufzurufen und dem Einkauf die Möglichkeit zu geben, darüber den SAP-Warenkorb zu füllen. Die Beschaffung findet also nicht über die Plattform Ihres Lieferanten statt, sondern bleibt in Ihrem System. Lediglich die Produktdaten werden übertragen.
Häufig finden Sie im Zusammenhang mit OCI den Begriff des „Punchouts“. Dahinter verbirgt sich der Vorgang des Zugriffs auf den externen Katalog Ihres Lieferanten. Die Kommunikation zwischen dem Produktkatalog und Ihrem SAP-System läuft über die klassischen Internetprotokolle.
Der große Vorteil des Open Catalog Interface?
Wenn Sie die Produktkataloge Ihrer Lieferanten über OCI angebunden haben, dann habe Sie den großen Vorteil, dass die Produktdaten immer aktuell sind. Denn die Daten liegen nicht bei Ihnen im SAP, sondern werden bei jedem „Punchout“ neu von Ihrem Lieferanten abgerufen. Fehler, die durch eine veraltete Datenbasis entstehen können, sind somit von vornherein ausgeschlossen.
Außerdem haben Ihre Einkäufer den Vorteil, dass sie den Produktkatalog wie einen normalen Online-Shop nutzen können. Die Produkte können durch den Lieferanten optimal dargestellt werden, weshalb ein Einkäufer sich schnell und bequem einen Überblick über das Produkt und seine Leistungen machen kann. Der Einkäufer kann es dann – wie in jedem gewöhnlichen Onlineshop – in den Warenkorb legen. Sobald der Warenkorb vollständig ist, kann dieser nochmal geprüft werden. Der Prozess des Check-Outs ist dabei stark verkürzt, da es nur darum geht, die Produktdaten zurück an Ihr SAP-System zu übertragen. Informationen wie Versandadresse oder Bezahlinformationen fallen in diesem Schritt weg.
Bei der Übertragung des Warenkorbs an das SAP-System findet noch keine Bestellung statt. Die eigentliche Bestellung wird aus SAP heraus getätigt und läuft damit so ab, wie es die Bestellprozesse Ihres Unternehmens vorsehen. Erst, wenn die Bestellung freigegeben wurde, wird der Auftrag elektronisch per EDI oder iDOC an Ihren Lieferanten übermittelt.
Beispiel eines OCI-Shops
Vorteile von OCI? Die gibt es – auf mehreren Seiten
Ein OCI-Shop bietet nicht nur für den Einkauf einen Vorteil. Auch für den Vertrieb vereinfacht die Bereitstellung des Produktkatalogs über OCI einige Prozesse.
Vorteile auf Seite des Lieferanten:
- Durch den Einsatz von OCI können Sie attraktiver für potenzielle Kunden sein, da die Schnittstelle den Einkauf vereinfacht
- Sie können Ihre Produkte und die Spezifikationen dieser optimal und auf Ihre Kunden zugeschnitten präsentieren
- Sie müssen sich nicht darum kümmern, Ihren Kunden in regelmäßigen Abständen den neusten Produktkatalog zur Verfügung zu stellen. Änderungen an der Produktpalette sind sofort für alle angebundenen Kunden sichtbar.
Vorteile auf Seite des Einkaufs:
- Der Einkauf kann schnell und effizient arbeiten
- Der Produktkatalog ist immer aktuell, da Sie durch den Punchout auf den Daten Ihres Lieferanten arbeiten. Der Import von Katalogdaten in das eigene SAP-System entfällt damit.
- Der eigentliche Bestellabschluss findet weiterhin in Ihrem System statt, sodass Sie keine neuen Prozesse in der Beschaffung etablieren müssen
Gibt es auch Nachteile?
Auch wenn das Anbinden von externen Katalogen über OCI praktisch klingt und in vielen Fällen auch die Arbeit in der Beschaffung vereinfacht, gibt es auch Nachteile.
So ist die Katalogdatenschnittstelle nicht für jede Einkaufs-/Lieferantenbeziehung das Mittel der Wahl. Denn wenn ich bei einem Lieferanten nur einmal pro Jahr bestelle, dann wird sich der Aufwand für die Anbindung des Katalogs über OCI nicht so schnell bezahlt machen. Außerdem ist die Kontrolle der Preise, die ein Lieferant für seine Produkte pflegt, eher schwierig. Änderungen an Preisen, die beispielsweise von Preisen im Rahmenvertrag abweichen, sind nur schwer zu identifizieren.
Fazit zu OCI
Wenn die Vorteile bei Ihnen überwiegen, dann kann die Anbindung von Produktkatalogen über OCI eine sinnvolle Investition sein und Ihre Einkäufer bei der täglichen Arbeit entlasten. Dadurch, dass die Schnittstelle von SAP entwickelt wurde, funktioniert die Integration in die bestehende SAP-Systemlandschaft sehr gut. Und der Bestellprozess bleibt dabei in Ihrem SAP-System, sodass Sie Ihre Prozesse nicht ändern müssen. Sollten Sie also Lieferanten haben, bei denen Sie in regelmäßigen Abständen bestellen, dann prüfen Sie doch einmal, ob diese Lieferanten Ihren Katalog über OCI bereitstellen. Eine Anbindung könnte Ihnen in Zukunft Zeit und Geld sparen.
Haben Sie weitere Fragen zum Open Catalog Interface und der Integration in Ihre Beschaffungsprozesse? Dann kontaktieren Sie mich oder hinterlassen Sie einen Kommentar. Ich und unsere Experten für Schnittstellen und SAP-Beschaffung unterstützen Sie gerne!
