SAP S/4HANA Geschäftspartner-Umstellung: Der Ablaufplan
Häufig werde ich von Kunden gefragt, wie sie die Umstellung von der klassischen Trennung zwischen Debitoren und Kreditoren auf Geschäftspartner durchführen sollen. Nachfolgend gebe ich Ihnen einige Hilfestellungen zu häufig gestellten technischen Fragen rund um das Thema SAP S/4HANA Geschäftspartner-Umstellung. Dabei biete ich einen Einblick in den Ablauf des Projekts.
SAP S/4HANA Geschäftspartner-Umstellung: Häufig gestellte Fragen
Mehrfach kommen zur SAP S/4HANA Geschäftspartner-Migration Fragen auf wie:
- „Ich habe unterschiedliche Nummernkreise und unterschiedliche Felder im Kreditoren und Debitoren gepflegt. Wie kann ich diese nun vereinen?“
- „Ich habe einige Z-Felder gepflegt. Wie wird nun mit diesen umgegangen?“ Häufig brauchen die Kunden diese Z-Felder für Folgeprozesse.
Ich möchte Ihnen im Folgenden einen kleinen Ablaufplan geben, damit Sie sich ein besseres Bild von den oben genannten Fragen machen können. Vorab: Dieses Projekt ist nicht zu unterschätzen. Gerade wenn es bei Ihnen wenig Überschneidungen und Konsistenz zwischen Kunden und Lieferanten gibt, kann der Migrationsaufwand schnell sehr hoch werden. Daher ist es aus meiner Sicht wichtig, dieses Projekt vor dem eigentlichen S/4HANA-Migrationsprojekt durchzuführen.
Beachten Sie auch, dass die Migration aller Kreditoren und Debitoren nicht optional, sondern für die Umstellung obligatorisch ist. Sie kommen also nicht um ein Projekt herum.
Customer Vendor Integration
Die Customer Vendor Integration (kurz: CVI) ist die Geschäftspartner-Schnittstelle von SAP, die in S/4HANA die Verwaltung Ihrer Geschäftspartner und der damit einhergehenden Funktion (Debitor, Kreditor oder auch beides) Ihres Geschäftspartners bietet. Die neue Tabelle, die diese Daten beinhaltet, nennt sich BUT000.
S/4HANA Geschäftspartner-Umstellung: Technischer Ablaufplan Step by Step
Schritt 1: SAP-Hinweise & Prüfreports checken
Bevor Sie nun also direkt beginnen, all Ihre Partner umzustellen, sollten Sie sich zunächst einige Prüfreports anschauen, die in folgenden SAP-Hinweisen enthalten sind:
- 974504: Prüfreport für Inkonsistenzen in Verknüpfungstabellen für die Stammdatensynchronisation
- 1623677: Prüfreport für CVI Customizing
- 2216176: Prüfreport für die Prüfung vor und nach der Konvertierung
Wenn Sie Z-Felder in Ihren Stammdaten (bspw. in Tabelle KNB1 oder LFB1) nutzen, dann sind für Sie die Hinweise 2309153 und 1623809 interessant. Hier werden Ihnen Informationen darüber geliefert, wie Sie in der CFI bspw. Debitorenerweiterungen vornehmen.
Damit Sie auch die Ansprechpartnerfunktionen nutzen und diese mit dem Geschäftspartner synchronisiert werden können, müssen im Switch Framework Browser diese Funktionen aktiviert werden:
- CA_BP_SOA
- VENDOR_SFWS_SC1
- VENDOR_SFWS_SC2
Schritt 2: Customizing
Nun müssen noch einige grundlegende Customizing-Einstellungen vorgenommen werden.
Abbildung 1: Activation of the PPOs
Abbildung 2: Active Synchronization Options
Abbildung 3: Activate Creation of Postprocessing Orders
In diesem Schritt müssen Sie sich spätestens mit der Nummernkreisthematik beschäftigen. Theoretisch gibt es 3 gangbare Wege, die mit Bedacht ausgewählt werden sollten. Denn auch die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung wird durch die Nummern und damit den Konten beeinflusst:
- Nummernkreis des Geschäftspartners wird so definiert, dass er mit dem alten Kreditoren- und Debitorennummernkreis identisch ist. Das ist aber nicht immer machbar
- Nummernkreis des Geschäftspartners wird so definiert, dass es einen größten gemeinsamen Nenner zwischen den alten Kreditoren- und Debitorennummernkreisen gibt
- Nummernkreis des Geschäftspartners wird so definiert, dass sie komplett unterschiedlich voneinander sind
Es ist zu beachten, dass Kreditoren- und Debitoren weiterhin die alten Nummern und nicht die neue Geschäftspartnernummer nutzen! Dies lässt sich zum Teil umgehen, wenn Sie die “flexible Abrechnung und Nummerierung” aktivieren (s. Hinweis 2368760).
Nun müssen die Kreditoren und Debitoren entsprechenden GP-Rollen zugeordnet werden:
Debitor:
Abbildung 4: Role Assignment
Abbildung 5: Number Assignment
Kreditor:
Abbildung 6: BP Role
Abbildung 7: Number Assignment
Diese Rollen sind dann auch für die verschiedenen Sichten (bspw. FLVN00 = Buchungskreisdaten; FLVN01 = Einkaufsdaten) relevant.
Schritt 3: Umstellung und Abschluss
Nun müssen Sie sukzessive mit der Umstellung der Kunden und Lieferanten beginnen und ihnen die jeweiligen Rollen zuordnen.
Haben Sie nun alle Kreditoren und Debitoren umgestellt, kann über die sog. CFI-Zuordnung überprüft werden, ob alle zu Geschäftspartnern konvertiert wurden. Sie können zur Überprüfung die Tabelle CVI_CUST_LINK resp. CVI_VEND_LINK mit der Anzahl der Einträge in KNA1 und LFA1 überprüfen. Sind Sie identisch, wurde alles migriert.
Ansprechpartner können über die Ansprechpartnerzuordnung verglichen werden. Hierzu müssen Sie die Tabelle CVI_CUST_CT_LINK resp. CVI_VEND_CT_LINK mit der Tabelle KNVK vergleichen. Die Einträge müssen auch hier identisch sein, wobei Sie beachten müssen, dass für KNVK die WHERE-Bedingung KUNNR <> SPACE und LIFNR <> SPACE besteht.
Sollten Inkonsistenzen aufgetreten sein, können Sie mittels Hinweis 974504 diese aufspüren und beheben. Mittels MDS_LOAD_COCKPIT haben Sie die Möglichkeit die Migration so lange durchzuführen bis alle Kreditoren, Debitoren und Ansprechpartner zu Geschäftspartner migriert wurden.
SAP Geschäftspartner für S/4HANA
Sie wollen sich die S/4HANA-Migration erleichtern? Die Einführung des SAP Geschäftspartners ist eines der jetzt schon umsetzbaren Vorprojekte.
So gelingt die SAP S/4HANA Geschäftspartner-Umstellung
Wie Sie sehen, ist die Umstellung auf den S/4HANA Geschäftspartner grundsätzlich überschaubar. Dennoch können sich hinter dem Projekt Tücken verbergen, die es zu handhaben gilt. Planen Sie eine Umstellung und brauchen Hilfe? Brauchen Sie Hilfe bei der generellen Erstellung einer Roadmap für S/4HANA oder Teilprojekte? Sehen Sie sich auf unserer S4/HANA-Angebotsseite um oder schreiben Sie mir – ich helfe Ihnen gerne weiter.
FAQ
1. Was verändert sich mit der SAP S/4HANA Geschäftspartner-Umstellung?
Die Umstellung von der klassischen Trennung zwischen Debitoren und Kreditoren hin zu einem einheitlichen Geschäftspartnermodell ist obligatorisch und zentral für die Migration auf SAP S/4HANA. Dies erfordert die Integration aller bestehenden Daten in eine neue Geschäftspartnerstruktur.
2. Wie kann ich unterschiedliche Nummernkreise und Felder bei Kreditoren und Debitoren vereinen?
Die Vereinigung unterschiedlicher Nummernkreise und Felder erfordert sorgfältige Planung und Customizing. Es gibt mehrere Ansätze, z.B. das Anpassen der Nummernkreise, um einen gemeinsamen Nenner zu finden oder sie identisch zu gestalten.
3. Wie wird mit benutzerdefinierten Z-Feldern in den Stammdaten umgegangen?
Spezifische Anpassungen für Z-Felder, insbesondere im Bereich der Debitoren, können durch Prüfberichte und Customizing angepasst werden. SAP bietet hierfür spezielle Hinweise und Anleitungen, um diese Daten in die neue Geschäftspartnerstruktur zu integrieren.
4. Welche vorbereitenden Maßnahmen sollte ich vor der Umstellung treffen?
Es wird empfohlen, Prüfreports zu analysieren, die auf Inkonsistenzen in Verknüpfungstabellen und Stammdatensynchronisation hinweisen. Dies hilft, mögliche Probleme frühzeitig zu identifizieren und die Umstellung effizient zu gestalten.
5. Welche Rollen müssen Kreditoren und Debitoren im neuen System zugeordnet werden?
Im neuen System müssen Kreditoren und Debitoren spezifischen Geschäftspartnerrollen zugeordnet werden, die für verschiedene Sichten wie Buchungskreisdaten und Einkaufsdaten relevant sind.
6. Wie überprüfe ich, ob alle Kreditoren und Debitoren erfolgreich zu Geschäftspartnern umgestellt wurden?
Die Überprüfung erfolgt durch den Abgleich der Einträge in den Tabellen CVI_CUST_LINK und CVI_VEND_LINK mit den Stammdaten in KNA1 und LFA1. Bei Übereinstimmung aller Einträge wurde die Migration erfolgreich durchgeführt.
7. Was sollte ich tun, wenn Inkonsistenzen nach der Umstellung auftreten?
Bei Inkonsistenzen können spezielle SAP-Hinweise genutzt werden, um diese zu identifizieren und zu beheben. Es gibt auch Tools wie das MDS_LOAD_COCKPIT, um die Migration wiederholt durchzuführen, bis alle Daten erfolgreich migriert sind.
