Wie funktioniert EDI Managed Service?
Eine EDI-Lösung zum Austausch elektronischer Dokumente mit Geschäftspartnern benötigt eine dauerhafte Betreuung. Daher entscheiden sich immer mehr Unternehmen für das Outsourcing über einen EDI Managed Service. In diesem Beitrag erkläre ich Ihnen, was sich hinter dem Begriff „EDI Managed Service“ verbirgt.
Die Herausforderungen einer EDI-Lösung
Bevor Sie sich für eine EDI-Lösung entscheiden, müssen Sie wissen, dass EDI ein lebendes System mit einem sich stetig weiterentwickelndem Prozess ist. Folgende Aufgaben kommen für Unternehmen mit einer EDI-Schnittstelle regelmäßig zu:
- Neue Kunden oder Lieferanten anbinden
- Die bestehende Kommunikation mit Lieferanten um weitere EDI-Dokumente erweitern
- Implementierte Schnittstellen warten oder verändern
- EDI-Schnittstelle stets an die Schnittstelle von Kunden anpassen, wenn sie diese ändern
Eine EDI-Lösung ist also kein IT-System, das Sie einfach einmal aufsetzen und das dann konstant selbst im Hintergrund arbeitet. Stattdessen benötigt es eine ständige Pflege, Weiterentwicklung und vor allem einen zentralen Verantwortlichen für alle Aktivitäten.
Hinzu kommt, dass EDI schon seit langem kein Thema mehr nur für Großkonzerne ist, sondern längst auch im Mittelstand angekommen ist. Häufig stehen aber Unternehmen aus dem Mittelstand vor zusätzlichen Herausforderungen, wenn es um den Betrieb einer EDI-Lösung geht:
- Ressourcen: Meistens erfordert die EDI-Lösung eine komplette Vollzeitstelle, die sich um die Konzeption neuer Anforderungen, die Koordination der laufenden Implementierungen und den Betrieb der EDI-Lösung kümmert. Jedoch sind geeignete Fachkräfte teuer und schwer zu finden.
- Knowhow: Ein „Out-of-the-Box”-EDI gibt es nicht. Stattdessen erfordert EDI sowohl Wissen zu betriebswirtschaftlichen Prozessen und Zusammenhängen als auch tiefreichendes Knowhow zur Schnittstellenarchitektur und Integration von Systemen. Dieses spezialisierte Wissen befindet sich selten von Beginn an im Unternehmen.
- Kosten: Der Einsatz von qualifiziertem Fachpersonal, der Aufbau des erforderlichen Knowhows und die anfallenden Hard- und Softwarekosten für die Einführung und den Betrieb einer EDI-Lösung erfordern meist eine hohe Investition.
So funktioniert ein EDI Managed Service
Wegen der oben genannten Herausforderungen entscheiden sich viele Unternehmen für das Outsourcing aller EDI-Aufgaben über einen EDI Managed Service. Das Thema eignet sich hierfür durch seine klare Abgrenzung zu den eigenen Prozessen optimal.
Abbildung 1: So funktioniert ein EDI Managed Service.
Ein EDI-Provider betreibt für Sie die EDI-Plattform und wickelt darüber die Kommunikation zwischen Ihren IT-Systemen wie bspw. einem ERP-System und den Systemen Ihrer Geschäftspartner ab. Somit steht der Provider zwischen Ihnen und Ihren Partnern.
Ihr EDI-Provider ist für den kompletten EDI-Lifecycle zuständig und übernimmt für Sie in der Regel SuPaErfolgende Tätigkeiten:
- Konzeption und Implementierung neuer Schnittstellen
- Wartung und Anpassung der vorhandenen Schnittstellen
- Monitoring der EDI-Plattform und Sicherstellung einer Hochverfügbarkeit
- Verschlüsselte und abgesicherte Kommunikation zwischen allen Beteiligten
- Bereitstellung von Self-Services für Monitoring und Auswertung des Nachrichtenflusses
Somit müssen Sie für die Anbindung neuer Geschäftspartner lediglich die Anforderungen an Ihren EDI-Provider übermitteln. Dieser übernimmt dann die Anbindung und die technische Implementierung für Sie. Gleiches gilt entsprechend auch für Änderungen an den bestehenden Schnittstellen.
Die 3 Komponenten der EDI Cloud Technologie
Die Cloud bietet drei große Zweige der Rechenleistung: die herkömmliche Rechenzentrums-Hardware (Infrastruktur), die Tools und Umgebungen, die für die Erstellung von Programmen, Anwendungen und Software (Plattform) benötigt werden, und die verbraucherorientierten Anwendungen und Software, auf die wir mit unseren intelligenten Geräten zugreifen (Software).
Diese Schichten werden als IaaS, PaaS und SaaS bezeichnet.
Infrastructure-as-a-Service (IaaS)
IaaS ist die primäre Schicht der Cloud, die Hardware für Rechenzentren (z. B. Server, Knoten, Hypervisoren) für Verbraucher und Unternehmen zu einem niedrigen monatlichen Preis bereitstellt. IaaS ermöglicht es Unternehmen, Server zu mieten, die mit Rechenressourcen wie RAM, Bandbreite, CPU und IP ausgestattet sind und in einem entfernten Rechenzentrum gehostet werden. Traditionelle Anbieter von IaaS sind Digital Ocean, Amazon, Google, Microsoft und Rackspace. IaaS ist die Grundlage für PaaS und SaaS.
Platform-as-a-Service (PaaS)
PaaS ist die sekundäre Schicht der Cloud, die Entwicklern die für die Erstellung von Anwendungen/Software erforderlichen Tools und die Entwicklungsumgebung zur Verfügung stellt, die für die Erstellung, Bereitstellung, Bearbeitung und den Start von Anwendungen erforderlich ist. Ähnlich wie die IaaS-Schicht der Cloud deckt PaaS einen bestimmten Bedarf an Entwicklungstools und -umgebungen ab und ermöglicht es Unternehmen und einzelnen Entwicklern, die Produkte und Dienste zu erstellen, die sie schließlich auf den Markt bringen. PaaS baut auf der IaaS-Schicht auf, da es für den Betrieb RAM, Bandbreite und CPU benötigt. Traditionelle Anbieter von PaaS sind Amazon, Cloud Foundry, Long Jump, Rackspace und Google. PaaS ist die mittlere Schicht der Cloud, die IaaS-Ressourcen nutzt, um SaaS-Anwendungen zu erstellen.
Software-as-a-Service (SaaS)
Die Verbraucher interagieren mit der obersten Schicht der Cloud, Saas. Während die Nutzer IaaS und PaaS als rohe Infrastruktur und Werkzeuge/Umgebungen für den Aufbau von Plattformen betrachten, ist die SaaS-Schicht der Cloud das fertige Produkt, wie man es bei mobilen Anwendungen, Geschäftslösungen auf Unternehmensebene und jeder einzelnen App im Apple App Store und im Google Play Store sieht.26
Die SaaS-Schicht der Cloud ermöglicht es Unternehmen, Software, die von einem Anbieter gehostet wird, auf einer monatlichen Basis zu erwerben, ohne sich um die Aktualisierung dieser Software, die Wartung der Software oder die Behebung von Fehlern in dieser Software kümmern zu müssen. Das SaaS-Modell für Anwendungen ermöglicht es Unternehmen nicht nur, mehr Geld für benötigte Anwendungen zu sparen, indem sie die Preise pro Arbeitsplatz und die Wartung reduzieren, sondern es ermöglicht Unternehmen auch den Zugang zu ständig aktualisierten Anwendungsversionen, ohne jemals einen Finger krumm machen zu müssen.
Die Vorteile von EDI Managed Services
Dass der EDI-Provider für die Kommunikation zuständig ist, hat für Sie einen großen Vorteil: Der Provider sorgt über die Plattform dafür, dass jede Partei die EDI-Dokumente in seinem gewünschten Standard erhält. So können Sie bspw. für Ihr SAP-ERP-System IDocs als Nachrichtenstandard festlegen, während Ihre EDI-Partner auf gängige EDI-Standards wie EDIFACT setzen.
Durch die Zentralisierung der gesamten Kommunikation auf der EDI-Plattform ergeben sich auch Synergien für weitere Anbindungen. Bestehende Mappings können Sie als Best Practices wiederverwenden, die zudem die Implementierungsgeschwindigkeit beschleunigen.
Managed EDI oder Fully Managed EDI
Kunden, die einen Fully Managed EDI Service nutzen, müssen keine Software oder Hardware installieren. Der EDI-Anbieter richtet die Prozessabläufe ein und konfiguriert sie, kümmert sich um das Datenrouting und ist für die Umwandlung und Integration der Datenformate verantwortlich.
Mit dem vollständig verwalteten EDI-Service übernimmt der Anbieter eine breite Palette von Aufgaben, die normalerweise von einer internen IT-Abteilung übernommen werden, und liefert ein schlüsselfertiges Projekt, wenn die Partner eines Kunden eingebunden werden.
Während der Durchführung eines jeden EDI-Projekts führt das Team die folgenden Aktivitäten durch
- Erste Analyse des gesamten EDI-Integrationsprojekts.
- Zusammenarbeit mit dem Kunden, um die Verbindungspunkte zwischen den beiden Plattformen zu definieren.
- Durchführung der Kommunikationstests zwischen der Integrationsplattform und dem Handelspartner.
- Konfigurieren der EDI-Plattform entsprechend den spezifischen Anforderungen des Handelspartners.
- Durchführung von Konnektivitäts- und Full-Cycle-Tests mit dem Handelspartner.
Mit EDI Managed Services die Verantwortung übergeben
Der Einsatz einer EDI-Lösung bringt generell verschiedene Herausforderung mit sich, die Sie vor der Einführung berücksichtigen sollten. Gerade wenn Sie die Lösung aufgrund interner Ressourcenengpässe nicht optimal betreuen können, ist ein Wechsel zu einem EDI Managed Service sinnvoll. Ob Sie EDI-Aktivitäten über einen EDI Managed Service outsourcen sollen und in welchem Grad, lässt sich jedoch nicht pauschal beantworten.
Wir helfen Ihnen gerne bei der individuellen Evaluation, ob ein EDI Managed Service die richtige Wahl für Ihr Unternehmen ist. Kommen Sie dafür gerne auf uns zu!
