Christoph Lordieck
14. September 2021

Wie funktioniert EDI Managed Service?

EDI Managed Service

Eine EDI-Lösung zum Austausch elektronischer Dokumente mit Geschäftspartnern benötigt eine dauerhafte Betreuung. Daher entscheiden sich immer mehr Unternehmen für das Outsourcing über einen EDI Managed Service. In diesem Beitrag erkläre ich Ihnen, was sich hinter dem Begriff „EDI Managed Service“ verbirgt.

Die Herausforderungen einer EDI-Lösung

Bevor Sie sich für eine EDI-Lösung entscheiden, müssen Sie wissen, dass EDI ein lebendes System mit einem sich stetig weiterentwickelndem Prozess ist. Folgende Aufgaben kommen für Unternehmen mit einer EDI-Schnittstelle regelmäßig zu:

  • Neue Kunden oder Lieferanten anbinden
  • Die bestehende Kommunikation mit Lieferanten um weitere EDI-Dokumente erweitern
  • Implementierte Schnittstellen warten oder verändern
  • EDI-Schnittstelle stets an die Schnittstelle von Kunden anpassen, wenn sie diese ändern

Eine EDI-Lösung ist also kein IT-System, das Sie einfach einmal aufsetzen und das dann konstant selbst im Hintergrund arbeitet. Stattdessen benötigt es eine ständige Pflege, Weiterentwicklung und vor allem einen zentralen Verantwortlichen für alle Aktivitäten.

Hinzu kommt, dass EDI schon seit langem kein Thema mehr nur für Großkonzerne ist, sondern längst auch im Mittelstand angekommen ist. Häufig stehen aber Unternehmen aus dem Mittelstand vor zusätzlichen Herausforderungen, wenn es um den Betrieb einer EDI-Lösung geht:

  • Ressourcen: Meistens erfordert die EDI-Lösung eine komplette Vollzeitstelle, die sich um die Konzeption neuer Anforderungen, die Koordination der laufenden Implementierungen und den Betrieb der EDI-Lösung kümmert. Jedoch sind geeignete Fachkräfte teuer und schwer zu finden.
  • Knowhow: Ein „Out-of-the-Box”-EDI gibt es nicht. Stattdessen erfordert EDI sowohl Wissen zu betriebswirtschaftlichen Prozessen und Zusammenhängen als auch tiefreichendes Knowhow zur Schnittstellenarchitektur und Integration von Systemen. Dieses spezialisierte Wissen befindet sich selten von Beginn an im Unternehmen.
  • Kosten: Der Einsatz von qualifiziertem Fachpersonal, der Aufbau des erforderlichen Knowhows und die anfallenden Hard- und Softwarekosten für die Einführung und den Betrieb einer EDI-Lösung erfordern meist eine hohe Investition.

So funktioniert ein EDI Managed Service

Wegen der oben genannten Herausforderungen entscheiden sich viele Unternehmen für das Outsourcing aller EDI-Aufgaben über einen EDI Managed Service. Das Thema eignet sich hierfür durch seine klare Abgrenzung zu den eigenen Prozessen optimal.

 

EDI-Management

Abbildung 1: So funktioniert ein EDI Managed Service.

Ein EDI-Provider betreibt für Sie die EDI-Plattform und wickelt darüber die Kommunikation zwischen Ihren IT-Systemen wie bspw. einem ERP-System und den Systemen Ihrer Geschäftspartner ab. Somit steht der Provider zwischen Ihnen und Ihren Partnern.

Ihr EDI-Provider ist für den kompletten EDI-Lifecycle zuständig und übernimmt für Sie in der Regel SuPaErfolgende Tätigkeiten:

  • Konzeption und Implementierung neuer Schnittstellen
  • Wartung und Anpassung der vorhandenen Schnittstellen
  • Monitoring der EDI-Plattform und Sicherstellung einer Hochverfügbarkeit
  • Verschlüsselte und abgesicherte Kommunikation zwischen allen Beteiligten
  • Bereitstellung von Self-Services für Monitoring und Auswertung des Nachrichtenflusses

Somit müssen Sie für die Anbindung neuer Geschäftspartner lediglich die Anforderungen an Ihren EDI-Provider übermitteln. Dieser übernimmt dann die Anbindung und die technische Implementierung für Sie. Gleiches gilt entsprechend auch für Änderungen an den bestehenden Schnittstellen.

Die Vorteile von EDI Managed Services

Dass der EDI-Provider für die Kommunikation zuständig ist, hat für Sie einen großen Vorteil: Der Provider sorgt über die Plattform dafür, dass jede Partei die EDI-Dokumente in seinem gewünschten Standard erhält. So können Sie bspw. für Ihr SAP-ERP-System IDocs als Nachrichtenstandard festlegen, während Ihre EDI-Partner auf gängige EDI-Standards wie EDIFACT setzen.

Durch die Zentralisierung der gesamten Kommunikation auf der EDI-Plattform ergeben sich auch Synergien für weitere Anbindungen. Bestehende Mappings können Sie als Best Practices wiederverwenden, die zudem die Implementierungsgeschwindigkeit beschleunigen.

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Mit EDI Managed Services die Verantwortung übergeben

Der Einsatz einer EDI-Lösung bringt generell verschiedene Herausforderung mit sich, die Sie vor der Einführung berücksichtigen sollten. Gerade wenn Sie die Lösung aufgrund interner Ressourcenengpässe nicht optimal betreuen können, ist ein Wechsel zu einem EDI Managed Service sinnvoll. Ob Sie EDI-Aktivitäten über einen EDI Managed Service outsourcen sollen und in welchem Grad, lässt sich jedoch nicht pauschal beantworten.

Wir helfen Ihnen gerne bei der individuellen Evaluation, ob ein EDI Managed Service die richtige Wahl für Ihr Unternehmen ist. Kommen Sie dafür gerne auf uns zu!

Christoph Lordieck

Christoph Lordieck

Mein Name ist Christoph Lordieck. Einige Jahre Projekt- und Umsetzungserfahrung hat meinen Wissenshunger noch nicht gestillt und ich suche ständig nach neuen Themen und technischen Entwicklungen im ABAP Umfeld. Ich freue mich auf Ihre Frage oder Anregung!

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