Das gehört in die SAP S/4HANA Voranalyse
Kein S/4HANA-Migrationsprojekt ohne die Voranalyse! In der Voranalyse erarbeiten Sie ganz klar: Das ist zu tun – und das nicht. Je nach Vorbereitung legen Sie hier bereits den Grundstein für Erfolg oder Misserfolg Ihres S/4HANA-Projekts. Aus welchen Bestandteilen die gründliche Voranalyse besteht, lesen Sie in diesem Beitrag.
Die Voranalyse: Phase 1 von 3 in der S/4HANA-Migration
Alle SAP-ERP-Kunden haben in einem Punkt die gleiche Zukunftsaussicht: Der Wechsel auf S/4HANA steht bevor. Das S/4HANA-Projekt betrifft vertikal alle Bereiche der IT und horizontal alle Unternehmensprozesse. Das bedeutet auch: Es ist wichtig, dieses Projekt sorgfältig zu planen – alleine schon, damit Sie während oder nach der Migration keine bösen Überraschungen erwarten.
Das Gesamtprojekt besteht aus diesen 3 Phasen:
- Strategie & Voranalyse
- Abgeschlossene Vorprojekte
- Die eigentliche S/4HANA-Einführung
Das Ganze startet also bei der Voranalyse. Hier geht es darum, dass Sie ein klares Bild für das folgende Projekt gewinnen – sich also genau klar machen: Welche Aufgaben erwarten uns? Auf diesem Weg erhalten Sie auch eine Entscheidungsgrundlage für die Budgetierung des gesamten Projektes.
Welche einzelnen To-Dos Sie nun genau in der Voranalyse erwarten, habe ich Ihnen in den folgenden Unterpunkten einmal zusammengetragen:
Zielsetzung und Ausrichtung: „Wie lautet unsere Mission?“
Das Wichtigste vorweg: Das Ziel Ihres S/4HANA-Projekts muss von Anfang an klar definiert werden. Viele spätere Entscheidungen richten sich nach der „Mission“, die Sie sich am Anfang auf die Fahnen schreiben und nach der Sie Ihren Kurs setzen.
Ein Ziel ist es beispielsweise, wenn Sie sagen: „Wir wollen schnell und kosteneffektiv durch die S/4HANA-Migration kommen, um die Funktionen des aktuellen ERP-Systems nutzen zu können.“ Eine andere mögliche Mission: „Wir wollen neue Innovationen finden und in unserem Unternehmen implementieren.“
Und wie lautet Ihre Mission?
Zielbild für die zukünftige SAP-Systemlandschaft definieren
Ausgehend von Ihrer aktuellen SAP und non-SAP-Systemlandschaft geht es als Nächstes darum, das Zielbild zu entwerfen. Dabei finden manche Funktionsbereiche auch ein neues Zuhause in einem neuen System. So können Sie zum Beispiel die Richtung dafür vorgeben, mit welchem System in Zukunft das Thema Analytics unterstützt werden soll: Mit dem Digital Core, BW/4HANA oder doch Cloud Analytics?
SAP HANA Roadmap: Meilensteine der nächsten 5 Jahre
Noch bevor Sie sich mit dem eigentlichen Projektplan beschäftigen, setzen Sie eine ganzheitliche Roadmap auf. Darin enthalten sind alle Teilprojekte und wichtigen Meilensteine, die bei der S/4HANA-Migration in den kommenden Jahren auf Ihrer Agenda stehen.
Die Zeitschiene berücksichtigt dabei sowohl die Rahmenbedingungen als auch parallel laufende Projekte, die Ihre Ressourcen während der Zeit in Anspruch nehmen. Ebenfalls ein wichtiger Teil bei der Erstellung der Roadmap: Sie entscheiden über eine Reihe von Grundsatzfragen wie „Cloud oder On-Premises?“ und „Greenfield oder Brownfield?“.
Change Management und Sponsorship
Das beste und aktuellste ERP-System nützt Ihnen nichts, wenn Ihre Mitarbeiter es nicht richtig annehmen oder nicht damit umzugehen wissen. Die Menschen mitzunehmen und ein sauberes Change Management umzusetzen, ist daher eine Ihrer wichtigsten Aufgaben. Darum sollten Sie bereits zum Start der Voranalyse systematisch über das Change Management nachdenken und sich überlegen, wie Sie alle Stakeholder zum richtigen Zeitpunkt optimal einbinden können.
Ein wichtiger Teil im Change Management sind unter anderem Schulungen und andere Maßnahmen, um Knowhow in Ihrer Belegschaft aufzubauen. Und zwar umfassend für…
- … Ihr Kernteam im Projekt
- … die umsetzenden Mitarbeiter in den späteren Projektphasen und
- … die Tester und späteren Anwender aus den Fachbereichen.
Den entscheidenden Unterschied kann dabei ein hochrangiger Sponsor machen, der das Projekt in die verschiedenen Unternehmensbereiche trägt.
Scope definieren
Der wichtigste Schritt in der Voranalyse ist, dass Sie auf Basis der Ziele (die Sie in der Voranalyse optimalerweise bereits gesetzt haben – siehe oben) den Scope des Projektes planen. Mit einer Prozesslandkarte und dem Wissen um den Funktionsumfang von S/4HANA gehen Sie also bestens vorbereitet an die Planung des Projektumfangs.
Dabei müssen Sie noch einige wichtige Vorentscheidungen treffen: Welche Themen müssen und welche sollen zusätzlich in Ihrem S/4HANA-Kernprojekt bearbeitet werden? Und genauso wichtig: Welche Themen betrachten Sie im Projekt gar nicht?
Fit-Gap-Analyse
Auf Basis der Best Practices und SAP-S/4HANA-Innovationen führen Sie in diesem Schritt eine Fit-Gap-Analyse durch. Hier untersuchen Sie den Scope des Projektes noch einmal ganz genau und arbeiten dabei heraus: Welche Aufgaben kommen genau auf das Projekt zu, wenn Ihr aktueller Ist-Zustand in das Ziel in S/4HANA transformiert wird?
Dabei kann herauskommen, dass Sie in einigen Bereichen sogar gar nichts vorzubereiten haben – dafür in anderen Bereichen möglicherweise mehr.
Bereit für S/4HANA? Prüfen Sie die S/4HANA-Readiness
Eher ein technischer Punkt: Bei dem S/4HANA Readiness Check kommen Tools zum Einsatz, die Ihr aktuelles System auf Herz und Nieren prüfen. Die Ergebnisse werden dann interpretiert und mit den bisher definierten Zielen und Planungen abgeglichen.
Ein Beispiel für die Prüfung der S/4HANA Readiness ist der Test, inwieweit Ihre installierten Add-ons auch S/4HANA-tauglich sind.
Projektorganisation
Die Organisation Ihres S/4HANA-Projektes entwickeln Sie nach und nach im Laufe der Voranalyse. Auf der Leitungsebene machen Sie dies auch gemeinsam mit Ihren Kontrollgremien und dem Projektmanagement.
Dabei bilden Sie für die Umsetzung und Fachexpertisen jeweils Teams nach Lines of Business und anderen Aufgabenbereichen.
Projektplanung: Kosten, Ressourcen, Meilensteine
Am Ende der Voranalyse steht die Zusammenführung aller Ergebnisse. Hier validieren Sie die Aufwands- und Kostenschätzungen. Das Ergebnis? Ihre initiale Version des Projektplans – inklusive Kosten-, Zeit- und Umfangsdefinition.
Finale von Phase 1: Aufbereitung der Ergebnisse
Damit haben Sie alle Schritte in der Voranalyse abgearbeitet – beinahe. In einem letzten Schritt geht es noch an die Aufbereitung der Ergebnisse für die Vorstandskommunikation oder die Projektcharta.
Wem die Ergebnisse Ihrer S/4HANA-Voranalyse präsentiert werden, ist je nach Projektumfeld unterschiedlich. Nicht selten präsentieren die Projektverantwortlichen auf Vorstandsebene ihren Projektfahrplan inklusive Budget, wo dann darüber final entschieden wird.
SAP S/4HANA Strategie & Voranalyse
Das SAP-S/4HANA-Migrationsprojekt steht bei allen SAP-ERP-Kunden auf der Agenda. Da alle Unternehmensprozesse hiervon betroffen sind, müssen auch alle Bereiche und deren Mitarbeiter strategisch miteinbezogen werden. Nach unserer Voranalyse haben Sie endlich mehr Klarheit über Ihr S/4HANA-Projekt und eine Entscheidungsgrundlage für die Projektbudgetierung.
Die Kunst ist der Mittelweg
Wie ich bereits eingangs geschrieben habe, legt die Voranalyse die wichtigen Grundscheine für Ihr SAP-S/4HANA-Migrationsprojekt und entscheidet über den Erfolg oder Misserfolg Ihres gesamten Projekts. Genau aus dem Grund kann ich Ihnen nur raten, diese Phase nicht zu unterschätzen oder zu kurz kommen zu lassen.
Die Kunst dabei? Den richtigen Mittelweg zwischen Überblick und Detail zu finden, um die Planung richtig durchzuführen – und dabei trotzdem pragmatisch zu bleiben. Wenn Sie Fragen dazu haben, wie Sie das umsetzen können, kommen Sie gerne auf mich zu. Im Rahmen unseres Angebots zur SAP-S/4HANA-Voranalyse bieten wir Ihnen außerdem entweder für den gesamten Voranalyse-Prozess oder einzelne Schritte aus der Voranalyse und Strategieplanung unsere Unterstützung an.
