Was tun, wenn die S/4HANA-Einführung näher rückt, die Formularlandschaft aber noch auf einer externen Lösung basiert? Vor dieser Frage stand ein Energieversorger. Wie wir gemeinsam mit dem Kunden die passende Lösung entwickelten, erfahren Sie in diesem Praxisbericht.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Ausgangslage: Ein Energieversorger wollte seine Formularlandschaft im Zuge der S/4HANA-Einführung neu ordnen. Die bisherige externe Output-Management-Lösung sollte dabei durch einen SAP-näheren Ansatz ersetzt werden.
- Die Entscheidung: Nach einem gemeinsamen Workshop verglich der Kunde drei mögliche Wege für die zukünftige Formularlandschaft und entschied sich für ein bestehendes Framework auf Basis der Forms Factory von mindsquare.
- Das Vorgehen: Die bestehenden Formulare wurden schrittweise in die neue Struktur überführt und anschließend gemeinsam mit den Fachbereichen auf Funktion, Inhalte und Logiken geprüft.
- Das Ergebnis: Der Kunde verfügt heute über eine einheitlichere und besser skalierbare Formularlandschaft. Er reduzierte die Abhängigkeit von der bisherigen externen Lösung und schaffte damit eine stabilere Basis für S/4HANA.
Ausgangslage des Unternehmens
Ein Energieversorger bereitete die Einführung von SAP S/4HANA vor und stand dabei vor einer klaren zeitlichen Vorgabe. Im Zuge dieser Umstellung wollte der Kunde auch seine bestehende Formularlandschaft neu aufstellen. Bislang nutzte der Kunde ein externes Output-Management-Tool.
Zukünftig wollte er seine Formularlandschaft wieder näher am SAP-Standard ausrichten. Gleichzeitig fehlte intern die nötige Routine für eine größere Formularmigration, da Formularanpassungen bislang nur selten nötig waren. Deshalb entschied sich der Kunde für die Unterstützung durch mindsquare.
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Der Formular-Workshop schafft die Grundlage
Bevor die eigentliche Migration startete, nahmen wir gemeinsam mit dem Kunden die Ausgangslage unter die Lupe. Gemeinsam wollten wir zunächst Klarheit über die bestehende Formularlandschaft schaffen und daraus die nächsten Schritte ableiten.
Im Workshop arbeiteten wir uns deshalb Schritt für Schritt durch die wichtigsten Fragen:
- Anforderungen analysieren: Welche fachlichen Anforderungen gelten künftig?
- Bestand erfassen: Welche Formulare gibt es und wo besteht Handlungsbedarf?
- Migrationsansatz festlegen: Gesamtmigration oder schrittweises Vorgehen nach Modulen?
- Zielbild schärfen: Welche Formulare und Logiken sollen bestehen bleiben?
- Technik klären: Welche Rolle spielen Adobe Document Services, Output Management und S/4HANA?
- Roadmap ableiten: Wie lassen sich Aufwand und Prioritäten realistisch planen?
So entstand aus einer zunächst recht offenen Ausgangslage ein klarer Rahmen für die weitere Umsetzung.
Von der Analyse zur neuen Formularlandschaft
Auf Basis des Workshops stellten wir dem Kunden drei Wege für die künftige Formularlandschaft gegenüber. Dabei verglichen wir vor allem Aufwand, Wartbarkeit, Skalierbarkeit und die Möglichkeiten für ein einheitliches Design.
- SAP-Standard nutzen: Der SAP-Standard erfordert wenig zusätzlichen Einführungsaufwand, bietet aber weniger Gestaltungsspielraum und nur begrenzte Skalierbarkeit.
- Ein eigenes Framework entwickeln: Ein eigenes Framework bietet hohe Flexibilität, verursacht jedoch viel Initialaufwand. Wartung und Weiterentwicklung liegen vollständig beim Unternehmen.
- Ein bestehendes Framework einsetzen: Ein fertiges Framework reduziert den initialen Aufwand deutlich, bietet eine hohe Skalierbarkeit und schafft eine einheitliche Grundlage für Design und technische Umsetzung.
Der Kunde entschied sich schließlich für ein bestehendes Framework. Als Grundlage wählte der Kunde die Forms Factory von mindsquare, die wir gemeinsam an seine Anforderungen anpassten.
So entstand die neue Formularlandschaft
Gemeinsam mit dem Kunden passten wir das Framework an die Anforderungen des Projekts an und überführten die bestehenden Formulare schrittweise in die neue Struktur. Anschließend testete der Kunde die neuen Formulare gemeinsam mit den zuständigen Fachbereichen. Nach den erfolgreichen Tests gingen die neuen Formulare produktiv.
Der Kunde verfügt damit über eine einheitlichere und besser skalierbare Formularlandschaft, die dem SAP-Standard entspricht. Gleichzeitig reduzierte der Kunde die Abhängigkeit vom bisherigen Output-Management-Tool und schuf eine solide Basis für die weitere S/4HANA-Transformation.
Von der Alt-Technologie zurück zum SAP-Standard
Mit der neuen Formularlandschaft hat der Kunde nicht nur technisch modernisiert, sondern auch spürbar mehr Struktur und Ordnung geschaffen. Statt einer gewachsenen Lösung mit externer Output-Management-Technologie steht heute eine einheitliche, skalierbare Basis zur Verfügung. Der Kunde kann seine Formulare einfacher warten und weiterentwickeln und reduziert Aufwand für die S/4HANA-Einführung.
Sie möchten Ihre Formularlandschaft vor einer S/4HANA-Einführung ebenfalls auf den Prüfstand stellen? Kommen Sie gerne auf mich zu, dann schauen wir uns Ihre Ausgangslage gemeinsam an.
FAQ
Warum lohnt es sich, die Formularlandschaft vor einer S/4HANA-Einführung zu prüfen?
Eine S/4HANA-Einführung ist ein guter Zeitpunkt, gewachsene Strukturen zu hinterfragen. Unternehmen können dabei prüfen, welche Formulare sie wirklich benötigen, welche technischen Abhängigkeiten bestehen und ob die bisherige Lösung noch zur künftigen SAP-Landschaft passt.
Warum ist ein Formular-Workshop vor der Migration sinnvoll?
Ein Workshop schafft zunächst Transparenz über Bestand, Anforderungen und technische Rahmenbedingungen. Auf dieser Grundlage lassen sich Prioritäten, Migrationsweg und Aufwand besser einschätzen. Dadurch startet die eigentliche Umsetzung mit einem klareren Zielbild und weniger offenen Fragen.
Wann ist ein bestehendes Formular-Framework sinnvoll?
Ein bestehendes Framework eignet sich besonders, wenn Unternehmen ihre Formularlandschaft vereinheitlichen und gleichzeitig den Entwicklungsaufwand begrenzen möchten. Es schafft eine feste technische Basis und erleichtert es, neue Anforderungen konsistent umzusetzen.
