Datenaustausch zwischen SAP und Salesforce – Stufe 2: Systemunterstützter Datenaustausch
Für Unternehmen, die über ein SAP- und ein Salesforce-System verfügen, lohnt es sich sehr, beide Systeme miteinander zu verbinden. Die Integration der zwei Systeme können Sie auf vier Stufen abbilden, die wir Ihnen in dieser Beitragsreihe nacheinander erläutern. In diesem Beitrag erläutere ich Ihnen nun die zweite Stufe: Die systemunterstützte Datenübertragung.
Die vier Stufen der Datenübertragung
Der Datenaustausch zwischen SAP- und Salesforce-Systemen kann auf vier Stufen realisiert werden:
- Manueller Datenaustausch
- Systemunterstützter Datenaustausch
- Leichte Integration
- Vollständige Integration
Im letzten Beitrag haben wir uns den manuellen Datenaustausch angesehen, bei dem Mitarbeiter Daten manuell aus dem SAP- in das Salesforce-System einpflegen. In diesem Beitrag schauen wir uns nun die nächste Stufe an.
Die zweite Stufe: Systemunterstützter Datenaustausch
Je mehr Daten aufkommen, desto schwieriger wird es für Mitarbeiter, diese korrekt und rechtzeitig in die Systeme einzupflegen. Diese Stufe ist zwar immer noch mehr oder weniger manuell, jedoch unterstützt das System den Nutzer etwas bei dem Austausch der Daten. Somit entlasten Sie Ihre Mitarbeiter bei der Datenpflege.
Sie systematisieren Abgleichprozesse mit der zweiten Stufe und bleiben dabei flexibel. Sie können u. a. automatische Reports erstellen lassen, in denen Sie in einer tabellarischen Form alle relevanten Daten auf einen Blick haben. So unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter bei der Datenpflege.
Ein systemunterstützter Datenaustausch ist passend für Unternehmen, die sich noch nicht für eine komplette Integration entscheiden wollen. Doch wie genau sieht so ein systemunterstützter Datenaustausch aus?
Beispiel: E-Mail-Schnittstelle zur Übertragung von SAP in Salesforce
Bspw. nutzen viele Unternehmen einen systemunterstützten Datenaustausch über eine E-Mail-Schnittstelle: Ein Kunde nimmt ein Angebot von Ihnen an, woraufhin die Daten aus der Auftragsbestätigung vom SAP- in das Salesforce-System übertragen werden müssen. Mit nur einem Klick können Sie diese Daten automatisch über ein Template per Mail an einen weiteren Mitarbeiter weiterleiten, der diese Daten dann in das andere System überträgt.
Abbildung 1: Über ein Template können Daten aus einem System in eine E-Mail gepackt und an einen Mitarbeiter versendet werden, der diese dann händisch einpflegt.
Mithilfe dieser Schnittstelle haben Mitarbeiter die zu übertragenden Daten auf einen Blick parat und ihre Produktivität steigt. Jedoch kann es passieren, dass die Prozessgeschwindigkeit abnimmt. Es kann nicht garantiert werden, dass die Daten im Zielsystem schnell eingetragen werden. In diesem Fall kann der Auftrag nicht direkt erstellt werden und es kommt zu zeitlichen Verzögerungen.
Vorteile eines systemunterstützten Datenaustauschs
Die zweite Stufe hat ähnliche Vorteile wie die erste: Die Umsetzung ist einfach und verläuft schnell, da Sie Mitarbeiter nicht in neue Systeme einarbeiten müssen und Sie kommen komplett ohne Einführungs- und Lizenzkosten aus. Weil Ihre Mitarbeiter die Daten noch manuell eintragen, haben Sie auch hier die menschliche Validierungsinstanz, die vor allem bei komplexen Zusammenhängen nützlich ist.
Darüber hinaus bietet Ihnen ein systemunterstützender Datenaustausch eine bessere Übersicht der zu übertragenden Daten an, wodurch weniger Übertragungsfehler zustande kommen können. Ggf. können Sie die Daten tabellarisch so darstellen lassen, dass Sie diese per Copy-Paste ins Salesforce-System übertragen können.
Herausforderungen eines systemunterstützten Datenaustausch
Auch mit dieser Datenaustausch-Art belasten Sie Ihre Mitarbeiter, da sie trotzdem alle Daten händisch übertragen müssen. Dadurch verringert sich der Zeitaufwand kaum und auch Übertragungsfehler gehören in dieser Stufe immer noch zur Tagesordnung. Diese verschlechtern Ihre Datenqualität und allgemein resultieren die Herausforderungen zu einer geringen Nutzerakzeptanz.
Lohnt sich ein systemunterstützter Datenaustausch für Sie?
Mit einem systemunterstützten Datenaustausch pflegen Ihre Mitarbeiter zwar immer noch Daten manuell ein, jedoch erhalten Sie bspw. dank einer E-Mail-Schnittstelle eine bessere Übersicht der Daten. Somit verringern sich Fehlübertragungen, die sich jedoch nicht ganz vermeiden lassen. Doch unsichere Unternehmen können sich mit dieser erstmal Gedanken machen, ob sich ein vollautomatischer Datenaustausch zwischen SAP- und Salesforce-System für sie überhaupt lohnt. Im nächsten Blogbeitrag der Reihe erläutere ich Ihnen die leichte Integration von SAP und Salesforce.
Haben Sie Fragen zum Datenaustausch zwischen SAP und Salesforce? Dann stellen Sie mir diese gerne. Ich freue mich auf den Kontakt!
FAQ
Was ist systemunterstützter Datenaustausch?
Das ist ein Prozess, bei dem Daten durch Systemhilfen, aber noch manuell übertragen werden, zum Beispiel über E-Mail-Templates.
Welche Vorteile bietet der systemunterstützte Datenaustausch?
Er bietet eine bessere Datenübersicht und reduziert Übertragungsfehler, ohne zusätzliche Einführungs- oder Lizenzkosten.
Welche Herausforderungen gibt es beim systemunterstützten Datenaustausch?
Manuelle Datenübertragung bleibt notwendig, was Zeitaufwand und Fehler nicht vollständig vermeidet und die Nutzerakzeptanz beeinträchtigen kann.
