Datenaustausch zwischen SAP und Salesforce – Stufe 3: Leichte Integration
Da in SAP und in Salesforce meist die gleichen Daten benötigt werden, lohnt es sich für Unternehmen, die beide Systeme im Einsatz haben, diese miteinander zu verbinden. So können Daten einfacher weitergeleitet werden, ohne dass Mitarbeiter dabei belastet werden. Dies können Sie mit einer leichten Integration erzielen, die ich Ihnen in diesem Beitrag erläutere.
Die vier Stufen des Datenaustauschs zwischen SAP und Salesforce
Der Datenaustausch zwischen den Lösungen von SAP und Salesforce kann in insgesamt vier Stufen eingeteilt werden:
- Manueller Datenaustausch
- Systemunterstützter Datenaustausch
- Leichte Integration
- Vollständig integriert
In unserer Blogbeitragsreihe habe ich Ihnen zuletzt mehr Informationen über die zweite Stufe, die systemunterstützte Datenübertragung, gegeben. Mit dieser erhalten Mitarbeiter eine Liste der zu übertragenden Daten in einer E-Mail, die sie dann in das jeweils andere System manuell eintragen. Dieser Beitrag handelt von der dritten Stufe, der leichten Integration.
So läuft die leichte Integration ab
Sie haben größere und auch leicht komplexe Datenmengen in Ihrem SAP-System, die Sie in Ihr Salesforce-System übertragen müssen. Mit dem Ansatz der leichten Integration überträgt das System einfach Daten in das jeweils andere System.
Für den Export und Import von Massendaten haben Sie drei Möglichkeiten, wie Ihre Daten in das andere System übertragen werden:
- Dataloader: Dieses Tool installieren Sie lokal bei sich. Zwar bietet Dataloader wenig Komfort, Sie können aber mithilfe der Kommandozeile planen, wodurch hier Automatisierungen möglich sind.
- io: Dataloader.io hat im Prinzip die gleichen Funktionen wie Dataloader – diese Lösung ist jedoch cloudbasiert. Des Weiteren haben Sie hier durch Zusatzlizenzen mehr Möglichkeiten und auch der Komfort ist größer.
- Import Wizard: Der Import Wizard wird direkt in der Salesforce-Oberfläche eingebettet. Jedoch ist hier nur der Import möglich und ist zudem nicht für alle Anforderungen geeignet.
Beispiele: So setzen Sie die Möglichkeiten um
Diese Möglichkeiten können Sie wiederum in drei Varianten umsetzen:
- CSV und Excel Download/Upload
- Salesforce Add-On (Connect)
- Webservices
1. CSV und Excel Download/Upload
Diese Möglichkeit ist sehr schnell und leicht umzusetzen. Sie ziehen sich aus Ihrem SAP-System die Daten als CSV-Datei und legen Sie auf dem File Server ab. Hier können Sie mithilfe des Dataloaders über dessen Kommandozeile einplanen, dass die ausgewählten Daten zum Upload in Salesforce übertragen werden.
Abbildung 1: Mithilfe des Dataloaders landen Ihre Daten vom SAP-System mittels eines File Servers in Ihrem Salesforce-System.
Großer Vorteil hier ist, dass Sie sich keine Gedanken um Firewalls machen müssen. Es laufen automatisch und regelmäßig kleine und große Datenmengen von einem System zum anderen und auch der Detailgrad kann hier eingestellt werden.
Jedoch haben Sie hier auch Nachteile: Es werden keine Updates der Daten, sondern „Full Copies“ durchgeführt, wodurch Fehler unbemerkt bleiben können. Die Übertragung kann zudem schwierig für komplexere Datenmodelle werden.
2. Out-of-the-Box-Integration über Salesforce Connect
Salesforce Connect ist ein Zusatz-Add-On von Salesforce, das Zusatzlizenzen benötig. Es wird Ihnen ein Tool zur Verfügung gestellt, das „external objects“ heißt und mit dem der Zugriff über ODATA möglich gemacht wird. Diese Variante ist über Customizing leicht einzurichten und die Daten werden live abgefragt, sodass Ihre Systeme stets auf dem neuesten Stand sind.
Nachteil hierbei ist jedoch, dass diese Lösung nur auf spezielle Anforderungen zugeschnitten ist und Sie wegen der Zusatzlizenzen mehr Kosten ausgeben müssen.
3. Einfache Webservices
Die letzte Variante läuft über SOAP/REST-Schnittstellen, die Sie selbst programmieren. Dadurch haben Sie die komplette Flexibilität, die Komplexität Ihrer Daten zu bestimmen. Sie erhalten die Daten persistent rein und können sie einfach aufrufen.
Großer Nachteil ist jedoch, dass Sie die Limits von Fremdsystemen beachten müssen. Zudem ist der Coding-Aufwand sehr hoch und Sie haben ein begrenztes Monitoring und Logging.
Die Vor- und Nachteile einer leichten Integration
Allgemein betrachtet bietet eine leichte Integration bereits erste Automatisierungen, wodurch Sie Ihre Mitarbeiter entlasten und auch Zeit einsparen. Übertragungsfehlern, die durch manuelle Arbeit entstehen, entgehen Sie auch, jedoch können durch Zusatzlizenzen Mehrkosten aufkommen.
Des Weiteren sind die beschriebenen „Quick’n’Dirty“-Schnittstellen – wie die leichte Integration auch genannt wird – unflexibel und Sie haben kaum Anpassungsmöglichkeiten. Auch das Monitoring leidet durch mangelnde Transparenz. Zuletzt können auch hier Fehler entstehen, da meist keine Updates der Daten durchgeführt werden, sondern komplette Übertragungen.
Ist eine leichte Integration die passende Lösung für Ihr Unternehmen?
Mit einer leichten Integration sind Sie schon in der Lage, Prozessautomatisierungen durchzuführen, die zwar nicht in Echtzeit ablaufen, aber Ihre Mitarbeiter zumindest schon mal entlasten. Und dadurch, dass Sie manuelle Arbeit einsparen, sparen Sie zudem Zeit ein. Jedoch können hier wegen der kompletten Datenübertragungen Fehler aufkommen und Sie haben eine fehlende Transparenz sowie größere Ausgaben wegen Zusatz-Lizenzen. Im nächsten Beitrag erläutere ich Ihnen die letzte Stufe des Datenaustauschs zwischen SAP und Salesforce: Die vollständige Integration.
Bei Fragen zum Thema können Sie gerne Kontakt zu mir aufnehmen!
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